Artikel 56, §3, 4° van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
Het huidige bibliotheeksysteem wordt momenteel op een oneigenlijke manier gebruikt als tijdelijke oplossing voor het reserveren van studieplekken. Tijdens drukke examenperiodes kunnen studenten placemats uitlenen aan de balie om zich van een plek te verzekeren. Deze oplossing heeft echter heel wat nadelen. Studenten moeten bijvoorbeeld naar de bib gaan om te weten of er nog vrije plaatsen zijn en moeten eerst lid worden vooraleer ze een plek kunnen reserveren.
In november 2021 schakelen de bibliotheken over naar het nieuwe bibliotheeksysteem Wise. Reserveren van studieplekken zal op dat moment niet meer mogelijk zijn zoals het nu gebeurt. Om tijdens de complexe migratie de handen voldoende vrij te hebben, is het wenselijk om ruim op voorhand de overstap te maken naar een nieuw reservatiesysteem.
In de zoektocht naar een volwaardig reservatiesysteem voor studieplekken, werden naast Bookplace nog andere pistes bekeken.
Bookaplace is een kant-en-klare oplossing die specifiek voor openbare bibliotheken werd gemaakt en aan alle vereisten voldoet. Het laat toe om op heel korte termijn te starten, zonder dat er investeringen in de ontwikkeling van een app nodig zijn. Met Bookaplace verhogen de bibliotheken de self-service van de studenten aanzienlijk en kunnen ze hun balieprocessen en bijhorende personeelsinzet optimaliseren. Studenten kunnen op voorhand een plek reserveren. Eenmaal in de bib checken ze zelf in en uit met behulp van een QR-code. Medewerkers van de bibliotheek houden uiteraard nog steeds een oogje in het zeil. Het systeem van Bookaplace laat toe om wangebruikers een opmerking te geven of zelfs te blokkeren.
Een extra voordeel in de huidige omstandigheden is dat Bookaplace ook een heel efficiënte oplossing is om de coronamaatregelen in de bibliotheek te faciliteren. De app is zodanig flexibel dat de juiste studieplekken op voldoende afstand van elkaar opengesteld kunnen worden en zorgt voor een automatische registratie in functie van contact tracing dankzij de verplichte reservering.
De bedrijfseenheid Talentontwikkeling en Vrijetijdsbeleving heeft dit ook besproken met de Chief Digital Officer (CDO). Aangezien andere mogelijkheden werden geëvalueerd en niet volstaan of niet tijdig een bruikbaar alternatief opleveren, wordt voorliggende optie weerhouden. De toepassing is immers operationeel noodzakelijk en het engagement beperkt zich tot een jaar.
Artikel 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten bepaalt dat een aanbestedende overheid die een beroep doet op een aankoopcentrale is vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren.
De betrokken aanbestedende overheid is evenwel verantwoordelijk voor de nakoming van de verplichtingen met betrekking tot de delen die zij zelf verricht, zoals:
1° het plaatsen van een opdracht in het kader van een dynamisch aankoopsysteem dat door een aankoopcentrale wordt geëxploiteerd;
2° een nieuwe oproep tot mededinging organiseren op grond van een raamovereenkomst die door een aankoopcentrale is gesloten;
3° conform artikel 43, § 5, onder 1° of 2°, vaststellen welke van de ondernemers die partij zijn bij de raamovereenkomst, een gegeven taak uitvoert op grond van een door een aankoopcentrale gesloten raamovereenkomst.
Eind 2018 liet de Brusselse bibliotheek Muntpunt een webapplicatie ontwikkelen waarmee bezoekers een studie- of werkplek kunnen reserveren. Ze werkten hiervoor samen met de softwareontwikkelaar Blubird en kregen financiële ondersteuning van het Programma Innovatieve Overheidsopdrachten van de Vlaamse overheid. De app kreeg de naam 'Bookaplace' en kende een succesvolle start. Nu de kinderziektes weggewerkt zijn, stelt Muntpunt de app ter beschikking van andere bibliotheken in Vlaanderen. Zij treden op als aankoopcentrale en tussenpersoon voor de leverancier.
Op 9 oktober 2020 (jaarnummer 8347) keurde het college het BIB-plan goed. Een van de speerpunten van dit beleidsplan is dat de openbare bibliotheken een actieve rol opnemen in transversale stedelijke doelstellingen die inspelen op de hoge ongekwalificeerde uitstroom van jongeren uit het onderwijs. Bibliotheken positioneren zich daarom als open leeromgevingen.
In november 2021 schakelt stad Antwerpen over naar het Vlaamse eengemaakte bibliotheeksysteem voor het beheer van de bibliotheekcollectie. Bij deze omschakeling zullen een aantal processen die niet gerelateerd zijn aan de collectie afgestoten worden, om de migratie niet nodeloos complex te maken.
De Antwerpse openbare bibliotheken hebben op dit moment geen volwaardig reservatiesysteem voor studieplekken en stappen graag mee in Bookaplace. Tijdens de examenperiode in december van dit jaar zal Permeke de applicatie als eerste uittesten. In de loop van het voorjaar 2021 zal Bookaplace verder uitgerold worden in de andere bibliotheken in het netwerk.
De kosten worden verrekend via de contractbegroting van Digipolis voor 2020. Muntpunt rekent voor het gebruik van Bookaplace gedurende één jaar in totaal 11.322,00 euro inclusief btw aan voor onderhoud, hosting en ondersteuning. Bij eventuele verlenging wordt een jaarlijkse indexering toegepast van 2%. De eenmalige opzetkosten bedragen 3.570,00 euro inclusief btw.
Het college keurt de overeenkomst goed met Muntpunt vzw voor het gebruik van Bookaplace bij de organisatie van studieplekken in de Antwerpse openbare bibliotheken.
Het college keurt goed dat Muntpunt vzw optreedt als tijdelijke aankoopcentrale voor de levering van diensten met betrekking tot het beheer en verdere ontwikkeling van Bookaplace. Muntpunt vzw heeft hiervoor momenteel een overeenkomst met leverancier Blubird.