2020_RVBAGSO_00031 - Patrimonium vastgoedprojecten - SO/17/1472440 - Stedelijke basisschool De Vlinderboom, afdeling Vlinder - Te Boelaarpark 5 te 2140 Borgerhout - werken (brand)veiligheid en bewoonbaarheid & totaalrenovatie voormalig koetshuis - Gunning perceel 1 + budgetverhoging - Goedkeuring

Gunning

De offerte bedraagt € 3 148 947,20 incl btw.

Dit perceel was voorzien en werd geraamd op € 2 868 469,57 incl. btw (raming fase aanbesteding).

Het verschil bedraagt € 280 477,63.

Reden overschrijding raming:

Het project bestaast uit twee fases. Fase 1 werd geraamd op € 942 529,44 incl. btw, de offerte bedraagt € 1 006 056,49 incl. BTW. Fase 2 werd geraamd op € 1 925 940,13 incl. btw, de offerte bedraagt € 2 142 890,71. 

Het grootste verschil zit dus in fase 2, de meest complexe en ingrijpende fase van de werken. Voor beide fases zitten de afwijkingen in dezelfde onderdelen. In het gedeelte binnenafwerking enerzijds en het gedeelte technieken (eleckriciteit, verwarming, ventilatie en sanitair) anderzijds.

De eenheidsprijzen van de binnenafwerking liggen hoger dan standaardprojecten door de slechte toegankelijkheid van de werf. Veel materiaal moet manueel (dus met mankracht) binnen gebracht worden en kan niet machinaal en in bulk aangeleverd worden. De eenheidsprijzen van de technieken liggen hoger door de huidige conjunctuur in de bouw. Door het vele werk zijn vooral de aannemers voor technische installaties overbevraagd, waardoor het voor algemene aannemers moeilijk is om (goede) prijzen te verkrijgen. Dit werd reeds gemeld in de aanbestedingstermijn van de initiële offerte, waardoor uiteindelijk beslist werd om de datum indiening van de eerste offerte met twee weken te verlaten. Dit werd ook opnieuw gemeld door de aannemers tijdens de onderhandelingen. 

Bovendien zijn er na de goedkeuring van de scopewijziging nog 4 percelen bijgekomen met een totale extra bouwkost van  € 88 522,02 incl. btw tot gevolg

Impact projectkost:

Door bij de gunning van dit perceel over te gaan naar status gunning, genereren we een nieuwe projectkost. De erelonen en werkingsmarge worden bij deze status ook aangepast.

In onderstaande tabel staat een oplijsting van de verschillende onderdelen van de projectkost (alle bedragen incl. btw). Een deel van de bouwkost is gebaseerd op een raming van PAT/VP.

Het budget, opgenomen in de meerjarenplanning 2020-2025, categorie DB is niet toereikend.

Agion

Het dossier betreft een Agion dossier.

Het werd ingediend op de reguliere pot 2019.

Er is reeds een principeakkoord.

Het bedrag van het principeakkoord bedraagt € 1 000 000.

Er werd reeds voorzien om een verhoging aan te vragen op de reguliere pot 2020. Dit bedrag werd geraamd op € 798 725,94. Op basis van het huidig goed te keuren gunningsbedrag kan dit bedrag opgetrokken worden tot € 1 438 228,75, waardoor het totale subsidiebedrag voor dit project € 2 438 228,75 bedraagt. 

Gezien de projectkost ≥ € 250 000 incl. btw heeft de raad van bestuur de beslissingsbevoegdheid.

Op 23/02/2018 heeft de raad van bestuur het projectvoorstel van bovenvermeld project goedgekeurd voor een totale projectkost van € 2 428 389,82.

Op 2/07/2018 beslist het directiecomité om Architectenbureau Vanhecke en Suls bvba, Schoonselstraat 5, 2610 Wilrijk aan te stellen voor het opmaken van de opdrachtdocumenten voor bovenvermelde opdracht.

Op 26/04/2019 heeft de raad van bestuur de wijziging van scope, budget en timing van bovenvermeld project goedgekeurd voor een totale projectkost van € 3 496 351,39.

Het project omvatte volg percelen:

• Perceel 1: algemene aanneming van werken.

Na opstart van het project bleken volgende percelen nog nodig:

• Perceel 2: toegangscontrole (raamcontract);
• Perceel 3: specifieke netwerkinfrastructuur voor de nieuwe data-installatie (Digipolis);
• Perceel 4: nieuwe digiborden (Digipolis);
• Perceel 5: vernieuwen en verzwaren nutsaansluiting elektriciteit (nutsmaatschappij Fluvius).

Deze beslissing betreft de gunning voor de werken van perceel 1.

Bij deze gunning wordt de status van de projectfiche op ‘gunning’ gezet.

Gunning

De gunningsprocedure waarvoor gekozen is de mededingingsprocedure met onderhandeling. Een aantal specifieke omstandigheden hebben een grote impact op de complexiteit van de opdracht, waardoor voorafgaandelijke onderhandelingen noodzakelijk zijn:

1. de school is gelegen in het park. Dit heeft beperkende gevolgen voor de werftoegang en de mogelijkheid tot inrichting van een werfzone (buiten het schoolterrein);
2. de renovatiewerken zullen opgesplitst worden in 2 fases. Op elke fase is een niet onderhandelbare uitvoeringstermijn van toepassing die bepaald wordt door de nodige verhuisbewegingen die voor, tussen en na de werken dienen uitgevoerd te worden en door de oplossing voor de tijdelijke huisvesting (tijdelijke vergunning);
3. de school zal gedeeltelijk in gebruik blijven tijdens de uitvoering van de werken. Hierdoor zijn er extra maatregelen te nemen in zake veiligheid en zijn er ook de nodige restricties in zake werfinrichting (op het schoolterrein).

