Samenstelling stedelijk IT-budget 2020
Het IT-budget 2020 bestaat uit verschillende dotaties aan Digipolis. Onderstaande bedragen zijn na IKA-aanpassingen en inclusief overdracht:
| Algemene exploitatiedotatie | 36.594.265,12 euro |
| Specifieke exploitatiedotatie | 4.185.194,88 euro |
| Algemene investeringsdotatie | 8.205.630.85 euro |
| Specifieke investeringsdotatie | 16.862.326,95 euro |
De algemene exploitatiedotatie bevat de eigen werkingsmiddelen van Digipolis en alle recurrente kosten die in kaart werden gebracht in december 2019.
De specifieke exploitatiedotatie is het deel van het restbudget uit de vorige legislatuur dat zal bestemd worden voor investeringsprojecten. Bij de aanpassing van het meerjarenplan zal dit budget integraal worden toegevoegd aan de specifieke investeringsdotatie voor projecten.
De algemene investeringsdotatie bevat alle middelen voor lifecycle management, vervangingen van bestaande ACPaaS-componenten, middelen voor nieuwe ACPaaS-componenten en cybersecurity.
De specifieke investeringsdotatie bestaat uit volgende componenten:
| 1) Het aanmoedigingsfonds |
| 2) Nieuwe generieke componenten |
| 3) Vervanging materiaal Webpunten |
| 4) ACPaaS-componenten innovatie |
| 5) Inclusief IOT-platform en DXP |
| 6) Continuïteitsverzekerende projecten |
| 7) Overige goedgekeurde projecten |
Nieuwe flow projectaanvragen
De nieuwe, gemotiveerde projectvoorstellen werden aangeleverd op 31 januari 2020 in de toepassing ORBA. De toepassing werd uitgebreid zodat deze niet enkel kan dienen om lopende projecten op te volgen, maar ook om projectvoorstellen een validatieflow te laten doorlopen. Hierdoor hebben programma-, projectleiders en klantcoördinatoren van Digipolis een overkoepelend zicht op alle projecten die de validatieflow doorlopen, alsook op de voortgang van goedgekeurde projecten.
De nieuwe validatieflow werd positief onthaald maar er zijn zeker ook nog verbeterpunten. Daarom is er een “business case template” opgesteld om de kwaliteit van de projectvoorstellen te verhogen (jaarnummer 00068).
Resultaat herijkingsoefening
Het college besliste op 20 december 2019 (jaarnummer 10727) om een herijkingsoefening te doen van de goedgekeurde continuïteitsverzekerende en overige projecten. Deze oefening bevat een projectplanning waardoor budgetten in de tijd kunnen gespreid worden en een budgetverfijning.
Deze herijkingsoefening leverde echter geen nieuwe budgettaire ruimte op binnen het meerjarenplan 2020-2025. Uit de oefening bleek wel dat de planning van een aantal uitgaven kon aangepast worden. Hierdoor werd er in totaal 947.927,00 euro doorgeschoven van 2020 naar de komende jaren.
De herijkingsoefening leidde ook tot een aanpassing in het goedgekeurde investerings- en exploitatiebudget. In totaal moet er 712.787,00 euro verschoven worden van investerings- naar exploitatiebudget. Deze verschuiving wordt doorgevoerd bij de eerste aanpassing van het meerjarenplan.
Ingediende projectaanvragen
Er werden 30 nieuwe projectvoorstellen ingediend. Het ging om 6 projecten die kunnen gecategoriseerd worden als continuïteitsverzekerend (onderdeel 6 van de specifieke investeringsdotatie) en 24 nieuwe projecten.
Er werd ook een projectvoorstel ingediend om de kosten te dekken voor branddetectie in het kader van de renovatie van de brandweerkazerne te Linkeroever. Dit voorstel zal gefinancierd worden door een verschuiving van extra (bouw-) budget vanuit Vastgoed.
Om deze 6 continuïteitsverzekerende voorstellen uit te voeren is er een budget nodig van 274.464,00 euro, waarvan 194.904,00 euro investeringsbudget en 79.560,00 euro exploitatiebudget. Het gaat om:
De exploitatiekosten voor een bedrag van 79.560 euro worden vanuit de specifieke investeringsdotatie integraal toegevoegd aan de algemene werkingsdotatie van Digipolis. Deze verschuiving gebeurt bij de eerste aanpassing van het meerjarenplan.
Ingediende projectaanvragen aanmoedigingsfonds
Het centrale aanmoedigingsfonds (onderdeel 1 van de specifieke investeringsdotatie) wil strategische, transversale projecten cofinancieren of financieren. Het managementteam adviseert om 4 projecten te weerhouden.
Het projectvoorstel CRS_P – optimalisatie buitenlandse adressen kan met interne mandagen uitgevoerd worden. Dit project wordt integraal gefinancierd vanuit de algemene werkingsdotatie (personeelsmiddelen Digipolis).
Om de overige 3 transversale projecten uit te voeren is er 752.138,00 euro nodig. Het gaat om:
De exploitatiekosten voor een bedrag van 396.119,00 euro worden vanuit het investeringsbudget van het aanmoedigingsfonds integraal toegevoegd aan de algemene werkingsdotatie van Digipolis. Deze verschuiving gebeurt bij de eerste aanpassing van het meerjarenplan.
