Gepubliceerd op 13/05/2019

Besluit

2019_CBS_03966 - Organisatie - Jazzmaatjes Festival - dinsdag 4 en woensdag 5 juni 2019 aan het Kasteel in het Middelheimmuseum - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen

vr 10/05/2019 - 09:00 Hofstraat

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Koen Kennis, schepen; Jinnih Beels, schepen; Annick De Ridder, schepen; Claude Marinower, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Tom Meeuws, schepen; Ludo Van Campenhout, schepen; Fons Duchateau, schepen; Sven Cauwelier, algemeen directeur

Afwezig

Serge Muyters, korpschef

Secretaris

Sven Cauwelier, algemeen directeur

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester

Motivering

Argumentatie

Het evenement heeft een open karakter en een behoorlijke uitstraling. Het evenement wordt volgens het evenementenkader ingedeeld in categorie 5.

Omwille van een aantal incidenten tijdens de editie van 2018 waarbij door de stad Antwerpen opgelegde voorwaarden niet werden nageleefd en er ernstige risico's ontstonden, zullen er voor Jazzmaatjes Festival 2019 flankerende maatregelen worden opgelegd gebaseerd op de adviezen van de stedelijke groendienst en de directie van het Middelheimmuseum. De inhoud van deze maatregelen zullen ook schriftelijk worden overgemaakt en in een gesprek vooraf mondeling worden toegelicht. De naleving van deze maatregelen zal door stadsdiensten gecontroleerd worden en wordt meegenomen in de evaluatie.

Juridische grond

Op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138) keurde het college het gewijzigde evenementenkader goed.

Op 26 maart 2018 (jaarnummer 188) keurde gemeenteraad de wijziging van het retributiereglement inname openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.

Op 26 maart 2018 (jaarnummer 193) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2018-2019 goed

Op 26 maart 2018 (jaarnummer 192) keurde de gemeenteraad het retributiereglement voor logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2018-2019 goed

Op 24 april 2017 (jaarnummer 210) keurde de gemeenteraad het retributiereglement voor het vrijhouden van parkeerplaatsen door tijdelijk parkeerverbod goed.

Op 25 september 2017 (jaarnummer 532) keurde de gemeenteraad het retributiereglement voor het tijdelijk verwijderen en herplaatsen van straatmeubilair voor evenementen goed.

Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

Aanleiding en context

Op 3 september 2018 diende de Lions Club Antwerpen Haven vzw, De Winkelhaak 7 te 2520 Emblem,vertegenwoordigd door Koen Suy, een aanvraag in voor de organisatie van Jazzmaatjes Festival op dinsdag 4 juni 2019 en woensdag 5 juni 2019. Dit evenement vindt plaats op het binnenplein en het terras van het Middelheimkasteel te Antwerpen. De organisatie is in handen van Lions Club Antwerpen Haven vzw.

Het is een netwerkevenement waarbij de opbrengsten dienen om de sociale projecten van Lions Club Antwerpen Haven verder te ondersteunen en uit te breiden. Door al de vorige edities kon de club voor 700.000,00 EUR verschillende projecten steunen. Lions Club Antwerpen Haven vzw vraagt om op dinsdag 4 en woensdag 5 juni 2019 voor het Jazzmaatjes Festival te mogen beschikken over de ruimte tussen het documentatiecentrum Lode Craeybeckx en de dienstwoning aan het Middelheimkasteel.

Het festival vindt dit jaar voor de zesentwintigste maal plaats en tickets kosten 20,00 euro. Jazzmaatjes Festival begint dinsdag 4 juni 2019 om 19.00 uur en duurt tot 5 juni 2018 01.30 uur. Het evenement sluit voor het publiek op 5 juni 2019 om 02.30 uur. De opbouw begint op dinsdag 4 juni 2019 om 09.00 uur en de afbraak is afgerond op 5 juni om 07.00 uur.

Adviezen

Middelheimmuseum Gunstig onder voorwaarden

Volgende voorwaarden worden opgelegd door het Middelheimmuseum:

De organisatie dient een draaiboek in voor alle opbouw- en afbraak- en schoonmaakvoorzieningen (tenten, kramen, enzovoort). Deze werken nemen niet meer dan één dag vooraf en één dag na afloop in beslag. Het museum wordt hersteld in de staat waarin het voor het evenement werd aangetroffen.

