2020_CBS_03134 - Bestek GAC_2019_01009. Raamovereenkomst voor het onderhoud en herstelling, met totale waarborg, van de HVAC-installaties van het Rubenshuis - Bestek en procedure - Goedkeuring

Artikel 56, §3, 5° van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college bevoegd is voor de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht die past binnen het begrip dagelijks bestuur.

De inschrijvers tonen hun technische bekwaamheid aan door te voldoen aan volgende criteria:

• het indienen van minimaal drie referenties van gelijkaardige opdrachten rond onderhoud en herstellingen van HVAC-installaties uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar, met vermelding van bedrag, datum en opdrachtgever. De waarde van elke referentieopdracht dient minimaal 10.000,00 EUR exclusief btw, per jaar, te bedragen. Meerdere gelijktijdige uitgevoerde referentieopdrachten (uitgevoerd in hetzelfde jaar), die samen deze waarde behalen, worden ook aanvaard als zijnde 1 referentie;
• het personeelslid van de opdrachtnemer belast met de coördinatie en opvolging van de opdracht vervat in het bestek en die tevens de contactpersoon is met het bestuur dient minstens de titel te dragen van technisch of industrieel ingenieur.
• de opdrachtnemer dient tijdens de ganse looptijd van het contract minimaal te beschikken over de volgende technici:
  - 2 certificaathouders technicus gasvormige brandstoffen GI en GII;
  - 2 certificaathouders koeltechnicus categorie I;
  - 2 technici elektriciteit met attest BA4/BA5.

De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige offerte heeft ingediend, rekening houdend met de volgende gunningscriteria:

1. prijs onderhoud, herstelling en totale waarborg op een totaal van 50 punten;
2. prijs uren in regie op een totaal van 10 punten;
3. winstmarge op een totaal van 10 punten;
4. evaluatie onderhoudsprogramma op een totaal van 30 punten.

In toepassing van artikel 41, §1, 1° van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking omdat het geraamde bedrag van de opdracht (zonder belasting over de toegevoegde waarde) lager ligt dan de door het artikel 11, eerste lid, 3° van het Koninklijk Besluit Plaatsing van 18 april 2017 bepaalde drempel van 214.000 EUR.

In toepassing van artikel 41, §2, tweede lid, laatste zin van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en met verwijzing naar artikel 37, §5, kan de aanbestedende overheid de in artikel 41, §2, tweede lid, eerste zin bepaalde termijn van ten minste 22 dagen voor de ontvangst van de offertes met vijf dagen verkorten indien de offertes langs elektronische weg worden ingediend overeenkomstig de door en krachtens artikel 14, §1, tweede lid en §§5 tot 7 bepaalde regels betreffende de elektronische platformen.

Overeenkomstig en binnen de grenzen van artikel 71 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten legt de aanbestedende overheid aan de kandidaten of inschrijvers selectiecriteria op als voorwaarde voor deelname.

In toepassing van artikel 81 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, baseert de aanbestedende overheid de gunning van de overheidsopdracht op de economisch meest voordelige offerte. De economisch meest voordelige offerte uit het oogpunt van de aanbestedende overheid wordt vastgesteld rekening houdend met de gunningscriteria. Ze vermeldt de gunningscriteria in de aankondiging van de opdracht of in een ander opdrachtdocument.

In toepassing van artikel 57 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, kan de aanbestedende overheid – wanneer ze de noodzaak daartoe aantoont – een opdracht plaatsen die één of meer vaste gedeelten en één of meer voorwaardelijke gedeelten omvat. Hoewel de sluiting van de opdracht betrekking heeft op de volledige opdracht, is de aanbestedende overheid enkel gebonden door de vaste gedeelten. De uitvoering van de voorwaardelijke gedeelten is afhankelijk van een beslissing van de aanbestedende overheid die aan de opdrachtnemer wordt meegedeeld overeenkomstig de in de opdrachtdocumenten bepaalde modaliteiten. De uitvoering van het voorwaardelijk gedeelte mag de algemene aard van de opdracht niet wijzigen.

Het Rubenshuis dient, gezien de kunstschatten die er aanwezig zijn, zeer strenge klimaatcondities te kunnen garanderen. Om de HVAC-installatie in onberispelijke staat te houden, is preventief onderhoud noodzakelijk. Zonder onderhoudscontract worden enkel interventies opgenomen na melding van problemen, wat te grote schommelingen in het binnenklimaat teweegbrengt.
De huidige raamovereenkomst, GAC/2016/3871, eindigt op 1 september 2020. Om de continuïteit in de dienstverlening te verzekeren, is het aangewezen om tijdig een nieuwe overeenkomst op te maken.

De Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stelt voor om hiervoor vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking GAC_2019_01009 uit te schrijven.