2020_CBS_08803 - Stedelijk patrimonium. Stadhuis, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen - Voorwaarden concessie. Principebeslissing - Goedkeuring

Artikel 56 §3 van het Decreet Lokaal Bestuur: “Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor:
1° de daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, in voorkomend geval binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels.”

De exploitatie in het stadhuis moet een eyecatcher worden die een heropleving van de Grote Markt en omgeving teweeg brengt. De stad Antwerpen zoekt een partner die een hedendaags concept kan integreren in een historische context waarbij de link met het stadhuis en de stad Antwerpen bijzondere aandacht krijgt. Deze partner heeft de nodige ervaring om te zorgen voor een stabiele en duurzame invulling.  

AG VESPA/Vastgoed stelt voor om een procedure te organiseren op basis van de volgende voorwaarden:

Voornaamste concessievoorwaarden

1. Voorwerp en bestemming

Inschrijvers hebben de mogelijkheid om een offerte in te dienen voor scenario één en/of twee:

• scenario één: ruimten in kelderverdieping en ruimten linker- en rechtervleugel op het gelijkvloers;
• scenario twee: ruimten in kelderverdieping en ruimten linkervleugel op het gelijkvloers, kijkend naar het stadhuis.

2. Niet toegelaten activiteiten

• Levensbeschouwelijke en politiek getinte activiteiten.
• Activiteiten die imago verlagend zijn of geluids- en/of geurhinder met zich meebrengen.
• Een bestemming met een identieke invulling/concept als de stadswinkel.
• Een concept dat uitsluitend restaurant of café als hoofdfunctie  heeft.
• Het uitbaten van een terras.

3. Type contract en duurtijd

De concessie wordt afgesloten voor een periode van negen jaar.

De dienstverlening van de concessionaris zal jaarlijks geëvalueerd worden.

Er kan een recht op verlenging voor een periode van negen jaar worden opgenomen in de concessieovereenkomst ingeval de stad Antwerpen het goed voor een zelfde bestemming in concessie wenst te geven en na een positieve evaluatie. Een verlenging zal geschieden aan alsdan te bepalen voorwaarden.

4. Concessievergoeding

• Indien er geopteerd wordt voor het eerste scenario: minimaal 93.600,00 EUR per jaar vanaf het vierde jaar, jaarlijks te indexeren, conform het schattingsverslag opgemaakt door de afdeling Landmeters en Schatters van AG VESPA.
• Indien er geopteerd wordt voor het tweede scenario: minimaal 65.400,00 EUR per jaar vanaf het vierde jaar, jaarlijks te indexeren, conform het schattingsverslag opgemaakt door de afdeling Landmeters en Schatters van AG VESPA. 

5. Waarborg

De concessiehouder dient een waarborg te stellen ten belope van drie maanden concessievergoeding.

6. Belastingen en taksen

Belastingen en andere kosten verbonden aan het gebruik en het genot van het goed, inclusief de onroerende voorheffing gerelateerd aan de exploitatie, zijn ten laste van de concessiehouder.

7. Huurders- en eigenaarsonderhoud

De concessiehouder staat in voor het huurdersonderhoud van de ruimten die hij exclusief in gebruik heeft. De stad Antwerpen staat in voor het eigenaarsonderhoud.

8. Gemeenschappelijke kosten, lasten en huurdersonderhoud gemeenschappelijke delen

Deze kosten zijn verrekend in de geschatte minimale concessievergoeding en omvatten onder meer:

• de kosten voor het onderhoud, herstelling, verzekering en controle van de gemeenschappelijke installaties, met inbegrip van HVAC, ventilatiesysteem, de liften, het brandbeveiligingssysteem, herstellingen sanitair; 
• verlichting gemene delen;
• schoonmaak gemene delen (met uitzondering van schoonmaak na events buiten de openingsuren van het stadhuis of schoonmaak ingevolge nalatigheid van de concessiehouder).

9.  Nutsvoorzieningen eigen verbruik

De kosten van het verbruik van onder meer gas, elektriciteit, water en data zullen berekend worden op basis van een verdeelsleutel.

