2020_CBS_09636 - Winter in Antwerpen 2020 - 2021 - Bestek GAC_2018_00366. Meerjarenovereenkomst voor het huren, plaatsen en in bedrijf stellen van eindejaarsverlichting en versiering. Wijziging opdracht en vastlegging krediet - Goedkeuring

Artikel 56, § 3, 4° van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

De meerjarenovereenkomst GAC_2018_00366 voor het huren plaatsen en in bedrijf stellen van eindejaarsverlichting en versiering werd gegund en gesloten voordat er nog maar sprake was van het coronavirus COVID-19 en de maatregelen die in de strijd tegen de verspreiding van dit virus werden genomen. De aanbesteder kon op het moment van plaatsing en gunning/sluiting van deze meerjarenovereekomst dan ook onmogelijk rekening houden met de gevolgen die het coronavirus COVID-19 op de uitvoering van tal van overeenkomsten, waaronder de voorliggende, zou hebben. 

Gelet op de voormelde onvoorzienbare omstandigheden, waarbij strenge maatregelen gelden voor het organiseren van evenementen, markten en ambulante handel, diende het evenement Winter in Antwerpen in grote mate te worden aangepast voor de editie 2020-2021. In die alternatieve versie neemt de eindejaarsverlichting en decoratie een prominente plaats in. De stad Antwerpen kiest voor een gezellige aankleding van de binnenstad in kerstsfeer, aangezien dit één van de weinige zaken is dat overeind blijft in alle scenario’s. 

Bij de editie 2020-2021 zijn er zaken die wegvallen, maar ook extra verlichtings- en decoratie-elementen om de sfeervolle aankleding van de binnenstad te versterken. De algemene aard van de opdracht blijft dus hetzelfde. Het verschil tussen het totaalbudget voor deze editie en de waarde van de aanvankelijke opdracht is niet hoger dan 50% ten opzichte van het initieel vooropgestelde budget voor de editie 2020-2021. De volledige detail, van de zaken die wegvallen en de extra's, is terug te vinden in de inventaris in bijlage. Samengevat wordt er 134.263,01 EUR exclusief btw extra voorzien bovenop het gegunde budget van het bestek (290.266,99 EUR exclusief btw). De wijzigingen gelden voor één jaar: 2020.

De volledige prijsdetaillering is in bijlage terug te vinden. De opzet van dit bestek is zo dat er vaste posten en flexibele posten zijn, afhankelijk van wat er een bepaald jaar gekozen wordt en wat mogelijk is in functie van werkzaamheden (bijvoorbeeld stadhuis, Steen en Kathedraal met stellingen voor). Hieronder staan de wijzigingen en de extra’s vermeld. 

Over de gehele WIA-site

Er worden meer kerstbomen geplaatst, en deze moeten dus ook allemaal mooi gedecoreerd worden. Vandaar de prijsverhoging op deze post. 

De optie om te verlichting te laten hangen tot en met Valentijn is mee opgenomen. Alle verwijzingen naar kerst worden uiteraard weggehaald na 3 januari 2021. 

Kerstmarkt

Kerstmarkten en winterdorpen zijn niet toegelaten volgens het Ministerieel Besluit van 18 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken. Ook de Vlaamse regering herhaalde dit nogmaals op 27 oktober 2020.

Er zal bijgevolg dit jaar geen kerstmarkt worden georganiseerd in Antwerpen, dus ook de versiering van de kerstchalets komt te vervallen. 

Steenplein

De bomen op het Steenplein worden extra uitgelicht, naast de reguliere lampjes in de bomen zelf. Er wordt een extra luifel geplaatst met lichtjes, zoals op de Suikerrui. Deze luifels zorgen voor extra aankleding, en vormen een terugkerend element (rode draad) over de site.

