2019_CBS_10151 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Wintervuur 2019-2020. Antwerpen Dam. 28 december 2019 tot en met 5 januari 2020 - Goedkeuring

De voorwaarden en richtlijnen zoals besproken in het AGEV overleg en de eventuele bijkomende voorwaarden van de hulp- en veiligheidsdiensten dienen gevolgd te worden.

Bereikbaarheidsinformatie op de website aanpassen aan de editie van dit jaar. (plannetje geeft nog Spoor Oost aan)
Vermelden dat er een fietsenstalling is.

1. Infrastructuur & activiteit
Groenadvies bij evenementen.

Stad Antwerpen, dienst Groen en Begraafplaatsen, geeft een gunstig advies op voorwaarde dat onderstaande zaken worden gerespecteerd.

Samenvatting voor eerste bladzijde besluit/vergunning (rest integraal over te nemen in de vergunning):
Het evenement is te gast in de groene omgeving van het park..
Om het evenement te verzoenen met de draagkracht van het park én in het belang van de huidige en toekomstige parkbezoekers zijn beschermende maatregelen nodig.
Om deze reden worden in het vergunningsdocument duidelijke, te respecteren, voorwaarden opgelijst met betrekking tot vereiste documenten, mobiliteit, infrastructuur & activiteit, milieu & veiligheid. Schade zal altijd worden aangerekend.

2. Vereiste documenten

• De organisator bezorgt een inplantingsplan met aanduiding van: publiekszones, alle installaties/voorzieningen, stockage van materialen, toegangen en wegen gebruikt voor leveringen, opbouw en afbraak, zones waar rijplaten worden gelegd, aanvoer van water/afvoer van afvalwater.
• De organisator voorziet een slecht weer scenario (enkel voor middelgrote en grote evenementen).

3. Rondgang

• Ten laatste drie weken voor de opbouw van het evenement heeft een rondgang plaats met de groendienst op vraag van de organisator.
• Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt die bindend zijn, waar nodig wordt het inplantingsplan aangepast.
• De organisator staat in voor een plaatsbeschrijving.

4. Mobiliteit

• Leveren, lossen en laden enkel via de bestaande wegen en zoals weergegeven op het inplantingsplan.
• De maximale snelheid van 20km/uur wordt altijd en overal gerespecteerd.
• Gewichtsbeperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken.
• Verplichte steward(s) die het verkeer in het park in goede banen leiden (zowel bij opbouw, afbraak als tijdens het evenement).
• Er mag nergens in het park worden geparkeerd (met uitzondering van foodtrucks mits goedkeuring in de evenemententoelating, en enkel op verharde zones zoals aangeduid op het inplantingsplan).
• Er mag niet met voertuigen op gazons, in de beplanting of in de wortelzone van bomen gereden of gestationeerd worden. Indien dit niet te vermijden is moeten er rijplaten voorzien worden die op het inplantingsplan worden ingetekend.

• Zware infrastructuur of zwaar materiaal moet op de bestaande verharding staan, of op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan.
• De organisator mag geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,… ) verwijderen.
• Spanriemen van tenten mogen de bomen niet raken en er mogen geen verankeringen aangebracht worden onder de kroonprojectie van bomen.
• Onder de kruin van bomen mag niets geplaatst of opgesteld worden tenzij op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan.
• Er mag geen vuur worden gemaakt.
• Geen ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen…).
• Geen markeringen op of aan bomen of op de wegen.
• Niets bevestigen aan groenelementen (bomen), tenzij mits toelating en onder voorwaarden.

5. Milieu & veiligheid

• Stroomgeneratoren moeten met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst.
• Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname moet onmiddellijk na afloop opgeruimd zijn, ook in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend.
• Geen glas (glazen en flessen) gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones.

6. Schade

• Alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak wordt aangerekend aan de organisator. Als er geen plaatsbeschrijving werd opgemaakt, wordt ervan uitgegaan dat alles voor aanvang in goede conditie is zonder recente schade.
• Schade aan bomen na het evenement wordt volgens de geijkte VVOG-methode voor ‘uniforme waardebepaling van bomen’ bepaald en doorgerekend aan de organisator.
• Schade aan groen, parkelementen of meubilair wordt berekend op basis van de werkelijke kostprijs voor herstelling of vervanging.

Er is een beperkte hulppost vereist. De aanwezigheid van verpleegkundige, ziekenwagen of MUG is hier niet nodig. U dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid. Dit betekent dat de besproken inzet tijdens AGEV voldoende is.

De organisator dient de standaardvoorwaarden voor evenementen van Brandweer Zone Antwerpen alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden strikt na te leven.

Extra voorwaarden en bijkomende info bij de standaardvoorwaarden nr. 1924 - grote tijdelijke inrichting (kraam, tent, container, wagen, kermisexploitatie, tribune, podium of gelijkaardig) met meer dan een gelijkvloers niveau of een totale oppervlakte groter dan 60 m² (meer dan 100 personen) of - voor een tribune - met meer dan 100 zit- of staanplaatsen

• Alle tentconstructies, podia en The Barn dienen gekeurd te worden door een erkend keuringsorganisme. Alle tenten en The Barn dienen uitgerust te worden met pictogrammen en veiligheidsverlichting.
• Brandattesten van de gebruikte materialen dienen ter beschikking gehouden te worden.
• De hele kopse kant van het Lobroekdok afzetten met naders en dan stewards voorzien om de perimeter te garanderen en de zijde waar de nadars eindigen te bewaken.
• Op de tussenverdieping van The Barn mogen maximaal 160 personen aanwezig zijn, beide evacuatietrap-pen dienen gebruikt te kunnen worden.
• Op het gelijkvloers van The Barn mogen maximaal 425 personen aanwezig zijn indien de tafels verwijderd worden. De organisatie voorziet de nodige stewards nabij de nooduitgangen.

Gastank

• De tank is onbereikbaar en onzichtbaar gemaakt voor publiek middels een stalen kooiconstructie inclusief dak in metaalgaas met een schuine afloop (maasgrootte 50 x 50 mm met een fijner gaas daarachter) en onder verluchting.
• Er worden zo weinig mogelijk koppelstukken tussen de tank en de vuurinstallatie gebruikt.
• Er zijn geen brandbare materialen binnen 3m van de tank.
• Er zijn geen stroomconnectoren, verlichtingsarmaturen (tenzij ATEX) in een straal van 3m.
• Er zijn geen rioolputjes, open vensters of deuren binnen de 5m van de tank.
• Er wordt een ATEX-gekeurde elektrische noodstop met snel afsluiter voorzien.
• De tank wordt niet bijgevuld tijdens de openingsuren van het evenement voor publiek.
• Het pictogrammen bord op de tankconstructie wordt weggehaald om geen extra aandacht te trekken.

Extra

• De gastank (1600 liter), de bijhorende vuurinstallatie en alle opstellingen met gas dienen gekeurd te worden na plaatsing door een erkend onafhankelijk organisme.
• De gastank dient derwijze afgeschermd te worden zodat voorwerpen niet tot bij de tank kunnen geraken en er voldoende bescherming tegen aanrijden is.
• De zone waar de gastank zich bevindt dient verboden te zijn voor alle verkeer (fietsers, auto’s,..).
• De gasleidingen dienen over de volledige lengte afgeschermd te worden en men dient maatregelen te nemen zodat men niet over de leidingen kan rijden.
• Er dient doorlopend, dus 24 uur per dag en 7 dagen per week, een security te worden voorzien.
• Er dienen minimum 2 snel blustoestellen 9kg poeder type ABC voorzien te worden in de omgeving van de gastank.

Toren van Babel

De vermelde opmerkingen uit het keuringsverslag (OCB - V5072381) van de Toren Van Babel dienen binnen de kortst mogelijke termijn, ten laatste tegen de opening voor het publiek, in orde gebracht te worden.

Standaardvoorwaarden
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 26 maart 2018 (jaarnummers 192 en 193) wordt voldaan.
Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname.
Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad.
De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.

De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname
(de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).

Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.
Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf, enz.)

De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.
Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat.
De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt wordt.

De retributie voor het leveren en ledigen van afvalcontainers van de stad bedraagt 7,00 euro per container van 240 liter en 27,00 euro per container van 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekent de stad een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.