2019_VB_00004 - Principebesluit fietsleasing - Fietspolicy - Bekrachtiging

De mogelijkheden om medewerkers een fiets te laten leasen zijn aan een opmars bezig als oplossing voor de ondersteuning door de werkgever van het woon-werkverkeer. Er is bij het OCMW Antwerpen nog een groot potentieel van medewerkers die met een fiets naar het werk kan komen maar het nu nog niet doet. Fietsleasing kan hiertoe een bijdrage leveren en financiële drempels voor het aanschaffen van een goede fiets weghalen.

Het OCMW Antwerpen wenst daarom zijn medewerkers de mogelijkheid te geven om in te stappen in een systeem van fietsleasing. Medewerkers zullen met KBC Autolease een fietsleasing-contract kunnen afsluiten.

Een typische fietsleasing heeft een duurtijd van drie jaar met de mogelijkheid om op het einde de fiets over te nemen voor de restwaarde. Inbegrepen zijn pechverhelping, één jaarlijks onderhoud en een verzekering tegen diefstal en totaal verlies. Fietslease en fietsvergoeding zijn combineerbaar. De medewerker is vrij de fiets te gebruiken voor zowel woon-werk als voor privégebruik. Na drie jaar kan een nieuwe fietslease aangegaan worden.

De rechten en plichten van de medewerker verbonden aan de leasefiets zijn opgenomen in een fietspolicy. Deze fietspolicy bevat onder andere:

• wie in aanmerking komt voor de fietsleasing;
• de voorwaarden van de fietsleasing; 
• de gebruiksregels met betrekking tot de leasingfiets;
• de aanvraagprocedure van de leasingfiets; 
• wat op het einde van het contract of bij vervroegde stopzetting.

De betaling van de fiets door de medewerker zal gebeuren onder de vorm van een “loonruil”. Medewerkers krijgen de keuze uit onderstaande vormen van loonruil, die gecumuleerd kunnen worden: 

• tijdelijke verlaging in geldelijke anciënniteit en/of; 
• inruilen van reeds verworven loopbaanspaardagen en/of; 
• inruilen van jaarlijkse vakantiedagen.

Naast deze mogelijkheden onderzoekt het OCMW om ook het inruilen van de eindejaarstoelage mogelijk te maken in het kader van fietsleasing.

De medewerker tekent hiertoe ofwel een addendum bij de arbeidsovereenkomst (contractuele medewerkers) of een akkoord tot inhouding van wedde (statutaire medewerkers).

Door het inleveren van een brutoloon of verlofdagen, krijgt de werknemer extra netto koopkracht terug. Het verschil in loonkost (of uitgespaarde loonkost bij verlofdagen) voor het OCMW enerzijds en het bruto -en netto loon voor de medewerker anderzijds, vormen een zodanige hefboom dat fietsleasing economisch aantrekkelijk wordt voor de werknemers van het OCMW. Verschillen in hefboom tussen contractuelen en statutairen, omwille van een verschil in inhoudingen en patronale bijdragen, zullen wel op een kostenneutrale wijze voor het OCMW gelijk getrokken worden. De bijdrage van het OCMW bovenop het brutoloonverschil zal voor iedere medewerker worden vastgesteld op 20%.

Tijdelijke verlaging in geldelijke anciënniteit

Het gebruikelijk systeem in de private-sector waarbij een vast bruto bedrag wordt afgehouden van het loon, is technisch gezien niet mogelijk voor statutaire medewerkers. Het weddesysteem via vaste loonbarema’s is hiervoor te strikt geregeld. Er zal daarom gewerkt moeten worden met een verlaging in geldelijke anciënniteit. Voor normale fietsen zal een medewerker toekomen met één verlaging van zijn geldelijke anciënniteit (met een verschil in loon). Wanneer dit niet volstaat om de loonruil binnen de 36 maanden af te ronden, zal gekeken worden naar een grotere verlaging van geldelijke anciënniteit (met een verschil in loon). Wanneer de geldelijke anciënniteit niet verlaagd kan worden of de fietsleasing niet binnen de looptijd van de fietsleasing door middel van een verlaging in geldelijke anciënniteit kan worden afgerond, wordt geen fietsleasing toegestaan, tenzij de medewerker kiest voor een andere vorm van loonruil of voor een combinatie met een andere vorm van loonruil. De verlaging in geldelijke anciënniteit is uiteraard tijdelijk en duurt maximaal tot op het ogenblik dat de volledige kostprijs voor de fietsleasing is gecompenseerd.

Fictief voorbeeld bepaling maandbedrag

Netto zal medewerker 46,00 euro minder loon ontvangen.

Loopbaanspaardagen

Enkel de loopbaanspaardagen die op het moment van het afsluiten van de fietsleasing zijn opgebouwd, kunnen ingezet worden voor de ‘loonruil’. Met andere woorden loopbaanspaardagen die opgebouwd worden tijdens de looptijd van het leasingcontract kunnen niet ingezet worden voor de fietsleasing, maar kunnen desgevallend wel ingezet worden wanneer na afloop een nieuw fietsleasingcontract afgesloten wordt. De medewerker kiest hoeveel loopbaanspaardagen hij inzet. 

Jaarlijkse vakantiedagen

Medewerkers kunnen maximaal vijf jaarlijkse vakantiedagen per jaar gedurende de looptijd van de fietsleasing inruilen. De medewerker kiest hoeveel jaarlijkse vakantiedagen hij inruilt, maar dit aantal dient per leasingjaar gelijk te zijn (uitgezonderd eventueel in het laatste leasingjaar).

In bijlage aan dit besluit worden de verschillende vormen van loonruil verder toegelicht met concrete voorbeelden.

Voor medewerkers die dichtbij hun pensioen staan of genieten van toelages, is het inzetten van loopbaanspaardagen en jaarlijkse vakantiedagen voordeliger dan de tijdelijke verlaging in geldelijke anciënniteit:

• voor statutaire medewerkers wordt hun pensioen namelijk berekend op het loon dat ze de laatste 10 (soms nog 5) jaren hebben verdiend. Door hun loopbaanspaardagen en/of jaarlijkse vakantiedagen in te zetten op fietsleasing verliezen ze geen of minder bruto-inkomsten en als gevolg hiervan is ook geen of minder invloed op hun later toegekende pensioenbedrag;
• ook voor medewerkers die regelmatig genieten van de nacht-, zaterdag- of zondagtoelage is het voordeliger om loopbaanspaardagen en/of jaarlijkse vakantiedagen in te zetten voor de fietsleasing. Toelages worden namelijk meestal berekend op basis van het baremaloon. Wanneer het baremaloon verlaagt, verlaagt ook de toelage.

Vroegtijdige beëindiging van de fietsleasing

Mocht het gebeuren dat de fietsleasing vroegtijdig beëindigd moet worden, dan rekent KBC Autolease nv steeds 15% herbeleggingsvergoeding aan op de openstaande boekwaarde. Daarnaast krijgt de medewerker de keuze, net zoals bij de normale beëindiging van de fietsleasing, om de fiets over te nemen of terug te geven aan de leasemaatschappij:

• bij teruggave van de fiets aan KBC Autolease wordt de volgende vergoeding aangerekend: 
  openstaande boekwaarde + 15% herbeleggingsvergoeding - marktwaarde;
• bij overname van de fiets moet de werknemer een overnameprijs betalen die KBC Autolease bepaalt aan de hand van volgende formule: de openstaande boekwaarde + 15% herbeleggingsvergoeding. De medewerker zal na de beëindiging van de fietsleasing niet meer genieten van de voordelen van de fietspolicy, zoals bijstand, verzekering en onderhoud.

Wanneer bij de eindafrekening blijkt dat de medewerker via loonruil al meer of minder heeft afgelost dan dat het OCMW maandelijks moet betalen, volgt een verrekening naar de medewerker toe.

In de volgende situaties is of kan er sprake zijn van een vroegtijdige beëindiging van de fietsleasing:

• uitdiensttreding: bij uitdiensttreding om welke reden ook (ontslag, pensioen, overlijden) stopt het leasingcontract.  Enkel in geval van overlijden zal de herbeleggingsvergoeding gedragen worden door het OCMW Antwerpen;
• afwezigheid van het werk van zes maanden en meer: wanneer een medewerker meer dan 6 maanden voltijds afwezig is van het werk en geen of niet zijn volledig loon ontvangt (bijvoorbeeld wegens ziekte en terugvallen op mutualiteit, disponibiliteit aan 60%, onbetaald verlof, ouderschapsverlof, …) moet de fietsleasing worden herzien. Op dat ogenblik zal blijken dat het deel dat de medewerker betaalt onvoldoende is ten opzichte van de maandelijkse kost die het OCMW moet betalen. Het OCMW zal een herfinancieringsvoorstel doen naar de medewerker om ervoor de zorgen dat er weer een evenwicht komt in de kost voor het OCMW en de bijdrage door de medewerker. Mogelijke pistes op dat ogenblik zijn: extra inruilen van vakantiedagen en/of loopbaanspaardagen, herbekijken weddeverlaging (verlenging, extra schaalverlaging), facturatie van het saldo aan de medewerker. Deze mogelijke pistes vermijden dat de fietsleasing vroegtijdig moet beëindigd worden (met een herbeleggingskost voor de medewerker tot gevolg), maar ook dat behoort tot de mogelijke voorstellen. Bij afwezigheid wegens beroepsziekte en arbeidsongeval geldt bovenstaande niet en blijft het contract gewoon doorlopen;
• regimewijzigingen: ook wanneer een medewerker zijn/haar tewerkstellingsbreuk wijzigt (bv. 80% gaan werken in plaats van 100%) zal de fietsleasing herzien moeten worden en zal dezelfde werkwijze gevolgd worden als bij afwezigheid van 6 maanden en meer.

Bij diefstal en totaal verlies van de leasefiets zal het contract eveneens vroegtijdig beëindigd worden, maar de vergoeding hiervan komt in principe niet te laste van de medewerker maar wordt geregeld via de KBC Fietsverzekering. 

Op 21 februari 2018 (jaarnummer 77) besliste het management comité om in te zetten op fietsleasing volgens een stelsel van ‘loonruil’ als bijkomende maatregel ter ondersteuning van het woon-werkverkeer.

Op 6 juli 2018 (jaarnummer 6318) keurde het college goed om het raamcontract betreffende de fietsleasing te gunnen aan KBC Autolease nv.

Op 30 november 2018 (jaarnummer 10386) keurde het college het principe van de fietsleasing en de fietspolicy goed.

De fietsleasing is in principe budgetneutraal, maar er zijn beperkte financiële gevolgen. De grootte van de financiële gevolgen is niet in te schatten. Bij budgetwijziging 2019 zullen de nodige budgettaire voorzieningen getroffen worden. Zowel het werkgeversaandeel als het werknemersaandeel worden verrekend in het personeelsbudget. Voor het werknemersaandeel wordt loonverrekening toegepast.