2019_CBS_07217 - Bestek GAC_2019_00884. Raamovereenkomst voor het restaureren van archiefstukken - Bestek en procedure - Goedkeuring

Artikel 56, §3, 5° van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college bevoegd is voor de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht die past binnen het begrip ‘dagelijks bestuur’.

De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige offerte heeft ingediend, rekening houdend met de volgende gunningscriteria:

Perceel 1

1. prijs op een totaal van 45 punten;
2. materialen en technieken op een totaal van 45 punten;
3. uitvoeringstermijn op een totaal van 10 punten.

Perceel 2

1. prijs op een totaal van 90 punten;
2. uitvoeringstermijn op een totaal van 10 punten.

In toepassing van artikel 89, §1, eerste lid, 2° van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal deze opdracht worden gegund bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking omdat het geraamde bedrag van de opdracht lager ligt dan het in dit artikel vastgelegd bedrag van 750.000 EUR (zonder belasting over de toegevoegde waarde) voor de opdrachten voor sociale en andere specifieke diensten opgesomd in bijlage III.

In toepassing van artikel 81 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, baseert de aanbestedende overheid de gunning van de overheidsopdracht op de economisch meest voordelige offerte. De economisch meest voordelige offerte uit het oogpunt van de aanbestedende overheid wordt vastgesteld rekening houdend met de gunningscriteria. Ze vermeldt de gunningscriteria in de aankondiging van de opdracht of in een ander opdrachtdocument.

Het stadsarchief bezit ongeveer 800 charters die te fragiel zijn om geraadpleegd te worden. Deze charters moeten eerst gereinigd en gevlakt worden en nadien in een zuurvrije verpakking gestoken worden waardoor ze gemakkelijk en met zo weinig mogelijk risico’s voor het archiefstuk kunnen geraadpleegd worden. Het stadsarchief kan deze opdracht niet zelf uitvoeren omdat ze erg arbeidsintensief is. Sommige charters zijn ongenummerd of steken in andere charters. De aangewezen firma zal deze charters moeten (her)nummeren.

Daarnaast wordt er in het stadsarchief geregeld schimmel gevonden op archiefstukken. Deze stukken worden onmiddellijk in quarantaine geplaatst. De schimmels moeten via gammastraling onschadelijk worden gemaakt. Dat kan enkel door een gespecialiseerde firma gebeuren.

De opdracht is opgedeeld in twee percelen:

• Perceel 1: Reinigen, vlakken, verpakken en eventueel hernummeren van perkamenten charters;
• Perceel 2: Ontschimmelen van archiefbestanddelen.

Voor het uitvoeren van bovenstaande diensten, werd in het verleden de raamovereenkomst GAC/2015/3368 afgesloten. Dit contract loopt op 24 januari 2020 ten einde. Om de continuïteit van de dienstverlening te vrijwaren wenst het stadsarchief hiervoor een nieuwe raamovereenkomst af te sluiten.

De Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stelt voor om deze opdracht te laten verlopen via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking GAC_2019_00884.