2019_DCDE_00100 - Digitale communicatiestrategie district Deurne - Vastlegging krediet - Goedkeuring

Het voorstel vermeldt een totaalprijs van 29 887 EUR euro inclusief btw. 

Binnengemeentelijke decentralisatie
Met de collegebeslissing van 12 mei 2017 (jaarnummer 4463) werden de bevoegdheden van de districtscolleges gecoördineerd. Artikel 8 bepaalt dat het districtscollege bevoegd is voor communicatie.

Artikel 56 §3, 4° van het Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Het district Deurne wil steeds efficiënter communiceren en heeft in het verleden zoveel mogelijk drukwerk en papieren communicatie afgebouwd om geld te besparen en het milieu te ontlasten. Het districtsbestuur probeerde tegelijkertijd actief in te zetten op digitale communicatie. De overgang van een papieren naar een digitale communicatie wordt nu verder uitgebouwd.

Doel is om tijdens deze overgang geen doelgroepen uit het oog te verliezen en te blijven zorgen voor een maximale verspreiding van de informatie van het district en het cultuurcentrum. Concreet houdt de opmaak van het communicatie- en marketingplan volgende onderdelen in:

• Analyse van de huidige communicatiemix (www.deurne.be, facebook, instagram, seizoensbrochure,…) van district Deurne: blootleggen sterke en zwakke punten (wat loopt goed, wat loopt niet goed, hoe ervaren Deurnenaars deze communicatiekanalen,…)
• Opstellen van visie, mission statement en doelstellingen voor de digitale communicatiestrategie van het district Deurne
• Op basis van deze denkoefening ontwikkelen de communicatiemedewerkers van district Deurne samen met de aangeduide firma, Snackbytes, een communicatie- en marketingplan uit (van juli 2019 t.e.m. juli 2020). De rol van Snackbytes bestaat verder uit de evaluatie van het digitaal communicatie- en marketingplan. Bijkomend verwacht het district Deurne daarbij richtlijnen voor het verstandig en efficiënt gebruik van de andere digitale kanalen, zoals apps, mobiele toepassingen en andere sociale media.

Naast dit communicatie- en marketingplan heeft Snackbytes ook een actieve rol in de uitwerking van dat plan. Concreet gaat het hier over het advertisingbeleid op social media, Facebook en Instagram (elk 12 advertisingmomenten per jaar), en de opmaak van 12 filmpjes om te gebruiken op digitale kanalen. Voorbeelden zijn:

• promofilmpjes voor evenementen als Rivierenhofloop, Deurne Wintert, Openluchtconcerten Rivierenhof, Lentepoets, …
• sensibiliseringsfilmpjes over bv. sluikstort, hondenpoep, …
• informatieve filmpjes over vb. mantelzorgpremie, sportcheques, wandelroutes en toeristische info, grote bouwprojecten,…

Op 18 januari 2019 werden 4 firma’s aangeschreven voor een offertevraag voor de uitwerking van een digitale communicatiestrategie voor het district Deurne :

1. Brightsquare

2. Mindsetting

3. Snackbytes

4. Sofie Verhalle 

Eén aanbieder bvba Snackbytes deed een voorstel. De andere aanbieders lieten weten geen voorstel in te dienen.

Het voorstel werd tijdig ingediend en voldoet aan alle verwachtingen zoals geformuleerd in de offertevraag.

Op basis van het ingediende voorstel, kan de opdracht gegund worden aan de bvba Snackbytes.

In toepassing van artikel 42, §1, 1°, a) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal deze opdracht worden gegund bij  onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking omdat de goed te keuren uitgave niet hoger is dan het bij artikel 90, eerste lid, 1° van het Koninklijk Besluit Plaatsing van 18 april 2017 vastgelegd bedrag van 144.000,00 EUR (zonder belasting over de toegevoegde waarde), met name de drempel vermeld in artikel 11, eerste lid, 2° van het Koninklijk Besluit Plaatsing van 18 april 2017.