Deze beslissing wordt ingetrokken en vervangen door 2022_DCAGSO_00202 dd. 13/6/2022.
Op 21 juni 2019 werd op de raad van bestuur een delegatiebesluit goedgekeurd met betrekking tot de uitvoering van DBFM bouwprojecten en projectspecifieke DBFM - projecten.
Om het DBFM goedkeuringstraject zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, dienen 2 extra delegaties goedgekeurd te worden.
Om verwarring te voorkomen, wordt het goedgekeurd besluit van 21 juni 2019 ingetrokken en vervangen door een nieuw besluit. De toevoegingen en aanpassingen worden in kleur aangeduid.
AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen is bezig met een aantal DBFM projecten, nl
DBFM Scholen van Morgen Project 007 – Antwerpen Campus Cadix : het individueel DBFM contract – Campus Cadix werd goedgekeurd door de raad van bestuur op 23 juni 2017 (2017_ RVBAGSO_00101)
DBFM Scholen van Morgen Project 225 – Wilrijk Topsport Internaat : Het voorcontract en de bundelingsovereenkomst werden door de raad van bestuur goedgekeurd op 25 juni 2016 (2016_RVBAGSO_000192)
Het individueel DBFM-contract – Project 225 – Wilrijk Topsport Internaat werd door de raad van bestuur goedgekeurd op 13 december 2019 (2019_RVBAGSO_000191)
DBFM Scholen van Morgen Project 253 – Antwerpen Technische Campus Blue Gate :
Het voorcontract en de bundelingsovereenkomst werden door de raad van bestuur goedgekeurd op 25 juni 2016 (2016_RVBAGSO_000191)
Het individueel DBFM-contract – Technische campus Blue Gate zal aan de raad van bestuur ter goedkeuring worden voorgelegd.
Projectspecifiek DBFM project Cluster “Antwerpen – Brecht” – Stedelijke basisschool en Stedelijk Lyceum Madras
Projectspecifiek DBFM project Cluster “Antwerpen – Brecht” – De leerexpert Schotensesteenweg (pilootproject van de cluster)
De Clusterovereenkomst voor de projectspecifieke DBFM Antwerpen-Brecht, zoals goedgekeurd door de raad van bestuur op 25 januari 2019 (2019_RVBAGSO_00006)
Volgende delegaties werden reeds goedgekeurd en worden nog gebruikt :
2017_RVBAGSO_00168 : Zekerheidsstelling en delegatie goedkeuring- en handtekeningbevoegdheid
2018_RVBAGSO_00005 : Delegatie goedkeuring- en handtekeningbevoegdheid en vastleggen werkingsmarge
2018_RVBAGSO_00131 : Aanpassingen en Afwijkingen - Delegatie goedkeuringen
Het DBFM Scholen van Morgen Project 007 – Antwerpen Campus Cadix is momenteel volop in uitvoering en maakt gebruik van de huidige delegaties. Hierin blijken echter onduidelijkheden voor te komen omwille van begripsverwarring.
Door de kennis die intussen werd opgebouwd tijdens de uitvoering van dit project zijn deze onduidelijkheden naar boven gekomen en willen we in dit besluit alle delegaties nog een keer duidelijk in kaart brengen. We willen eveneens een aantal bijkomende delegaties laten goedkeuren.
3. Tijdens de uitvoering zijn volgende beslissingen nodig voor de DBFM projecten 'Scholen van Morgen':
Gevallen van Uitstel en Gevallen van Vergoeding :
In het iDBFM contract staan de bepalingen genoteerd wanneer de aannemer zich kan beroepen op een omstandigheid als een Geval van Vergoeding (meerkosten) en een Geval van Uitstel (termijnsverlenging). Alle andere redenen, niet opgenomen in het contract, kunnen geen redenen geven tot een Geval van Uitstel of een Geval van vergoeding.
Wijzigingen Inrichtende Macht of Wijzigingen Promotor :
Indien de Inrichtende Macht na goedkeuring van het definitieve ontwerp of tijdens de uitvoering toch nog wijzigingen aan het ontwerp of de uitvoering wenst aan te brengen kan dit door schriftelijk en gemotiveerd een “verzoek tot Wijziging Inrichtende Macht” te richten aan de Promotor. De promotor kan op dezelfde wijze een wijziging voorstellen aan de inrichtende Macht door middel van een “Wijziging Promotor”. In principe heeft een wijziging steeds een financiële consequentie en mogelijk ook een termijnsverlenging tot gevolg.
