Er wordt een overeenkomst afgesloten tussen Digipolis Antwerpen enerzijds en de leden van de kostendelende vereniging anderzijds. De btw-eenheid HCE (BTW BE 0806.806.705) zal lid zijn van de kostendelende vereniging; als vertegenwoordiger van de btw-eenheid dient het OCMW deze overeenkomst dus mee goed te keuren.
De voornaamste krachtlijnen van de overeenkomst zijn de volgende:De voorwaarden om lid te kunnen zijn en blijven van de kostendelende vereniging worden vastgelegd, evenals de manier waarop het vervuld zijn van die voorwaarden periodiek gecontroleerd zal worden.
Het lidmaatschap van de kostendelende vereniging dient duurzaam te zijn; uittreding is slechts mogelijk als ofwel de lidmaatschapsvoorwaarden niet langer vervuld zijn, ofwel een opzegtermijn wordt gerespecteerd; uittredende leden staan in voor kosten die naar aanleiding van hun uittreding worden gemaakt.
Er is geen exclusiviteitsverplichting; dit wil zeggen dat de leden vrij zijn om desgewenst bepaalde IT-diensten bij derden af te nemen.
Alle kosten die de kostendelende vereniging maakt, worden verdeeld over de leden, waarbij als basisprincipe geldt dat de kosten gedragen worden door het lid ten behoeve waarvan de kosten gemaakt zijn.
De verdeelsleutels die gehanteerd worden om kosten te verdelen onder meerdere leden, worden periodiek vastgelegd na voorafgaand akkoord van alle betrokken leden.
De vereniging zal een nauwkeurige, gedetailleerde en transparante boekhouding voeren en periodiek rapporteren aan de leden.
Er gelden specifieke regels voor de btw-behandeling van prestaties van Digipolis Antwerpen die geheel of gedeeltelijk bestemd zijn voor de btw-belaste activiteiten van de leden; deze regels zijn conform de principes van de verkregen ruling.
Prestaties voor niet-leden zijn toegelaten, maar worden steeds aan btw onderworpen; bovendien is een bijkomende vergoeding verschuldigd als bijdrage in de eigen werkingskosten van Digipolis Antwerpen.
Concrete facturatie- en betaalmodaliteiten kunnen worden afgesproken tussen Digipolis Antwerpen en elk individueel lid, waarbij rekening wordt gehouden met:
De noodzaak om enerzijds Digipolis Antwerpen tijdig van de nodige cash te voorzien om zijn verplichtingen te kunnen nakomen, en anderzijds te vermijden dat er onnodige cash-overschotten worden opgebouwd;
De vlotte werking van de financiële processen bij Digipolis Antwerpen en bij de leden.
Het algemeen kader voor financieel beleid binnen de groep stad Antwerpen.
Op 29 juni 2020 (jaarnummer 361) besliste de gemeenteraad tot oprichting van het autonoom gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen. Het autonoom gemeentebedrijf werd belast met welbepaalde beleidsuitvoerende en ondersteunende taken van gemeentelijk belang, met als voorwerp:
alle aspecten van informatietechnologie en haar toepassingen;
alle aspecten rond innovatie, de transformatie naar ‘smart city’ en digitale transformatie van processen.
De Dienst Voorafgaande Beslissingen leverde op 20 oktober 2020 een ruling af waarin bevestigd werd dat Digipolis Antwerpen gebruik kan maken van de btw-vrijstelling voor kostendelende verenigingen, op voorwaarde dat de wettelijke regels terzake, en de concretiseringen van die regels die in de ruling worden vastgelegd, worden nageleefd.
Om een vlotte samenwerking tussen Digipolis Antwerpen en de leden van de kostendelende vereniging, waarbij de toepasselijke fiscale regels worden nageleefd, te garanderen, is het aangewezen een aantal afspraken te formaliseren in een oprichtingsovereenkomst.Het vast bureau keurt goed dat de btw-eenheid HCE (BTW BE 0806.806.705) toetreedt tot de zelfstandige groepering Digipolis Antwerpen.
Het vast bureau keurt de oprichtingsovereenkomst van de zelfstandige groepering Digipolis Antwerpen goed.