De organisatie dient een inrichtingsplan in voor het evenement, rekening houdend met de volgende bepalingen:

het inrichtingsplan als geheel (bv inplanting bar, kookunits, generatoren, stroom,...) voor het evenement wordt voorgelegd aan de klantbegeleider door de stad Antwerpen aangesteld. Deze contactpersoon zal voor, tijdens en na het evenement alle communicatie en richtlijnen met de organisator opnemen;
alle infrastructuur én reclame wordt aangegeven op het inrichtingsplan (niet limitatief opgesomd: vlaggen, spandoeken, vlaggenmasten, auto’s en dergelijke);
hierbij wordt uitgegaan van de bestaande situatie, dus vertrekkend van een plan waarop ook de kunstwerken in de collectieopstelling, en het onroerend erfgoed (de beschermde gebouwen, bruggen,...) zijn aangegeven;
er wordt niets vastgemaakt aan kunstwerken of aan beschermde onroerend erfgoedelementen zoals de hekken over de brug, historische poorten en hekken of de natuurelementen (bomen). Het hek van het kunstwerk De Nor is een deel van kunstwerk, dus daar kan ook niets aan vastgemaakt worden;
er wordt een afstand gerespecteerd van een straal van drie meter ten opzichte van de collectiestukken: afspanning van lint, koord of ketting rond ieder kunstwerk op betrokken oppervlakte wordt voorzien op minimaal drie meter van de kunstwerken en op ongeveer één meter hoogte. De afspanningen die gebruikt worden, kunnen niet omvallen tegen de kunstwerken;
geen hekwerken met reclame rond de kunstwerken;
geen vrachtvervoer op of over het gras;
op geen enkel moment worden wagens of andere motorvoertuigen op het gras opgesteld;
de organisatie is verantwoordelijk voor het vrijhouden van de aanrijroute voor de hulpdiensten (ingang zwarte dreef);
de stroomgeneratoren worden geplaatst op het parkeerterrein. In geen enkel geval mag de uitlaat van stroomgeneratoren naar kunstwerken of gebouwen gericht zijn tenzij een minimale afstand van 15 meter gerespecteerd wordt. Gezien het incident vorig jaar waarbij een brandstofuitlaat gericht was op een kunstwerk (De IJsbeer) in poreuze witte Steen, zal hierop streng toegekeken worden;
zorg voor bijkomende tijdelijke signalisatie bij de kunstwerken binnen of in de buurt van de perimeter van het event zodat ze niet aangeraakt kunnen worden of dat deelnemers geen glazen of afval zetten op sokkels van kunstwerken;
gezien tijdens de vorige editie de bibliotheek nauwelijks toegankelijk was, de deur tijdelijk gebarricadeerd werd met leeggoed en het mindervalidentoilet niet permanent toegankelijk was, zal hierop streng worden toegekeken;
deelnemers aan het evenement mogen niet in het park ronddwalen en blijven binnen een afgebakende zone. Er worden daarom hekken geplaatst omheen de hele perimeter. De organisatie legt de procedure voor die gehanteerd zal worden in het geval van problemen met betrekking tot dronkenschap en ongepast gedrag;
bij de opbouw en afbraak wordt de veilige en vlotte doorgang voor de museumbezoekers steeds gegarandeerd;
toiletten: de organisatie dient toiletpersoneel te voorzien;
mits afspraken vooraf kan er opgebouwd en afgebroken worden buiten de openingsuren;
de organistor dient onmiddellijk de flessen en bekers van tijdens het evenement op te ruimen;
schade aan gebouwen of kunstwerken die gerelateerd is aan het evenement, moet vergoed worden.

Er is gedurende de hele evenementperiode (van opbouw tot schoonmaak) een verantwoordelijke van de organisatie ter plekke voor het beheersen van de

risico’s voor mensen, site, gebouwen en kunstwerken, voor en tijdens het evenement.

Deze persoon is de hele tijd ook aanspreekbaar voor onze eigen klantbegeleider.

Raadgevingen van het museum:

Indien de inkom van het evenement verplaatst wordt naar de kant van de parking aan het kasteel, kan de shuttle mensen daar afzetten. Daar kunnen dan ook eventueel de wagens tentoongesteld worden. Er is op die plek ook een fietsenstalling. Aan de hoofdingang kan dan een kleiner ontvangsttentje staan.

lokale politie/directe operaties/openbare orde/evenementen Gunstig advies

groendienst Antwerpen zuid Gunstig onder voorwaarden

Voorwaarden opgelegd door de groendienst

Algemeen

Bij evenementen met een grote impact op het park/groenzone neemt de organisator ten laatste drie weken voor de opbouw van het evenement contact op met een verantwoordelijke van de groendienst voor een rondgang. Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt. Zolang deze rondgang niet is gebeurd, zal de groendienst geen definitief gunstig advies voor het evenement geven.

