2019_CBS_07627 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Students on Stage - Sint-Jansplein - 23 september 2019 - Goedkeuring

De organisatie dient zich op de locatie Sint-Jansplein aan volgende voorwaarden te houden:

• geen gebruik van de rijbaan, alle opstellingen dienen op het plein zelf te staan;
• inrit van de ondergrondse parking ter hoogte van de Lange Dijkstraat dient vrij te blijven;
• de volledige eventsite dient afgeschermd te worden met Heras-hekken of nadars. Hierdoor kunnen zowel passanten als bezoekers duidelijk zien waar het evenemententerrein zich bevindt;
• op de volledige evenementensite dient professionele security aanwezig te zijn;
• de organisator voorziet duidelijke communicatie, zowel voorafgaand als tijdens het evenement, om het gebruik van rugzakken zoveel mogelijk te beperken;
• het aantal aanwezigen monitoren zodat de maximale capaciteit niet wordt overschreden;
• labels voorzien voor de rugzakken van de standhouders zodat deze duidelijk te onderscheiden zijn van eventuele achtergelaten rugzakken;
• de organisator voorziet in 1 duidelijk herkenbare steward per 300 bezoekers;
• de organisator voorziet in een permanente medisch preventieve dienst;
• de organisator voorziet in voldoende sanitaire installaties om wildplassen in de omgeving te voorkomen;
• de organisator voorziet voldoende vuilbakken om sluikstorten tegen te gaan, en staat na afloop in voor het opkuisen van de site en de onmiddellijke omgeving. Er worden tevens vuilbakken voorzien ter hoogte van de ingang, waar bezoekers de dranken die ze in hun bezit hebben, en die ze niet mogen binnenbrengen, in kunnen wegwerpen voor ze de evenementensite betreden.;
• de organisatie voorziet plattegronden, gedrukt op doeken die bevestigd worden aan Herasafsluitingen. Deze worden geplaatst aan de ingang van het evenement. Op deze plattegronden staan de uitgangen, de EHBO-post, de toiletten en de wisselbekerpunten aangeduid;
• de organisatie voorziet een duidelijke signalisatie aan de nooduitgangen;
• de organisatie plaatst schuimblussers in de verschillende kramen en minstens één bij elk kooktoestel dat op gas werkt;
• de verschillende studentenclubs worden in kennis gesteld van de wet op de beteugeling van dronkenschap en dienen deze na te leven;
• het is verboden dranken in glas aan te bieden op het evenement. Hierop staat uitsluiting van het evenement als straf.

De organisator weet op ieder moment hoeveel publiek aanwezig is op de site.

De podium constructie moet afgeschermd worden van publiek om opklimmen te voorkomen. De constructie moet voor de start van het evenement gekeurd worden door erkend onafhankelijk keuringsorganisme. Het gunstig keuringsverslag moet te allen tijde op eenvoudige vraag kunnen worden voorgelegd.

Voorwaarden om de kans op gehoorschade bij bezoekers te vermijden:
Het gemiddelde geluidsniveau mag 95 dB(A) LAeq,15min niet overschrijden. Als het maximale geluidsniveau, gemeten als 102 dB(A) LAmax,slow wordt overschreden is hieraan niet voldaan;

Het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt, situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers.
Op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq,15min, ofwel LAmax,slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II.Dit houdt in dat:
1° de meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter);
2° de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon;
3° de meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld;
4° de meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden;
Het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon.
De meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid. De meet- en registratieapparatuur kan ten allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid.
Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.

Voorwaarden om geluidshinder bij omwonenden te beperken:
Het maximale geluidsniveau dat wordt waargenomen aan de rand van de eventzone mag niet hoger zijn dan 75 dB(A) en 85 dB(C).
Het aandeel van zware bastonen gemeten twee meter voor de luidsprekers dient zodanig beperkt dat de waarde “LCeq – LAeq” steeds kleiner blijft dan 10 dB.
De organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit steeds een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthoudende ambtenaren van handhaving en toezicht/milieu of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders (MI@stad.antwerpen.be) en aan de lokale politie leefmilieu (leefmilieu@politie.antwerpen.be);
De organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van geluidsoverlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen;
Het is raadzaam om bij voorbaat, door middel van een kort bericht in de brievenbussen, de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s).

Standaardvoorwaarden 

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 26 maart 2018 (jaarnummers 192 en 193) wordt voldaan. 
Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname.
Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad. 
De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.

De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname. 
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator. 
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname 
(de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).

Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd. 
Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,...)

De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen. 
Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad Antwerpen, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat. 
De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt wordt.

De retributie voor het leveren en ledigen van afvalcontainers van de stad Antwerpen bedraagt 7,00 euro per container van 240 liter en 27,00 euro per container van 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekent de stad Antwerpen een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.

Er is een beperkte hulppost vereist. De aanwezigheid van verpleegkundige, ziekenwagen of MUG is hier niet nodig. U dient wel te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid.