2020_CBS_04506 - Correctiebestelling - Regularisatie ondergeraamde bestelbon congres van Sail Training International - Goedkeuring

Artikel 56 §3, 4° van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Dienstnota bestellen en betalen stad, districten en OCMW van 17/12/2018.

Met het collegebesluit van 23 november 2018 (jaarnummer 10339) werden de principes bestellen en goedkeuren voor de stad aangepast.
Het college keurde onder meer goed om  – met ingang van 1 januari 2019 – de bevoegdheid tot het goedkeuren van correctiebestellingen en te betalen bedragen namens de stad als volgt te regelen (bedragen exclusief btw):

• Uitgaven exploitatie en investering, ≤ € 5.500: goedkeuring door de algemeen directeur na decentraal visum:
  • De algemeen directeur kan bovengenoemde bevoegdheden delegeren aan personeelsleden van de administratie van stad en OCMW Antwerpen;
  • De medewerker aan wie de bevoegdheid tot goedkeuren gedelegeerd wordt, kan ten allen tijde beslissen om een bepaalde correctiebestelling voor te leggen aan een hoger orgaan voor expliciete goedkeuring;
• Uitgaven exploitatie en investering, > € 5.500: goedkeuring door het college na centraal visum.

Het overzicht van de aanrekening ziet als volgt uit:

Op bestelbon 4105047363 is er een overschot op de eerste lijn van 4.890,54 EUR exclusief btw (5.917,55 EUR inclusief btw). Dit overschot wordt ingezet om de openstaande factuur te betalen. Op de tweede lijn is er een overschot van 9.984,94 exclusief btw (11.183,13 EUR inclusief btw). Deze lijn wordt afgesloten zodat dit bedrag terug beschikbaar wordt

De betaling van de factuur wordt als volgt verwerkt: 

Voor de organisatie van het congres van Sail Training International dat op 5 december tot en met 7 december 2019 plaatsvond was er nood aan een congrescentrum met meerdere vergaderruimtes dat genoeg ruimte bood voor het aantal deelnemers. Het Flanders Meeting and Convention Center Antwerp (FMCCA) was de enige locatie in het centrum van Antwerpen dat voldeed aan deze vraag. 

De offerte voor de organisatie van dit congres werd door het directiecomité van de VZW Stadsmarketing en Toerisme op 27 februari 2019 goedgekeurd. De kostprijs wordt 50% gedragen door de stad Antwerpen en 50% door het Havenbedrijf Antwerpen.

Voor de betaling van de catering en huur van de zalen voor het congres "Sail Training International" keurde het college op 13 december 2019 (jaarnummer 10436) bestelbon 4105047363 goed.

Enkele afspraken zijn na de aanmaak van de bestelbon 4105047363 door de organisatoren van dit evenement gewijzigd. Dit geeft als resultaat dat de verdeling van de kosten anders is dan wat oorspronkelijk is vastgelegd. De factuur 5107231380 kan hierdoor niet meer worden betaald.

Het bedrag dat op eerste lijn van de oorspronkelijke bestelbon 4105047363 is vastgelegd is niet toereikend. Dit tekort bedraagt 10.913,55 EUR (21% btw inbegrepen).

Het budget is voorzien op functiegebied 2BRS030301A00000, budgetplaats 5373000000, budgetpositie 6100.