10. Openingsuren

In afwijking van het collegebesluit van 25 oktober 2019 (jaarnummer 8652) wordt thans bepaald dat de concessiehouder de ruimten op het gelijkvloers het ganse jaar voor het publiek moet openstellen tussen 10.00 uur en 18.00 uur en dit van maandag tot en met zaterdag.

11. Inrichting, verbouwingen en werken

De ruimten worden afgewerkt ter beschikking gesteld:

• basisverlichting en aansluitingen voor nutsvoorzieningen zijn aanwezig; 
• de gemeenschappelijke sanitaire voorzieningen bevinden zich in de kelderverdieping; 
• technische installaties zoals branddetectie, inbraakalarm, ventilatie en verwarming zijn voorzien; 
• muren zijn geschilderd; 
• vloeren zijn afgewerkt.

De concessiehouder staat in voor de inrichting van de ruimtes. Hij zal zelf meubels en andere roerende goederen voorzien. Alle inrichtingswerken en meubilairkeuze dienen ter goedkeuring voorgelegd te worden aan de stad Antwerpen, gezien dezelfde ‘look & feel’ met de overige inrichting noodzakelijk is.

Als gevolg van de bescherming als monument gelden de volgende specifieke voorwaarden:

• de concessiehouder dient alle aanpassingen in het gebouw steeds af te stemmen met de bestaande regerende wetgeving;
• grote verbouwingen worden niet toegestaan; 
• kleinere ingrepen die de concessiehouder met toelating van het stadsbestuur uitvoert, dienen omkeerbaar te zijn;
• signalisatie en reclame:
  • aanduidingen, gevelverlichting of objecten aan de gevel zijn niet toegestaan; 
  • neonreclames, flikkerlichten of opzichtige lichtreclames zijn niet toegelaten; 
  • afmetingen, vorm en soort materiaal dienen vooraf goedgekeurd te worden door de stad Antwerpen.

12. Samenwerking met het stadsbestuur

• De concessiehouder houdt bij de organisatie van activiteiten rekening met de dienstverlening van het stadsbestuur en de intrinsieke werking van het stadhuis. Hij veroorzaakt op geen enkele wijze overlast (lawaaihinder, versperring van de doorgangen, ...) ten aanzien van de overige gebruikers van het stadhuis.
• de concessiehouder dient de doorgang voor stadhuisgebruikers, zijn bezoekers en voor gegidste rondleidingen langs de centrale foyer te garanderen, ook na 18.00 uur; 
• de concessiehouder dient de aangeduide contactpersoon van de stad Antwerpen te informeren over de activiteiten die hij organiseert via een gemeenschappelijke agenda die door de stad Antwerpen zal worden gefaciliteerd; 
• uit veiligheidsoverwegingen kan de stad Antwerpen, mits motivatie, de exploitatie tijdelijk sluiten. Deze verplichte sluiting zal als overmacht gelden. 

13. Onderverhuur en sub- concessie

Onderverhuur en het toestaan van een sub-concessie is enkel toegelaten mits voorafgaandelijke goedkeuring van het contract door de stad Antwerpen.

Selectiecriteria

De financieel- economische draagkracht en de beroepsbekwaamheid van de inschrijvers zullen beoordeeld worden op basis van de volgende minimale selectievoorwaarden:

1. financiële gezondheid (economische en financiële draagkracht)
   AG VESPA zal de financiële gezondheid van de inschrijver beoordelen op basis van een grondige analyse van de financiële resultaten;
2. ervaring en deskundigheid
   AG VESPA zoekt een partner die voldoende relevante ervaring heeft en een duurzame en langlopende samenwerking kan garanderen.
   De inschrijver legt minstens één vergelijkbaar referentieproject voor. Op basis van de voorgestelde referentieprojecten toont de inschrijver aan in welke mate hij beschikt over de juiste deskundigheid en ervaring om het projectvoorstel succesvol te realiseren.