Het staat de organisator vrij om een plaatsbeschrijving op te maken. Indien hij dat niet doet, wordt ervan uitgegaan dat de zones in het park die de organisator tijdelijk gebruikt, in goede conditie zijn en zonder recente beschadigingen. Alle zichtbare schade die nadien vastgesteld wordt, wordt aan de organisator doorgerekend.

Documenten

de organisator voegt bij zijn AGEV-aanvraag een inplantingsplan, waarin duidelijk wordt aangegeven waar alle installaties/voorzieningen worden ingeplant, materialen gestockeerd en via welke toegangen en wegen de leveringen worden voorzien. Indien er voor het park een evenementenzonering is opgemaakt zal de organisator zich daar aan houden;
voor middelgrote of grote evenementen wordt er een slecht weer scenario verwacht;
de organisator vermeldt hoe hij de toevoer en afvoer van water organiseert. Het afvoeren van water in parkvijvers of elders in het park is niet toegestaan;
water afvoeren kan enkel in een DWA-riool, het rioolstelsel voor afvalwater.

Mobiliteit

lossen en laden gebeurt enkel via de zich daartoe lenende bestaande wegen met een maximale snelheid van 20 km/uur. Voor gemotoriseerd vervoer in parken geldt een beperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken. Wanneer er veel verkeer in het park wordt verwacht, is het aanstellen van een steward, die de verkeersstroom in goede banen leidt, verplicht;
aan- en afrijroute(s) worden vastgelegd in overleg met organisator en de verantwoordelijken van de groendienst en van het Middelheimmuseum;
gedetailleerd plan van de aan- en afrijroutes wordt toegevoegd aan de bijlagen van het evenementaanvraagformulier;
er mag nergens in het park worden geparkeerd. Enige uitzondering zijn foodtrucks die onderdeel uitmaken van een goedgekeurd evenement. Deze foodtrucks mogen enkel op verharde zones of wegen staan en hebben hiervoor een toelating nodig;
het is niet toegestaan om met voertuigen op de gazons, in de beplanting of in de wortelzones van bomen te rijden. Indien dit niet te vermijden is, moeten er rijplaten voorzien worden. Deze rijplaten moeten ook op het inplantingsplan worden vermeld;
voertuigen die voor reclamedoeleinden gebruikt worden moeten op de parkingzones van het museum geplaatst worden. De gazons mogen hiervoor niet gebruikt worden. De juiste locatie kan bepaald worden in samenspraak met de verantwoordelijken van de groendienst en het museum.

Infrastructuur en activiteit

het plaatsen van zware infrastructuur of het opslaan van zwaar materiaal gebeurt steeds op rijplaten. Met uitdrukkelijke toestemming kan dit ook op asfaltverharding of elementverharding;
de organisator mag zelf geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,…) verwijderen;
bij de plaatsing van tenten mogen spanriemen de bomen niet raken en verankeringen mogen de boomwortels niet beschadigen;
bij plaatsing van tijdelijke vloeren krijgen deze minstens 10 cm luchtruimte;
onder de kroonprojectie van de bomen (onder de kruin van bomen) mag niets geplaatst of opgesteld worden. Enkel houten vloeren met minimum 10 cm luchtruimte zijn hier de uitzondering. Er mag zeker geen vuur worden gemaakt onder de bomen;
ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen,…) zijn niet toegestaan, verankeringen in de bodem binnen de kroonprojectie zijn ook niet toegestaan;
er mogen geen markeringen worden aangebracht op of aan bomen of op de wegen;
er mag niets worden bevestigd aan groenelementen (bomen), tenzij daar uitdrukkelijk toestemming is voor gegeven. In dit geval moeten zachte materialen die geen schade aan de bomen veroorzaken worden gebruikt.

Milieu & veiligheid

bij het gebruik van stroomgeneratoren moeten deze met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden om verontreinigende substanties op te vangen. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst;
alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd. Dit geldt ook voor het afval dat mogelijk verspreid is geraakt in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de reinigingskosten aan de organisator doorgerekend;
het is de organisator niet toegestaan om glas (glazen en flessen) te gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones;
indien er kabels door de publiekszones lopen, moeten deze afgedekt zijn om de veiligheid van de parkbezoekers te garanderen.

