Het college gaf op 22 februari 2019 (jaarnummer 1619) aan de strategisch coördinator de opdracht om in samenwerking met de verantwoordelijke bedrijfsdirecteur(s) een stappenplan uit te werken, met onder meer een voorstel van aanpak op het vlak van integratie van de financiële processen.
Hieruit is gebleken dat er aanpassingen nodig zullen zijn aan het gemeenschappelijk financieel platform zoals dat binnen de stad Antwerpen is opgezet, en waarbinnen ook de in te kantelen verzelfstandigde entiteiten hun financiële processen zullen beheren.
Concreet betekent dit dat voor alle in te kantelen verzelfstandigde entiteiten minimaal volgende aanpassingen moeten gebeuren:
In een aantal gevallen is er ook een opzet nodig in of koppeling met een randsysteem.
Bij elke opzet wordt ernaar gestreefd om de in te kantelen werking zoveel mogelijk in te passen in de bestaande processen van de stad.
Om de nodige aanpassingen binnen de vooropgestelde timing mogelijk te maken, is het aangewezen extra projectcapaciteit te voorzien bij Digipolis. Uit een inschatting op basis van eerste gesprekken wordt voorgesteld om 3 VTE gedurende 6 maanden te voorzien. Een voorzichtige inschatting betreft aldus 360 dagen mandagen voor alle inkantelingen. Dit geeft ons de volgende indicatieve kostprijs: 3 personen * 120 mandagen * 1130,00 euro kostprijs per dag = 406.800,00 euro. De dagprijs in euro is deze van het raamcontract van Delaware met relevante tarieven voor consulenten gespecialiseerd in SAP-materie. Deze kunnen gespreid ingezet worden over de duurtijd van de verschillende inkantelingen en afhankelijk van meer duidelijkheid over de exacte noden.
Deze tijdelijke uitbreiding van capaciteit is verantwoordbaar vanuit de verwachte procesoptimalisaties en efficiëntiewinsten die uiteindelijk gerealiseerd kunnen worden door de inkanteling van de verschillende entiteiten, die vandaag onder andere elk een eigen boekhoudpakket en personeelscapaciteit hebben om de financiële processen uit te voeren.
In het bestuursakkoord 2019-2024 heeft het Antwerpse stadsbestuur een aantal beleidskeuzes geformuleerd met betrekking tot een meer efficiënte en transparante groepsarchitectuur en het doordacht deelnemen in verenigingen en samenwerkingsverbanden.
De in de vorige legislatuur ingeslagen weg van de groepsoptimalisatie wordt verdergezet en waar het opportuun is, wordt de architectuur van de groep stad Antwerpen verder afgeslankt, zodat het aantal structuren en de eraan verbonden kosten beperkt worden, maar zonder daarbij aan slagkracht te verliezen. De mogelijkheden, onder meer van interne verzelfstandiging, worden daarbij bekeken, waarbij het realiseren van doelstellingen en beleidsnota’s vooropstaat en er een garantie moet zijn op een vlot financieel beheer.
Met de beslissing van 22 februari 2019 (jaarnummer 1619) keurde het college principieel goed om de taken van gemeentelijk belang die op heden worden uitgevoerd door de EVA-vzw’s Antwerpen Kunstenstad, Antwerpen Sportstad, Antwerpen Studentenstad en Stadsmarketing en Toerisme maximaal in te kantelen in de stedelijke administratie tegen uiterlijk 1 januari 2020 en indien mogelijk vroeger.
Het college besliste eveneens principieel om de musea en erfgoedinstellingen waarvoor de stad of het OCMW Antwerpen bevoegd is in één groep samen te brengen en het beheer ervan te organiseren via interne verzelfstandiging vanaf 1 januari 2020.
Het college besliste ook om de best mogelijke publieke bedding voor de stedelijke kinderopvang te zoeken.
Daarnaast keurde het college principieel goed om Digipolis te ontvlechten uit het intergemeentelijk samenwerkingsverband tegen uiterlijk 1 januari 2020 en te organiseren binnen de best mogelijke bedding.
Ten slotte besliste het college ook principieel om de activiteiten die de vzw’s Prospekta, Vredescentrum en Antwerp Headquarters uitvoeren en die van stedelijk belang zijn, in te kantelen binnen de stedelijke administratie tegen uiterlijk 1 januari 2020.
Het college gaf de opdracht aan de strategisch coördinator om, in samenwerking met de verantwoordelijke bedrijfsdirecteur, per betrokken entiteit een gedetailleerd plan van aanpak uit te werken teneinde de inkanteling te realiseren binnen de vooropgestelde termijn.
In de zitting van 13 maart 2015 (jaarnummer 2125) keurde het college het principe van een transitiefonds goed.
In de zitting van 29 mei 2015 (jaarnummer 4453) werden de principes en de werking van het transitiefonds goedgekeurd.
Voor de uitvoering van dit besluit wordt een extra nominatieve toelage toegekend aan Digipolis vanuit het specifieke transitiefonds van Financiën.
Er wordt door middel van een IKA-light 406.800 EUR verschoven van 5175520000/6121/1HSB010203A00000 naar 5175520000/649440/1HSB010401A00000.
Een toelage zal enkel uitbetaald worden wanneer er geen openstaande, niet-betwiste, vervallen schulden zijn ten aanzien van de stad Antwerpen.
De vermelde tijdelijke capaciteitsuitbreiding, en de daaropvolgende procesoptimalisaties en efficiëntiewinsten, zullen nog verder bepaald en opgevolgd worden.
Het college keurt goed dat voor de aanpassingen aan het gemeenschappelijk financieel platform in functie van de wijzigingen aan de groepsarchitectuur maximaal drie bijkomende voltijds equivalenten worden ingezet binnen Digipolis, voor een periode van maximaal zes maanden, gespreid inzetbaar over de duurtijd van de verschillende inkantelingen.
Ingeval van gewijzigde besluitvorming wordt dit aantal evenredig bijgesteld, zonder daarbij het goedgekeurde maximum te overschrijden.
Het college keurt goed dat deze tijdelijke capaciteitsuitbreiding in de toekomst zal worden gecompenseerd door procesoptimalisaties en efficiëntiewinsten ingevolge deze verdere afslanking van de groepsarchitectuur.
Het college keurt goed dat voor de uitvoering van dit collegebesluit er een opname gebeurt vanuit het specifieke transitiefonds financiën voor een bedrag van 406.800,00 euro. Deze extra nominatieve toelage wordt toegekend aan Digipolis.
Het college geeft opdracht aan:
|
Dienst |
Taak |
|
Strategisch coördinator |
Procesoptimalisaties en efficiëntiewinsten te monitoren De inzet van de capaciteitsuitbreiding te monitoren |