Gunningscriteria

Bij de beoordeling van de offertes houdt AG VESPA rekening met de volgende inhoudelijke en financiële gunningscriteria:

1. Inhoudelijke criteria (totaal op 75 punten)

• Laagdrempeligheid (15 punten)
  De stad Antwerpen wenst door middel van de exploitatie van de publieke ruimten op het gelijkvloers, bezoekers en passanten van de Grote Markt op een laagdrempelige manier naar het stadhuis te leiden.
  De volgende elementen worden beoordeeld:
  • de mate waarin het projectvoorstel van de inschrijver een breed en verscheiden publiek bereikt;
  • de mate waarin de voorgestelde activiteiten bijdragen tot de verlevendiging van de Grote Markt en haar omgeving.
• Belevingswaarde (30 punten)
  In het concept van de inschrijver zal de link met de stad Antwerpen en het stadhuis bijzondere aandacht krijgen. De exploitatie in het stadhuis zal als het ware een ‘uitstalraam’ voor de stad Antwerpen zijn in de breedst mogelijke zin.
  Bij de beoordeling van dit onderdeel zal rekening gehouden worden met:
  • de wijze waarop de exploitant het stadhuis en de stad Antwerpen op de kaart zet als economisch bruisende stad, havenstad, culturele stad, sportstad…;
  • de mate waarin het projectvoorstel een brede waaier van activiteiten, producten, functies voorstelt;
  • de mate waarin de verschillende activiteiten en functies een passend geheel vormen.
• Historische context en kwalitatieve uitstraling (30 punten)
  Het stadhuis is een uniek monument in de stad Antwerpen. De voorgestelde activiteiten moeten passen binnen de historische context van het stadhuis. De inschrijver is zich hiervan bewust en houdt in zijn concept rekening met de uitdagingen en beperkingen van het gebouw, alsook met zijn gebruik door het stadsbestuur.
  De inrichting van de ruimten dient in één lijn te liggen met de algemene “look and feel” van het gebouw. Op basis van het inrichtingsplan, het moodboard en het voorstel inzake meubilair en aankleding van de ruimten zal de stad Antwerpen de kwalitatieve uitstraling van het projectvoorstel beoordelen.
  Bij de beoordeling van dit onderdeel zal rekening gehouden worden met:
  • de mate waarin de voorgestelde activiteiten passen binnen de historische context van het stadhuis;
  • de mate waarin de inschrijver aantoont dat hij rekening houdt met de mogelijkheden en beperkingen van het monument en zijn gebruik door het stadsbestuur;
  • de mate waarin de inrichting van de ruimten overeenstemt met de algemene “look and feel” van het stadhuis.

2. Financiële criteria (25 punten)

• Financiële haalbaarheid (15 punten)
  De inschrijver legt  een degelijk onderbouwd financieel plan voor. De jury beoordeelt de financiële haalbaarheid aan de hand van de voorgelegde documenten.
• Voorstel tot vergoeding (10 punten)
  De inschrijver doet in zijn offerte een voorstel van de jaarlijkse vergoeding die hij bereid is aan de stad Antwerpen te betalen. Indien er geopteerd wordt voor het eerste scenario bedraagt de minimale concessievergoeding 93.600,00 EUR per jaar. Indien er geopteerd wordt voor het tweede scenario bedraagt de minimale concessievergoeding 65.400,00 EUR per jaar. Het is toegelaten om een oplopende concessievergoeding in te bouwen gedurende de eerste drie jaar, waarbij de minimale concessievergoeding niet behaald moet worden. 

Samenstelling offerte

De inschrijver overhandigt aan AG VESPA een offerte met onder meer de volgende documenten:

• het ingevulde en ondertekende offerteformulier met voorstel van de jaarlijkse vergoeding;
• een globale voorstelling van de inschrijver met opgave van één aanspreekpunt;
• een projectvoorstel dat toelaat de laagdrempeligheid, de belevingswaarde, de omgang met de historische context en de kwalitatieve uitstraling te beoordelen;
• een plan van inrichting met aanduiding van de verschillende functies/activiteiten;
• een voorstel inzake meubilair en aankleding van de ruimten;
• een moodboard;
• een financieel plan en businessplan;
• minstens één vergelijkbaar referentieproject;
• documenten om de solvabiliteit en liquiditeit van de kandidaat te staven.

