De praktische financiële afspraken en de hierop afgestemde rapportering die volgen uit dit besluit, zullen verder tussen AG VESPA en de afdeling Financiën van de stad Antwerpen worden uitgewerkt zodat de effectieve overdracht van de beheerstaken uiterlijk 1 januari 2021 kan plaatsvinden.
Artikel 84 §3, 1° van het Decreet lokaal bestuur bepaalt dat het vast bureau bevoegd is voor de daden van beheer over inrichtingen en eigendommen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurde in zitting van 25 november 2019 de overeenkomst tussen het OCMW Antwerpen en AG VESPA met betrekking tot het geïntegreerd patrimoniumbeheer 2019-2024 goed (2019_RMW_00099).
Met voormelde overeenkomst werd voor het OCMW Antwerpen en AG VESPA een belangrijke nieuwe basis gelegd om het geïntegreerd vastgoedbeheer in de praktijk vorm te geven.
Voor de organisatie van volgende terbeschikkingstellingen die behoren tot het OCMW patrimonium is geen beleidsbeslissing vereist, voor zover er geen sprake is van een wijziging inzake aanwending:
Met voormelde overeenkomsten worden marktconforme inkomsten beoogd en de aanwending van de panden ligt vast. Het beheer van voormelde contracten betreft een beleidsuitvoerende handeling.
In uitvoering van de overeenkomst tussen het OCMW Antwerpen en AG VESPA met betrekking tot het geïntegreerd patrimoniumbeheer 2019-2024 wordt volgende werkwijze voorgesteld aangaande voormelde contracten, voor zover deze een (basis)duurtijd van 9 jaar niet overschrijden:
1) met betrekking tot de lopende overeenkomsten
AG VESPA zal verder instaan voor het beheer van voormelde contracten die momenteel reeds lopen. Om dit te doen in eigen naam maar voor rekening van het OCMW is een akkoord nodig van de contractpartijen omtrent de overdracht van het contract. AG VESPA stelt voor voormeld beheer over te nemen uiterlijk 1 januari 2021. Dit betekent dat AG VESPA vana uiterlijk 1 januari 2021 zal instaan voor de volledige juridische, financiële en administratieve opvolging van de overeenkomsten, waaronder facturatie en debiteurenopvolging. Concreet voor wat betreft het debiteurenbeheer, betekent dit dat de stad Antwerpen de (historische) achterstallen tot datum van effectieve overdracht, zal blijven opvolgen en verantwoordelijk blijft voor het debiteurenbeheer voor de facturen die uitgestuurd werden vanuit de stad Antwerpen. AG VESPA neemt het debiteurenbeheer en de daarmee gepaard gaande verantwoordelijkheid over voor schulden die betrekking hebben op facturen die AG VESPA in het kader van haar beheerstaken zal uitsturen. AG VESPA zal de nodige formaliteiten verrichten met betrekking tot de contractsoverdracht. Vanaf de datum van overdracht zal alle besluitvorming geschieden via het directiecomité tenzij er overeenkomstig artikel 4 6§2 een beleidsbeslissing vereist is.
2) met betrekking tot nieuw af te sluiten overeenkomsten
AG VESPA zal vanaf de goedkeuring van de werkwijze door het vast bureau alle beheerstaken op zich nemen, waarbij AG VESPA zal instaan voor de volledige behandeling van voormelde dossiers van a tot z, gaande van het te huur stellen tot het afsluiten van nieuwe overeenkomsten. Dit betekent dat AG VESPA onmiddellijk zal instaan voor de volledige juridische, financiële en administratieve opvolging van de overeenkomsten, waaronder facturatie en debiteurenopvolging.
Indien er een wijziging in aanwending van de panden is, zal deze wijziging conform de beheersovereenkomst worden voorgelegd aan het vast bureau.
Het vast bureau keurt de voorgestelde werkwijze inzake commerciële contracten goed.
Het vast bureau geeft opdracht aan AG VESPA en aan stad/FI om de praktische financiële afspraken die volgen uit dit besluit, waaronder de financiële flows, doorstortingen, rapportering, verder uit te werken zodat de effectieve overdracht van de beheerstaken uiterlijk 1 januari 2021 kan plaatsvinden.