Aanpassingen :
Volgens het iDBFM contract, kan de aannemer (via de promotor) tot de definitieve beschikbaarheidsdatum van het project aanpassingen in het ontwerp van dat project voorstellen aan de inrichtende macht. Deze aanpassingen mogen geen verhogingen van de Bruto Beschikbaarheidsvergoeding veroorzaken, moeten van ondergeschikte aard zijn, niet leiden tot aantoonbaar nadelige gevolgen voor de projectactiviteiten en/of onderwijsactiviteiten, geen aanleiding geven tot hogere gebruiks- of onderhoudskosten of andere aantoonbare kosten voor de inrichtende macht en voor het overige in overeenstemming zijn met het bepaalde in dit iDBFM contract. Indien de Aanpassing voldoet aan deze voorwaarden zal de inrichtende Macht schriftelijk toestemming verlenen ( zonder dat daartoe de procedure voorgeschreven in het artikel omtrent Wijzigingen wordt gevolgd)
Afwijkingen van de outputspecificaties (OPS) :
De outputspecificaties zoals opgenomen in het iDBFM contract vormen een standaard waaraan de geplande werken moeten voldoen. Tijdens het ontwerp kunnen reeds door het Basisteam diverse afwijkingen en verduidelijkingen opgemaakt worden omdat niet aan de outputspecificaties kan voldaan worden. Dit overzicht van afwijkingen wordt opgenomen in de bijlagen van het iDBFM-contract en goedgekeurd door Agion. Tijdens de uitwerking van de details door de dBM-aannemer is het mogelijk dat sommige vooropgestelde outputspecificaties niet kunnen gehaald worden binnen het huidige vergunde en goedgekeurde ontwerp. De aannemer maakt samen met het basisteam een studie op die het probleem weergeeft. In eerste instantie zal steeds door de Afgevaardigd Bouwheer gevraagd worden om het probleem op te lossen, zonder dat hiervoor een afwijking op de Outputspecificaties nodig is. Enkel wanneer de diverse eisen samen niet compatibel zijn binnen het ontwerp kan een voorstel voor een aanvraag tot afwijking van de outputspecificaties opgemaakt worden. Dit voorstel wordt voorgelegd aan de inrichtende macht ter goedkeuring. Daarna wordt dit voorstel voorgelegd aan AGIOn ter goedkeuring. Pas na goedkeuring door AGIOn is de afwijking definitief aanvaard.
Ondertekenen Voorlopig en Definitief BeschikbaarheidsCertificaat (VBC en DBC) en Definitieve Oplevering (DO):
In het DBFM project Scholen van Morgen is de procedure voor de voorlopige en definitieve oplevering als volgt :
1/Voorlopig Beschikbaarheidscertificaat (VBC)
Twee maanden voor de voorlopige oplevering wordt er een Voorlopige Beschikbaarheidsdatum gepland. De Voorlopige Beschikbaarheidsdatum (VBD) is het moment waarop het Voorlopig Beschikbaarheidscertificaat (VBC) wordt afgegeven door de Inrichtende Macht indien de instelling voldoet aan de Voorlopige Beschikbaarheidseisen.
Het gevolg van de het afleveren van het VBC is
Het basisteam adviseert de Afgevaardigd Bouwheer door middel van een adviesrapport met betrekking tot de aanvaarding van de voorlopige oplevering en het VBC. Dit advies wordt voorafgegaan door verschillende rondgangen en door controle van alle af te leveren documenten en attesten.
De afgevaardigd Bouwheer maakt dit advies over aan de Inrichtende Macht en aan de aannemer.
Op de dag van de Geplande Voorlopige Beschikbaarheidsdatum :
a/ geeft het basisteam opnieuw een rondleiding
b/ legt de aannemer de keuringen en attesten ter kennisname voor aan de Inrichtende Macht
c/ worden de formaliteiten afgehandeld in het kader van de afgifte van het VBC en verlening van de Voorlopige Oplevering.
2/ Definitief beschikbaarheidscertificaat (DBC)
Er wordt gestreefd om binnen de 2 maanden (max. 12 maanden) na VBC alle punten en opmerkingen van voorbehoud weg te werken en het definitief beschikbaarheidsdossier (as built dossier) af te leveren. Op dat moment wordt een Proces Verbaal van vaststelling opgesteld en ter ondertekening aan alle partijen voorgelegd.