Architectenbureau Vanhecke en Suls bvba maakte hiertoe het bestek SO/17/1472440 op. Het enige gunningscriterium is prijs. 

De gekozen procedure bestaat uit twee fases: een eerste fase betreft het indienen van een aanvraag tot deelneming, de tweede fase betreft de indiening van de eigenlijke offertes (enkel met de weerhouden kandidaten van de eerste fase).

Op 02/09/2019 werd een aanvraag tot indiening deelneming gepubliceerd. Op 07/10/2019 werd door volgende aannemers een kandidatuurstelling ingediend:

1. Aanneming Vegaudi bvba, Pulsebaan 41 b1 te 2242 Pulderbos;
2. Algemene Ondernemingen August Van Cauter N.V., Moorstraat 20 bus 1 te 2870 Breendonk;
3. Brebuild Algmeen Bouwbedrijf NV, Schouwkensstraat 10 te 2030 Antwerpen;
4. Dhulst' nv, Antwerpsesteenweg 65 te 2500 Lier;
5. Dillen Bouwteam nv, Puttestraat 15 te 2490 Balen;
6. Monument Goedleven nv, Pauwelslei 186 te 2930 Brasschaat;
7. THV Pic bvba, Leeweg 24 9270 Laarne en Bouwbedrijf Van Der Kinderen nv, Kruibekestraat 130 te 9150 Bazel.

Op 29/11/2019 heeft de raad van bestuur al de ingediende kandidatuurstellingen in het kader van de opgestarte mededingingsprocedure met onderhandeling goedgekeurd. Op 03/12/2019 werd door volgende aannemers een eerste offerte ingediend:

Algemene Ondernemingen August Van Cauter N.V.diende dus geen offerte in.

De specifieke omstandigheden die aanleiding gaven tot de toepassing van de mededingingsprocedure werden uitgebreid gekaderd in de opdrachtdocumenten. Vanwege de impact van deze omstandigheden op de opdracht stond in de opdrachtdocumenten expliciet dat een plan van aanpak dat rekening hield met deze omstandigheden mee onderwerp was van de onderhandelingen.

Inschrijvers dienden met het oog op deze onderhandelingen bij de eerste offerte de volgende informatie toe te voegen over hun plan van aanpak:

1. een uitgebreide en gedetailleerde werkplanning (dagplanning) van de uit te voeren werken met daarin een aantal specifiek omschreven sleutelmomenten;
2. een werfinrichtingsplan m.b.t. de uitvoering van fase 1;
3. een werfinrichtingsplan m.b.t. de uitvoering van fase 2.

De opdrachtdocumenten gaven bij elk van deze documenten aan wat de minimaal vereiste inhoud was met het oog op de geplande onderhandelingen. In de opdrachtdocumenten stond daarnaast expliciet dat deze documenten behandeld en besproken zouden worden bij elke onderhandelingsronde, dat ze moesten worden toegevoegd aan de initiële offerte en dat het ontbreken van deze documenten gold als een substantiële onregelmatigheid.

De offerte van de THV Pic bvba en Bouwbedrijf Van Der Kinderen nv bevatte geen enkel van de documenten met betrekking tot het plan van aanpak zoals opgelegd in de opdrachtdocumenten. De offerte is daarmee substantieel onregelmatig.

De offerte van de THV D’hulst en Beneens J. en Zonen bvba bevatte niet alle documenten met betrekking tot het plan van aanpak, meer bepaald werd de uitgebreide en gedetailleerde werkplanning (dagplanning) van de uit te voeren werken met daarin een aantal specifiek omschreven sleutelmomenten niet toegevoegd. De offerte is daarmee substantieel onregelmatig.

Gelet op het belang van het plan van aanpak voor de onderhandelingen, zoals uitgebreid gemotiveerd in de opdrachtdocumenten, beslist de raad van bestuur om de vastgestelde substantiële onregelmatigheden niet te regulariseren. In toepassing van artikel 76 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 worden de substantieel onregelmatige offertes nietig verklaard.

Bijgevolg werden enkel onderstaande aannemers uitgenodigd voor onderhandelingsgesprekken, aansluitend werd gevraagd om op 19/02/2020 een definitieve bieding in te dienen:  

1. Aanneming Vegaudi bvba, Pulsebaan 41 b1 te 2242 Pulderbos;
2. Brebuild Algmeen Bouwbedrijf NV, Schouwkensstraat 10 te 2030 Antwerpen;
3. Dillen Bouwteam nv, Puttestraat 15 te 2490 Balen;
4. Monument Goedleven nv, Pauwelslei 186 te 2930 Brasschaat.

Uit het prijsonderzoek kwam geen abnormaal karakter naar voren bij de totale offertebedragen of bij de niet-verwaarloosbare posten.

De uitvoering van perceel 1 wordt opgesplitst in 2 fases:

• fase 1 - werken (brand)veiligheid en bewoonbaarheid gebouw met turnzaal en refter:
• voorziene startdatum: 03/08/2020;
• voorziene einddatum: 23/06/2021.
• fase 2 - werken (brand)veiligheid en bewoonbaarheid sanitair gebouw en totaalrenovatie voormalig koetshuis:
• startdatum: 02/08/2021;
• einddatum: 08/07/2022.

In toepassing van artikel 38 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij mededingingsprocedure met onderhandeling.