2019_CBS_03906 - Groepsarchitectuur Antwerpen - Evaluatie conform het Decreet Lokaal Bestuur en plan van aanpak inbedding in de stad. Vzw Stadsmarketing en Toerisme - Goedkeuring

Evaluatie

Vzw Stadsmarketing en Toerisme heeft een gedocumenteerde evaluatie conform de richtlijnen van de strategisch coördinator bezorgd aan de stad. Hieruit blijkt:

• de evaluatie werd degelijk uitgevoerd;
• het agentschap is geheel ingebed in de stedelijke organisatie (personeel, ondersteunende diensten, beleids- en beheerscyclus, enzovoort);
• het agentschap heeft binnen de stad de bedrijfsdirecteur van Ondernemen en Stadsmarketing als aanspreekpunt;
• ter verantwoording voor een mogelijk behoud van de verzelfstandiging worden een aantal randvoorwaarden (risico’s en knelpunten bij inkanteling) benoemd, met name omtrent specifieke klantgerichte activiteiten die commerciële geldstromen veroorzaken zoals: merchandising, stadsevenementen, gidsenwerking. Deze zouden beter binnen een gesloten financieel circuit worden behandeld gelet op de specifieke BTW-problematiek en de soms snelle nood aan beschikbare liquiditeiten.

Met dit besluit wordt kennis genomen van deze evaluatie.

Toekomstige inbedding

In opvolging van de principebeslissing van 22 februari 2019 werd door de strategisch coördinator in samenwerking met de ambtelijke werkgroep een voorstel van toekomstige inbedding uitgewerkt, alsook een plan van aanpak om dit te realiseren.

Met dit besluit wordt beslist om de werking (activiteiten (met uitzondering van gidsenwerking), activa en passiva) van de vzw Stadsmarketing en Toerisme vanaf 1 oktober 2019 te organiseren binnen de stedelijke organisatie en de vzw te vereffenen in de loop van oktober 2019.

Voorgestelde inbedding

Verschillende scenario’s werden onderzocht, met name: interne werking/ delegaties en budgethouderschap/ intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid, een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid en een extern verzelfstandigd agentschap.

Het voorgestelde scenario is inbedding in de stad met toepassing van verruimde delegaties en een uitgebreid budgethouderschap. Dit moet een flexibele realisatie van een omvangrijke publieksgerichte werking en aanbod binnen een overheidscontext toelaten, zodat er geen verlies is aan slagkracht, financiële middelen en noodzakelijke betrokkenheid van stakeholders.

De concrete uitwerking zal gebeuren in functie van het oplossen van geïnventariseerde risico’s en knelpunten. Er gebeurde reeds een onderzoek van de randvoorwaarden voor een inbedding binnen de stedelijke organisatie.

• Financieel zijn voldoende snelle en wendbare processen nodig om de operationele werking te kunnen garanderen. Het is mogelijk om dit binnen de stedelijke organisatie te realiseren aan de hand van verruimde delegaties en een uitgebreid budgethouderschap. Inzake contracten is het via delegatie mogelijk om specifieke contracten te ondertekenen namens de stad.
• Fiscaal werd de BTW-problematiek onderzocht: voor vzw Stadsmarketing en Toerisme geldt dat er in principe geen impact is aangezien de huidige BTW-behandeling binnen de vzw kan worden verdergezet binnen de stad. Enkel voor de btw-behandeling van enkele evenementen wordt de bevestiging van de btw-administratie nog afgewacht.
• Voor de gidsenwerking wordt voorgesteld om deze onder te brengen binnen de vzw Antwerpen Kunstenstad. Indien noodzakelijk zal hiervoor een wijziging van de statuten van de vzw Antwerpen Kunstenstad moeten worden goedgekeurd.

Timing en plan van aanpak

Streefdatum overname activiteiten: 1 oktober 2019

• Stap 1:
  • gemeenteraad (voorliggend besluit):
    • beslissing tot overdracht van alle activiteiten van de verzelfstandigde entiteit (met uitzondering van de gidsenwerking) naar de stad vanaf 1 oktober 2019;
    • beslissing tot het onderbrengen van deze activiteiten binnen de stad onder de vorm van verruimde delegaties en een uitgebreid budgethouderschap vanaf 1 oktober 2019;
    • beslissing tot overdracht van de activiteiten (inclusief alle activa en passiva daaraan gelinkt) van de gidsenwerking naar de vzw Antwerpen Kunstenstad vanaf 1 oktober 2019;
    • steminstructies aan de afgevaardigde van de stad in de algemene vergadering van de vzw.
  • algemene vergadering vzw:
    • beslissing tot overdracht van alle activiteiten van de verzelfstandigde entiteit naar de stad vanaf 1 oktober 2019, met uitzondering van de gidsenwerking die zal worden ondergebracht binnen de vzw Antwerpen Kunstenstad.
• Stap 2: voorbereiding van de overdracht (tot eind september):
  • budgettaire voorbereidingen (IKA, verwerking in opmaak meerjarenplan, enzovoort), inclusief uitwerking noodzakelijke procedures om risico’s en knelpunten op te lossen;
  • concrete uitwerking verruimde delegaties en een uitgebreid budgethouderschap;
  • overdracht of opzeg lopende contracten waar nodig;
  • voorbereiding overdracht gidsenwerking naar vzw Antwerpen Kunstenstad;
• Stap 3 - 1 oktober 2019: start van de activiteiten binnen de nieuwe stedelijke structuur.
• Stap 4:
  • vereffening en ontbinding van de entiteit in één stap (verkorte procedure, zonder vereffenaar) via een beslissing van de gemeenteraad en de algemene vergadering vzw;
  • timing: gemeenteraad 21 oktober 2019.