12 maanden na ondertekening VBC wordt het Definitief Beschikbaarheidscertificaat voorgelegd.
Het Definitief Beschikbaarheidscertificaat kan enkel worden afgeleverd indien :
3/ Definitieve Oplevering (DO)
Minimum 11 maanden na het ondertekenen van het Proces Verbaal van vaststelling kan de Definitieve Oplevering worden uitgevoerd op verzoek van de aannemer. Als er wordt erkend dat de werkzaamheden in schijnbaar perfecte staat verkeren, zal een Proces-Verbaal van Definitieve Oplevering worden opgesteld.
1. Projectspecifieke DBFM-projecten
Hoewel AG Vespa werd aangesteld als lasthebber, zijn zij niet bevoegd om alle beslissingen te nemen. Deze afspraken werden reeds genoteerd binnen de lastgevingsovereenkomst.
a. Omdat binnen de DBFM-procedures strakke timingen worden aangehouden en beslissingen vaak snel genomen moeten worden, worden volgende besluiten gedelegeerd. Deze besluiten bevatten geen financiele gevolgen:
- kennisname selectieleidraad
- kennisname selectieverslag – en beslissing
Bovenstaande kennisnames liggen binnen de goedkeuringsbevoegdheid van AGIOn en worden enkel ter kennisname voorgelegd. Deze kennisname zal ondertekend worden de Manager Vastgoedprojecten en valt niet onder dit delegatiebesluit.
- goedkeuring gunningsbestek, bijlagen en DBFM overeenkomst
De goedkeuring en de handtekenbevoegdheid betreffende bovenstaande documenten delegeert de raad van bestuur aan het directiecomité. Hierover wordt jaarlijks gerapporteerd aan de raad van bestuur.
- goedkeuring geactualiseerd bestek
- goedkeuring BAFO bestek
- goedkeuring beoordelings – en rangschikkingsverslag en aanduiden voorkeursbieder
- goedkeuring omgevingsvergunningsaanvragen
De goedkeuring en de handtekenbevoegdheid betreffende bovenvernoemde documenten delegeertde raad van bestuur aan het directiecomité die het op haar beurt subdelegeert naar de manager Vastgoedprojecten.Hierover wordt jaarlijks gerapporteerd aan de raad van bestuur.
b. Volgende beslissingen binnen de projectspecifieke DBFM-projecten zullen niet gedelegeerd worden, omdat het gaat over belangrijke contractuele beslissingen of beslissingen met financiële gevolgen. Deze zullen wel via een besluit goedgekeurd dienen te worden door de raad van bestuur:
- goedkeuring gunningsverslag – en beslissing
- goedkeuring definitieve DBFM overeenkomsten voor contract close
- financial Close Certificaten
Om de inhoud van de volgende documenten te verduidelijken, volgt hier een overzicht van de procedure van de projectspecifieke DBFM-projecten:
Selectiefase
Er werd een mandaat verleend aan AGIOn om op te treden als aanbestedende overheid tijdens de selectiefase. De selectieleidraad wordt gepubliceerd en de selectiebeslissing wordt genomen door AGIOn. De beslissingen met betrekking tot de selectiefase worden enkel ter kennisgeving voorgelegd. Binnen de selectiefase wordt een sumiere beschrijving van de projecten binnen een selectieleidraad gepubliceerd. Consortia kunnen hierbinnen een selectiedossier aanbieden. AGIOn selecteert binnen deze dossiers max 5 partijen die mogen meedoen aan de onderhandelingsfase. Het proces naar deze keuze wordt beschreven binnen het selectieverslag. De uiteindelijke beslissing wordt weergegeven in de selectiebeslissing.
Onderhandelingsfase
Binnen de onderhandelingsfase worden het gunningsbestek, DBFM-overeenkomsten en bijhorende bijlages verzonden naar de geselecteerde kandidaten. Het gunningsbestek omvat o.a. de gedetailleerde projectdefinitie van het project en bijlages. De DBFM-overeenkomst omvat de algemene bepalingen van het project waaronder de outputspecificaties. De inschrijvers dienen een voorontwerp van het pilootproject en schetsontwerpen van de overige projecten in.Naar aanleiding van onderhandelingen wordt het bestek geactualiseerd. Uiteindelijk wordt er met één of meerdere inschrijvers een BAFO (Best And Final Offer)-bestek onderhandeld. Hierna wordt de voorkeursbieder gekozen, deze procedure wordt weergegeven binnen het beoordelings- en rangschikkingsverslag.
Voorkeursbiederfase
Binnen deze fase werkt de voorkeursbieder het pilootproject uit tot een omgevingsvergunningsaanvraagdossier en worden de DBFM-overeenkomsten onderhandeld. Deze fase eindigt wanneer de omgevingsvergunning van het pilootproject goedgekeurd is door de Stedenbouwkundige dienst. Binnen deze fase worden de andere projecten verder uitgewerkt naar voorontwerpen.
Gunningsfase en fase contract close
Binnen deze fase wordt de uiteindelijke gunning gedaan van het consortium. Deze beslissing wordt vastgelegd in het gunningsverslag en - beslissing. De definitieve onderhandelde DBFM-contracten worden goedgekeurd. Het financial close certificaat, waarbinnen de financiering definitief wordt vastgelegd, van het pilootproject wordt ondertekend.
Deze beslissingen worden genomen door de raad van bestuur en niet verder gedelegeerd.
Financial close niet-pilootprojecten
Ook voor niet-pilootprojecten worden de financial close certificaten ondertekend.
2. DBFM 'Scholen Van Morgen'
Ontwerp iDBFM en iDBFM contract
Omdat de goedkeuringstermijn van het ontwerp iDBFM contract voor de publicatie slechts 2 weken bedraagt voor de Inrichtende Macht en om eveneens geen vertragingen op te lopen bij het goedkeuren van het definitief iDBFM contract en daaraan gekoppeld het ondertekenen van het contract, vestigen zakelijk recht en geven van het aanvangsbevel delegeert de raad van bestuur de goedkeuring en de handtekenbevoegdheid naar het directiecomité. Hierover wordt jaarlijks gerapporteerd aan de raad van bestuur.
Gevallen van uitstel en vergoeding + wijzigingen IM en Promotor
Omdat het tijdens de uitvoering van de werken van de DBFM projecten van groot belang is snel in te spelen op Gevallen van Uitstel, Gevallen van Vergoeding en Wijzigingen Inrichtende Macht en Wijzigingen Promotor zodat geen vertraging optreedt door toedoen van het Stedelijk Onderwijs en de raad van bestuur maandelijks is en eventuele beslissingen sneller dienen genomen te worden, delegeert de raad van bestuur de goedkeuring en de handtekeningbevoegdheid voor Gevallen van Uitstel en Gevallen van Vergoeding en voor Wijziging Inrichtende Macht en Wijziging Promotor, die zich tijdens de uitvoering van de werken voordoen en waarbij mogelijks een budgetwijziging en/of termijnsverlenging kunnen voorkomen, naar het directiecomité. Hierover wordt jaarlijks gerapporteerd aan de raad van bestuur.
Aanpassingen en afwijkingen
Omdat tijdens de uitvoering van de werken van de DBFM Scholen van Morgen projecten van groot belang is snel in te spelen op Aanpassingen en Afwijkingen OPS zodat geen vertraging optreedt door toedoen van het Stedelijk Onderwijs en omdat de raad van bestuur maandelijks is en eventuele beslissingen sneller dienen genomen te worden, delegeert de raad van bestuur de goedkeuring en de handtekeningsbevoegdheid voor Aanpassingen en Afwijkingen OPS, waarbij geen budgetwijziging en/of termijnsverlenging gepaard gaan, die zich tijdens de uitvoering van de werken voordoen naar het directiecomité. Het directiecomité subdelegeert dit vervolgens naar de manager Vastgoedprojecten. Indien de goedkeuring van de Aanpassing en/of Afwijking OPS mogelijk een impact heeft op de gebruikers zal de manager Vastgoedprojecten beslissen om de goedkeuring ervan voor te leggen aan de betrokken directies.
VBC, DBC en DO
Vermits de Geplande Voorlopige, Definitieve Beschikbaarheidsdatum en Definitieve oplevering afhankelijk is van vele factoren en op het allerlaatste moment nog kan wijzigen, en vermits de bevoegde persoon ter plaatse aanwezig moet zijn gedurende een ganse dag voor de rondgang en formaliteiten, en vermits de projectleider Vastgoedprojecten op regelmatige tijdstippen de werfvergaderingen bijwoont en bijgevolg op de hoogte is van de inhoud van het dossier, is de projectleider de aangewezen persoon om de documenten (certificaten) te ondertekenen.
Hypothecair mandaat en het stellen of verlengen van een zekerheidsinstelling of bankgarantie
Om geen vertragingen op te lopen bij het goedkeuren van het definitief iDBFM contract en daaraan gekoppeld het geven van een hypothecair mandaat en het stellen of verlengen van een zekerheidsinstelling of bankgarantie delegeert de raad van bestuur de goedkeuring en de handtekeningsbevoegdheid naar het directiecomité. Hierover wordt jaarlijks gerapporteerd aan de raad van bestuur.
Opdrachtencentrale van het DBFM-programma
In de aanloop naar de goedkeuring van het definitief ontwerp van het iDBFMcontract zal er door de Inrichtende Macht opnieuw een beslissing genomen moeten worden betreffende het beroep doen op de opdrachtencentrale van het DBFM-programma. Dit document is analoog aan het document dat ondertekend werd bij het voorcontract. Om geen vertragingen op te lopen bij het goedkeuren van het definitief iDBFM contract en daaraan gekoppeld de goedkeuring om beroep te doen op de opdrachtencentrale van het DBFM-programma delegeert de raad van bestuur de goedkeuring en de handtekeningsbevoegdheid naar het directiecomité.
Volgens artikel 236 Decreet Lokaal Bestuur kunnen de statuten de raad van bestuur toelaten om bevoegdheden van dagelijks bestuur toe te vertrouwen aan een directiecomité, met de mogelijkheid om te subdelegeren aan personeelsleden.
Artikel 15 en 23 van de statuten van AG SO voorzien deze delegatie en subdelegatie.
Gezien de totale projectkost > € 250.000 incl. btw heeft de raad van bestuur de beslissingsbevoegdheid.
niet van toepassing
niet van toepassing
Dit besluit heeft in principe geen financiële gevolgen.
De raad van bestuur beslist om het goedgekeurd besluit van 21 juni 2019 - DBFM 'Scolen van Morgen' projecten en Projectspecifieke DBFM-projecten_ Delegatie beslissingsbevoegdheid en handtekeningsbevoegdheid (2019_RVBAGSO_00110) - in te trekken en dit nieuw besluit goed te keuren.
In uitvoering van volgende iDBFM-overeenkomsten
delegeert de raad van bestuur van het Autonoom Gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs Antwerpen volgende goedkeuringen en handtekenbevoegdheid naar het directiecomité voor de DBFM 'Scholen Van Morgen'-projecten:
Jaarlijks rapporteert het directiecomité aan de raad van bestuur over de genomen beslissingen.r
In uitvoering van de in artikel 1 genoemde iDBFM-overeenkomsten delegeert de raad van bestuur van het Autonoom Gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs Antwerpen volgende beslissingen en handtekenbevoegdheid naar het directiecomité voor de projectspecifieke DBFM-projecten:
Jaarlijks rapporteert het directiecomité aan de raad van bestuur over de genomen beslissingen.
In uitvoering van de in artikel 1 genoemde iDBFM-overeenkomsten delegeert de raad van bestuur volgende goedkeuringen en de handtekenbevoegdheid naar het directiecomité die het op haar beurt subdelegeert naar de manager Vastgoedprojecten voor de DBFM 'Scholen Van Morgen'- projecten:
In uitvoering van de in artikel 1 genoemde iDBFM-overeenkomsten delegeert de raad van bestuur het ondertekenen en paraferen van alle documenten in verband met het voorlopige en definitieve beschikbaarheidscertificaat en het Proces Verbaal met Vaststelling van voltooiing van de werken, met inbegrip van het samenvattend addendum aan het iDBFM-contract naar het directiecomité die het op haar beurt subdelegeert naar de projectleider van de dienst Vastgoedprojecten, die door de manager Vastgoedprojecten voor het betreffende dossier werd toegewezen.
De raad van bestuur van het Autonoom Gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs Antwerpen delegeert de beslissingsbevoegdheid en handtekeningsbevoegdheid voor het geven van een hypothecair mandaat en het stellen of verlengen van een zekerheidsinstelling of bankgarantie naar het directiecomité.
Jaarlijks rapporteert het directiecomité aan de raad van bestuur over de genomen beslissingen.
De raad van bestuur van het Autonoom Gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs Antwerpen delegeert de beslissingsbevoegdheid en handtekeningsbevoegdheid om beroep te doen op de opdrachtencentrale van het DBFM- programma naar het directiecomité.
Jaarlijks rapporteert het directiecomité aan de raad van bestuur over de genomen beslissingen.
Uitvoering beslissing:
Patrimonium - vastgoedprojecten