Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle huidige en toekomstige studenten. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen. De organisatie van StuDay is een van de manieren om Antwerpen als studentenstad op de kaart te zetten. Na 14 succesvolle edities en een samenwerking met nationale mediapartners valt StuDay immers niet meer weg te denken uit het Vlaamse studentenlandschap. Het evenement kent in Vlaanderen een grote naamsbekendheid.
Dit evenement wordt volgens het stedelijk evenementenkader ingedeeld in categorie 1 (eigen georganiseerde publieke evenementen van de groep stad Antwerpen).
Op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138) keurde het college het gewijzigde evenementenkader goed.
Op 26 maart 2018 (jaarnummer 188) keurde gemeenteraad de wijziging van het retributiereglement inname openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.
Op 26 maart 2018 (jaarnummer 193) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2018-2019 goed.
Op 26 maart 2018 (jaarnummer 192) keurde de gemeenteraad het retributiereglement voor logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2018-2019 goed.
Op 30 november 2018 (jaarnummer 10142) keurde het college de wijziging van de retributiezones in verband met het retributiereglement inname openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.
Op 12 oktober 2018 diende Antwerpen Studentenstad vzw, Kleine Kauwenberg 15, 2000 Antwerpen, vertegenwoordigd door Veerle Desimpelaere, een aanvraag in voor de organisatie van StuDay 2019 op 26 september 2019 op Spoor Oost in Antwerpen.
StuDay heet op 26 september 2019 van 13.30 uur tot 22.00 uur alle Antwerpse studenten welkom aan het begin van het academiejaar. StuDay is het grootste studentenevenement in de provincie Antwerpen dat zo veel mogelijk Antwerpse studenten tegelijk samenbrengt en zich ingraaft in het collectief geheugen van deze studenten. StuDay brengt een gevarieerd aanbod dat alle studenten aanspreekt: je kan er ontmoeten, eten en drinken, dansen, sporten, naar muziek luisteren, chillen en deelnemen aan tal van activiteiten. StuDay brengt studenten dichter bij elkaar en dichter bij de stad. Tijdens StuDay kunnen studenten tenslotte kennis maken met het aanbod van verschillende partners. De organisatie mikt voor de editie 2019 op meer dan 20.000 bezoekers.
Planning
Er worden vier podia voorzien waaronder een livestage en DJ-stage. Op deze podia zullen onder andere Gestapo Knallmuzik, Black Mamba en Klaps optreden.
| Uur | Activiteit |
| 13.30 uur | start cultuur & lifestylemarket |
| 13.30 uur | start foodtruckmarket |
| 13.30 uur | start muziek op alle podia |
| 14.00 uur | start sportcompetitie |
| 20.00 uur | einde sport & cultuur |
| 22.00 uur | einde lifestylemarket en foodtruckmarket |
| 22.00 uur | einde muziek op alle podia + einde evenement |
Duurzaamheid
Het ééndaags festival zet dit jaar extra in op duurzaamheid tijdens het evenement. De organisatie voorziet een betalend aanbod van herbruikbare bekers. De standhouders moeten deze herbruikbare bekers inzetten en aanvaarden. Het is niet toegestaan om eigen bekers te gebruiken.
Recipiënten voor het serveren van voeding zijn erg belastend voor het milieu. Er bestaan voldoende alternatieven in biologisch afbreekbare materialen. Het is voor standhouders dan ook verboden om plastic recipiënten te gebruiken om voeding te serveren.
Veiligheid
Om de veiligheid te garanderen op het terrein zal de organisatie samenwerken met G4S event security. Zij zorgen voor ordehandhaving in samenwerking met de politie, bewaken de inkomzone en de doorgangen, zorgen ervoor dat herrieschoppers aan de politie worden overgedragen en controleren bezoekers zodat ze geen verboden middelen, drank van buitenaf of wapens mee binnen smokkelen.
Samen met de politie zorgt de security er ook voor dat studenten op een veilige manier het festivalterrein kunnen bereiken en nadien weer veilig naar huis kunnen gaan.
Communicatie naar bewoner en bezoeker
Er wordt op verschillende manieren naar bewoners en bezoekers gecommuniceerd over het evenement:
Reclame op festivalsite
In het verleden werd het stedelijk evenement StuDay geconfronteerd met bedrijven die in de onmiddellijke omgeving van het festivalterrein reclame maakten zonder een betalend partnership aan te gaan. Dit is vanzelfsprekend oneerlijke concurrentie ten opzichte van bedrijven die wel een partnership opnemen. Betalende partners zijn nodig om het evenement betaalbaar te houden. Daarom vraagt Antwerpen Studentenstad vzw de goedkeuring om binnen onderstaande perimeter op donderdag 27 september 2018 van 13.00 uur tot 23.00 uur geen ambulante standen of reclameacties op het openbaar domein toe te laten. De perimeter omvat volgende straten en parken: Park Spoor Noord (van aan de parkloods tot aan de Halenstraat), Halenstraat, Viséstraat, Trapstraat (deel grenzend aan het park), Damplein, Lange Lobroekstraat, Demerstraat, Korte Lobroekstraat, Lange Slachterijstraat, Korte Slachterijstraat, Kalverstraat, Ceulemansstraat, De Marbaixstraat, Eendrachtstraat, Schijnpoortweg (van Halenstraat tot Noordersingel), Buurtspoorweglei (van Noordersingel tot Hof Ter Loo), Slachthuislaan (van Kalverstraat tot Noordersingel), Noordersingel (van Slachthuislaan tot Hof Ter Loo).
De opbouw van het evenement start op 20 september 2019 om 06.00 uur en het einde van de afbraak wordt voorzien op 27 september om 21.00 uur.
Extra voorwaarden op de standaardvoorwaarden nr. 1924 - grote tijdelijke inrichting (kraam, tent, container, wagen, kermisexploitatie, tribune, podium of gelijkaardig) met meer dan een gelijkvloers niveau of een totale oppervlakte groter dan 60 m² (meer dan 100 personen) of - voor een tribune - met meer dan 100 zit- of staanplaatsen.
Alle nooduitgangen dienen op hoogte gesignaleerd te worden. De signalisatie van de nooduitgangen dient verlicht te worden opdat deze ook bij duisternis zichtbaar zijn.
Alle opstellingen (onder andere podia, stages, tenten, trappen, platformen, containerconstructies,…) inclusief de verankeringen in de ondergrond dienen gekeurd te worden door een erkend onafhankelijk keuringsorganisme.
Extra voorwaarden op de standaardvoorwaarden nr. 1925 - kooktoestel (bak- & braadtoestel, frituurpan, barbecue, waterkoker, grill, spit of gelijkaardig), verwarmingstoestel, stroomaggregaat, koelmachine of een gelijkaardige installatie en haar brandstofvoorraad.
Het gebruik van gas (onder andere catering, foodtrucks,…) dient te voldoen aan de bepalingen vervat in de code van gemeentelijke politiereglementen van de stad Antwerpen, Hoofdstuk 3, Afdeling 6bis—Reglement voor het gebruik van gasflessen voor vloeibaar gemaakte petroleumgassen op de openbare ruimte.
Indien er niet voldaan kan worden aan deze bepalingen, dient er hiervoor door de organisator een afwijking aangevraagd en bekomen te worden. Deze afwijking dient aangevraagd te worden bij de dienst Maatschappelijke Veiligheid van de stad Antwerpen.
Standaardvoorwaarden
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 26 maart 2018 (jaarnummers 192 en 193) wordt voldaan.
Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname.
Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad.
De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.
De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname
(de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).
Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.
Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,...)
De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.
Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad Antwerpen, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat.
De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt wordt.
De retributie voor het leveren en ledigen van afvalcontainers van de stad Antwerpen bedraagt 7,00 euro per container van 240 liter en 27,00 euro per container van 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekent de stad Antwerpen een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.
Bereikbaarheidsinformatie voor de site Spoor Oost communiceren.
Omleidingsbordjes voor de fietsers (fast-lane) voorzien rond het terrein via de Singel.
Voorwaarden om de kans op gehoorschade bij bezoekers te vermijden:
Het gemiddelde geluidsniveau mag 95 dB(A) LAeq,15min niet overschrijden. Als het maximale geluidsniveau, gemeten als 102 dB(A) LAmax,slow wordt overschreden is hieraan niet voldaan;
Het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt, situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers;
Op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq,15min, ofwel LAmax,slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II.Dit houdt in dat:
1° De meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter).
2° De meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon.
3° De meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld.
4° De meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden.
Het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon.
De meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid. De meet- en registratieapparatuur kan ten allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid.
Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.
Voorwaarden om geluidshinder bij omwonenden te beperken:
Het aandeel van zware bastonen gemeten FOH dient zodanig beperkt dat de waarde “LCeq – LAeq” steeds kleiner blijft dan 15 dB.
De organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit steeds een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthoudende ambtenaren van handhaving en toezicht/milieu of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders (MI@stad.antwerpen.be) en aan de lokale politie leefmilieu (leefmilieu@politie.antwerpen.be);
De organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van geluidsoverlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen;
Het is raadzaam om bij voorbaat, door middel van een kort bericht in de brievenbussen, de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s).
Het college keurt de effectieve organisatie van Studay 2019, zoals hierboven beschreven, op 26 september 2019 op Spoor Oost door Antwerpen Studentenstad vzw, goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/L/BOF |
|
|
MV/Stadstoezicht
|
om controle uit te voeren in functie van de perimeter.
|