Schade

bij vaststelling van schade aan bomen na het evenement zal het schadebedrag via de geijkte VVOG-methode voor ‘uniforme waardebepaling van bomen’ worden bepaald en doorgerekend aan de organisator;
alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak wordt aangerekend aan de organisator;
vermijdbare schade is schade die voortkomt uit het niet, niet tijdig of foutief uitvoeren van maatregelen en afspraken uit de toelating of die voortkomt uit het niet naleven van beschermingsmaatregelen of incidentele schade;
onzichtbare schade is verdichting van de bodem en beschadiging van het wortelgestel van bomen door het betreden van niet toegankelijke zones met transportmiddelen en machines of door het niet of foutief gebruiken van rijplaten en door stockeren buiten de voorziene zones;
zowel de schade, als de mogelijke gevolgschade bij bomen zal berekend worden op basis van de door de VVOG ontwikkelde methode. Deze is gebaseerd op de uniforme methode voor waardebepaling van straat-, laan- en parkbomen behorend tot het openbaar domein. Dit bedrag, samen met alle kosten voor verzorging en de kosten die het opstellen van het schadedossier met zich meebrengt, zal aangerekend worden aan de organisator van het evenement;
schade aan andere parkelementen zoals wegen, grasmatten, bloemperken en constructies wordt berekend op basis van offertes indien externen moeten worden ingezet. Indien de herstellingen door eigen stedelijke diensten worden uitgevoerd, zal de schade berekend worden op basis van materiaalkosten en volgens de officiële uurloontarieven van de stad Antwerpen;
schade aan parkmeubilair wordt steeds berekend op basis van de prijslijsten van lopende contracten.

milieuvergunningen Gunstig onder voorwaarden

Het gemiddelde geproduceerde geluidsniveau (gemeten als LAeq,15min) mag niet hoger zijn dan 85dB(A). Het maximum geproduceerde geluidsniveau (gemeten als LAmax,slow) mag niet hoger zijn dan 92dB(A).

Het aandeel van zware bastonen gemeten 2 meter voor de luidsprekers dient zodanig beperkt dat de waarde “LCeq – LAeq” steeds kleiner blijft dan 10dB.

brandweer/risicobeheer/preventie Gunstig onder voorwaarden

met standaardvoorwaarden.

district Antwerpen Gunstig advies

stadsbeheer/logistiek/bijzondere opdrachten feestmateriaal Gunstig onder voorwaarden

Standaardvoorwaarden

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 26 maart 2018 (jaarnummers 192 en 193) wordt voldaan.

Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname.

Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad Antwerpen.

De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.

De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als voor aanvang van het evenement of de opname.

Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.

De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname (de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).

Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.

Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.

Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.

Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,...).

De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.

Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat.

De organisator zorgt ervoor dat men geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers dumpt.

De retributie voor het leveren en ledigen van afvalcontainers van de stad bedraagt 7,00 euro per container van 240 liter en 27,00 euro per container van 1.100 liter inhoud.

Voor elke lediging tijdens het evenement, rekent de stad Antwerpen een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.

Beleidsdoelstellingen

5 - Bruisende stad

1SBR07 - Evenementen versterken de verschillende troeven van de stad op lokaal, nationaal en internationaal niveau

1SBR0702 - Het faciliteren van evenementen en filmproducties over het ganse grondgebied onderstreept de verschillende troeven van de stad

1SBR070201 - Het is eenvoudig, klantvriendelijk en efficiënt om digitaal evenementen- en filmtoelatingen aan te vragen

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt de effectieve organisatie van het Jazzmaatjes Festival 2019, zoals hierboven beschreven, op 4 en 5 juni 2019 in het Middelheimmuseum goed. De aanvraag werd ingediend door Lions Club Antwerpen Haven vzw, p/a De Winkelhaak 7 in 2520 Emblem. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.

Artikel 2

Het college geeft Ondernemen en Stadsmarketing/Publiek Domein en Vergunningen/Evenementen de opdracht om na afloop van het evenement een evaluatieverslag op te maken in samenwerking met de organisator. Bij een toekomstige editie van het evenement zal een nieuwe locatie voorgesteld worden.

Artikel 3

Dit besluit heeft in principe geen financiële gevolgen.