 AG VESPA kan bijkomende documenten opvragen indien dit nodig is.

Onderhandeling en toewijzing 

Een jury bestaande uit medewerkers van AG VESPA en de stad Antwerpen beoordeelt de verschillende offertes. De toewijzing zal gebeuren op basis van de totaliteit van alle criteria. De concessie wordt toegewezen aan de best beoordeelde offerte.

Voor de toewijzing kan AG VESPA bijkomende informatie opvragen aan een inschrijver of aan inschrijvers en verzoeken om toelichting te verschaffen. AG VESPA behoudt zich het recht voor om te onderhandelen over de biedingen met het oog op de verbetering. AG VESPA behoudt zich het recht voor niet te onderhandelen.

AG VESPA heeft het recht om de procedure niet te laten doorgaan en desgevallend een andere procedure uit te schrijven.

Indien er niet kan worden overgegaan tot gunning, zal AG VESPA de concessie op de markt aanbieden aan de minimum concessievergoeding en aan dezelfde overige voorwaarden (selectiecriteria en gunningscriteria).

Op 10 juli 2015 (jaarnummer 5992) keurde het college het schetsontwerp voor de restauratie en herinrichting van het stadhuis goed. In dit schetsontwerp krijgen een groot gedeelte van het gelijkvloers en een gedeelte van de kelderverdieping een publiek toegankelijke invulling en bijgevolg exploiteerbaar door een externe partner.

Op 3 augustus 2018 (jaarnummer 7158) keurde het college de prijsvraag voor het aanstellen van een consultant voor advies en begeleiding bij de conceptbepaling van de publieke invulling van de daartoe bestemde gelijkvloerse zones van het Antwerpse stadhuis goed en keurde eveneens goed dat hiervoor een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking werd uitgeschreven. Het college keurde ook de gunning goed voor het aanstellen van een consultant voor advies en begeleiding bij de conceptbepaling van de publieke invulling aan Yellow Window nv, Mechelsesteenweg 64/701, 2018 Antwerpen (ondernemingsnummer 0829.117.792).

Het college keurde op 25 oktober 2019 (jaarnummer 8652) principieel goed om een publieke oproep te lanceren voor de exploitatie van de publieke ruimten op het gelijkvloers en de polyvalente ruimte in de kelderverdieping van het stadhuis teneinde het stadhuis te verlevendigen, waarbij rekening gehouden wordt met volgende voorwaarden: historische context, laagdrempeligheid, belevingswaarde, relatie tot lokale horeca, uitstraling, neutraliteit, financiële bijdrage, ervaring en financiële draagkracht.

Op 25 november 2019 (jaarnummer 652) keurde de gemeenteraad de beheersovereenkomst 2019-2024 tussen de stad Antwerpen en AG VESPA goed. Specifiek met betrekking tot het stedelijk patrimonium zijn onder andere volgende artikels van toepassing:

•  in artikel 6 §3 wordt de opdracht aan AG VESPA voor het patrimoniumbeheer van het stedelijk patrimonium omschreven;
•  in artikel 7, lastgeving stedelijk patrimonium, verleent de stad Antwerpen een volmacht aan AG VESPA om in het kader van de verhuur, concessieverlening of terbeschikkingstelling aan derden van stedelijk patrimonium, alle daden van beschikking en beheer te stellen in eigen naam en voor rekening van de stad Antwerpen (naamlening). In hetzelfde artikel geeft de stad volmacht aan AG VESPA om in het kader van de realisatie van bouw-, onderhouds- en publieke domein projecten alle daden van beschikking en beheer te stellen in eigen naam en voor rekening van de stad Antwerpen voor wat betreft het stedelijk patrimonium; onder deze lastgeving valt expliciet ook de bevoegdheid tot het nemen van alle beslissingen in het kader van overheidsopdrachten met betrekking tot het stedelijk patrimonium;
• in artikel 11 §2 staat dat in uitvoering van de beheersovereenkomst, de stad Antwerpen alle kosten die AG VESPA opneemt, ten laste neemt.