Projecten in het kader van gemeenschappelijke platformen
In maart worden er tijdens de stuurgroep Digitale transformatie over de gemeenschappelijke platformen (onderdeel 2 van de specifieke investeringsdotatie) de volgende projectvoorstellen geëvalueerd:
Smart city dossiers
In 2020 is er een budget van 950.000,00 euro om smart city business projecten op te starten. Bij de opmaak van het meerjarenplan 2020-2025 werd dit voorzien op budgetadres SUB_NR/INTERN/2000/5209000000/6496600/2LWS060302A00000/2SA060590.
Personeel & Organisatie stelt voor om via dit budget 2 IT-projecten te financieren:
Voor deze 2 projecten zal er 74.992 euro worden overgedragen als een investeringstoelage aan Digipolis. Het bedrag van 59.755 euro zal integraal worden toegevoegd aan de algemene werkingsdotatie van Digipolis. De overdracht vanuit het centrale budget van P&O gebeurt bij de eerste aanpassing van het meerjarenplan.
Voor de uitbreiding van de sensoren is de voorwaarde dat dit project snel kan uitgevoerd worden en dat de data maximaal ter beschikking wordt gesteld in het kader van smart city. De bedrijfseenheid Stadsbeheer dient zelf middelen te voorzien voor de installatie van de sensoren.
Beschikbaar budget 2021-2025
Omdat er voor 2021-2025 minder investeringsbudget voor projecten voorzien is dan in 2020 adviseert het managementteam om enkel de hoogst noodzakelijke continuïteitsverzekerende projectaanvragen goed te keuren. Het investeringsbudget dat in 2020 geen bestemming heeft, kan bij een tweede aanpassing van het meerjarenplan verschoven worden naar 2021 en de volgende jaren.
Het managementteam adviseert om het toegekende budget voor de overige goedgekeurde projecten kritisch te bekijken alvorens nieuwe projecten op te starten in 2020.
Financiering
In september 2020 volgt er een evaluatie en bijsturing naar aanleiding van de resultaten van de audit op de werking van Digipolis (jaarnummer 9132). De recurrente kosten van alle projectvoorstellen zijn onderdeel van deze tweede herijkingsoefening en de tweede aanpassing van het meerjarenplan.
Resolutie 556 van het bestuursakkoord 2019-2024 bepaalt dat de stad Antwerpen maximaal blijft inzetten op een verdere digitalisering van de eigen werking.
Op 26 juni 2019 (jaarnummer 172) besliste het managementteam een stuurgroep digitale transformatie op te richten die de projecten met IT-componenten evalueert, opvolgt en prioriteert. De leden zijn de leden van het directeursoverleg.
Op 8 november 2019 (jaarnummer 9132) besliste het college om een externe performantie-audit uit te laten voeren op de werking van Digipolis.
Op 22 november 2019 (jaarnummer 9570) keurde het college de opmaak van het meerjarenplan 2020-2025 goed. In het meerjarenplan werd het IT-budget van de stad (projectdotaties aan Digipolis) gecentraliseerd bij de beleidsdoelstelling innovatie en digitalisering (2LWS06).
Op 20 december 2019 (jaarnummer 10727) besliste het college om de IT-portefeuille voor 2020-2025 centraal te beheren, en keurde het college de cyclische aanpak van de budgetverdeling goed. Het college nam ook kennis van de herijkingsoefening met een budgetverfijning tegen februari 2020 en de mogelijkheid om nieuwe projectvoorstellen (al dan niet voor transversale projecten) voor 2020 in te dienen bij de stuurgroep digitale transformatie tegen uiterlijk 31 januari 2020.
Het college neemt kennis van het IT-budget 2020 bestaande uit een algemene en specifieke exploitatie- en investeringsdotatie.
Het college neemt kennis dat de herijkingsoefening geen nieuwe budgettaire ruimte heeft opgeleverd binnen het meerjarenplan 2020-2025. Doordat de planning kon aangepast worden van een aantal uitgaven is in 2020 de budgettaire ruimte wel toegenomen met 947.927,00 euro en met hetzelfde bedrag afgenomen in 2021.
Het college beslist om een tweede herijkingsoefening door te laten gaan in september 2020. Op dit moment moeten de nieuwe projectvoorstellen worden ingediend voor 2021 zodat dan het budget kan toegewezen worden voor 2021.
Het college beslist om de 6 continuïteitsverzekerende voorstellen uit te voeren voor een budget van 274.464,00 euro.
Het college beslist om de 4 transversale projectvoorstellen uit te voeren voor een budget van 752.138,00 euro, afkomstig van het aanmoedigingsfonds.
Het college beslist om de 2 smart city projectvoorstellen uit te voeren voor een budget van 134.747,00 euro, afkomstig uit het smart city budget.
Het college beslist om de exploitatiekosten van de toegekende projecten over te dragen vanuit de specifieke investeringsdotatie bij de eerste aanpassing van het meerjarenplan.