In tussentijd kunnen binnen de entiteit en/of door het college de nodige uitvoeringsbeslissingen genomen worden waar nodig om de overdracht voor te bereiden.

Artikel 227 van het Decreet over het Lokaal Bestuur luidt als volgt: “Elk gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap legt in de loop van het eerste jaar na de volledige vernieuwing van de gemeenteraden een evaluatieverslag voor aan de gemeenteraad over de uitvoering van de beheers- of samenwerkingsovereenkomst sinds de inwerkingtreding ervan. Dat verslag omvat ook een evaluatie van de verzelfstandiging, waarover de gemeenteraad zich binnen drie maanden uitspreekt.”

Volgens artikel 246 van het Decreet over het Lokaal Bestuur handelen de vertegenwoordigers van de stad in de algemene vergadering van een EVA-vzw overeenkomstig de instructies van de gemeenteraad.

In het bestuursakkoord 2019-2024 heeft het Antwerpse stadsbestuur een aantal beleidskeuzes geformuleerd met betrekking tot een meer efficiënte en transparante groepsarchitectuur en het doordacht deelnemen in verenigingen en samenwerkingsverbanden.

De in de vorige legislatuur ingeslagen weg van de groepsoptimalisatie wordt verdergezet en waar het opportuun is, wordt de architectuur van de groep stad Antwerpen verder afgeslankt, zodat het aantal structuren en de eraan verbonden kosten beperkt worden, maar zonder daarbij aan slagkracht te verliezen. De mogelijkheden, onder meer van interne verzelfstandiging, worden daarbij bekeken, waarbij het realiseren van doelstellingen en beleidsnota’s vooropstaat en er een garantie moet zijn op een vlot financieel beheer.

Voorliggend besluit vormt een verdere concretisering van volgende resoluties:

• 545: We zetten de ingeslagen weg van de groepsoptimalisatie verder. Waar dit opportuun is, slanken we de architectuur van de groep stad Antwerpen verder af, zodat het aantal structuren en de daarmee verbonden kosten beperkt worden, zonder aan slagkracht in te boeten.
• 547: de EVA-vzw’s ‘Stadsmarketing en Toerisme’, ‘Antwerpen Sportstad’, ‘Antwerpen Studentenstad’ en ‘Antwerpen Kunstenstad’ worden omgevormd tot 1 vzw. Die ene structuur is functioneel vanuit financieel en juridisch oogpunt maar de werking wordt maximaal ingekanteld bij de stad.

Met de beslissing van 22 februari 2019 (jaarnummer 1619) keurde het college principieel goed om de taken van gemeentelijk belang die op heden worden uitgevoerd door de EVA-vzw’s Antwerpen Kunstenstad, Antwerpen Sportstad, Antwerpen Studentenstad en Stadsmarketing en Toerisme maximaal in te kantelen in de stedelijke administratie tegen uiterlijk 1 januari 2020 en indien mogelijk vroeger.

Het college besliste principieel ook om vzw Antwerpen Studentenstad, vzw Stadsmarketing en Toerisme en vzw Antwerpen Sportstad te vereffenen en dit uiterlijk tegen 31 december 2019.

Het college gaf de opdracht aan de strategisch coördinator om, in samenwerking met de verantwoordelijke bedrijfsdirecteur, per betrokken entiteit een gedetailleerd plan van aanpak uit te werken teneinde de inkanteling te realiseren binnen de vooropgestelde termijn.

Het Decreet Lokaal Bestuur legt met betrekking tot de stedelijk extern verzelfstandigde agentschappen en OCMW-verenigingen een aantal verplichtingen op in de loop van het eerste jaar na de volledige vernieuwing van de gemeenteraden. Zo moeten er evaluaties van de uitvoering van de beheers- en samenwerkingsovereenkomsten en van de verzelfstandiging zelf gebeuren.

Het college besliste op 22 februari 2019 (jaarnummer 1619) welke stedelijk extern verzelfstandigde agentschappen en OCMW-verenigingen een evaluatie dienen op te maken. Het college gaf de opdracht aan de strategisch coördinator om deze decretaal verplichte evaluaties te organiseren aan de hand van een modelvragenlijst en de resultaten van de bevraging aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn voor te leggen.

Voorliggende besluit handelt over de evaluatie en de toekomstige inbedding in de stad van de vzw Stadsmarketing en Toerisme.