De guirlandes, die normaal gebruikt worden om de chalets van de kerstmarkt te versieren, worden gebruikt om omheining van het Steenplein aan de waterkant te versieren. Deze post staat nog verwerkt in de inventaris onder "kerstchalets" omdat dit dezelfde guirlandes zijn die op een andere plek worden gebruikt, weliswaar minder lopende meters als voor de kerstmarkt. 

Suikerrui

Vorig jaar is er gekozen voor lichtjesdaken (luifels) op de Suikerrui als eyecatcher. Deze worden herhaald. De historische gevel van het DIVA museum, sinds vorig jaar een stedelijk museum, wordt mooi uitgelicht. Het museum is gelegen op de Suikerrui en aangezien daar geen kerstchalets zullen staan dit jaar, wordt er voorzien om deze straat toch een extra cachet te geven door middel van de verlichting. 

Grote Markt en Kaasrui

Er worden extra lichtjesdaken (luifels) geplaatst op de Grote Markt richting Kaasrui. Deze luifels keren terug op verschillende plekken en vormen een rode draad. De overspanningen en lantaarnpalen worden versierd tot en met het einde van de Kaasrui. Hierdoor wordt ook de toegangsweg via de Kaasrui extra mooi aangekleed.

Er worden twee extra historische gevels uitgelicht van de gildehuizen op de Grote Markt. 

Het JOE Xmas House en de Perfect Sky komen er deze editie niet, wegens het wegvallen van de kerstmarkt. Deze constructies werden gebruikt om de aanstraling van het stadhuis en de Gildehuizen te doen. Er zullen dus extra materialen nodig zijn om de aanstraling van het stadhuis en de Gildehuizen uit te voeren. 

Wijngaardstraat en Hendrick Conscienceplein

De Wijngaardstraat krijgt twee overspanningen. De loofbomen in de Wijngaardstraat en op het Hendrik Conscienceplein worden versierd met lichtjes. 

Groenplaats

Aangezien de ijspiste dit jaar niet doorgaat, valt hier het lichtjesdak weg. De bomen krijgen hun klassieke kerstverlichting en waar technisch mogelijk worden er ook extra bomen meegenomen. Hier zal ook geen kerstmarkt plaatsvinden dit jaar.

Steen

Het Steen wordt, ondanks de huidige werken, toch mooi en sfeervol belicht. De bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing neemt de kost voor deze verlichting op zich.

Hiervoor is reeds een aparte bestelbon (4005424044) opgemaakt en goedgekeurd ten bedrage van 8.490,00 EUR exclusief btw.

Uitbreiding buiten de WIA site - bestelling bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing

De bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing lanceert een wintercampagne, die ook aangepast is aan de huidige situatie. Onder het motto "Antwerpen schittert" wil de stad de donkere dagen tijdens de kerst- en eindejaar periode zoveel als mogelijk verlichten. Daarom worden er nog extra zaken mee genomen onder dit raamcontract. De eindejaarsverlichting zal zich hiermee uitbreiden buiten de site van Winter in Antwerpen:

• van Noord naar Zuid – kaaien aan de Scheldekant (3 km) - lichtjeslint;
• uitlichting loofbomen op de Lijnwaadmarkt;
• versierde kerstbomen op de Melkmarkt, Eiermarkt en in de Lange Koepoortstraat;
• aankleden lantaarnpalen op de wandelbrug.

Voor dit onderdeel werd een aparte bestelbon (4005425353) opgemaakt, voor een bedrag van 50.530,00 EUR.

Alle drie de bestelbonnen samen zitten niet hoger dan 50% boven het gegunde budget, onder de noemer "wijziging opdracht", wat ook te zien is in de bijgevoegde inventaris.

In toepassing van artikel 38/2 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 mag een wijziging zonder nieuwe plaatsingsprocedure voor een opdracht worden aangebracht, indien de wijziging het noodzakelijk gevolg is van omstandigheden die een zorgvuldige aanbesteder niet kon voorzien, de wijziging geen verandering in de algemene aard van de opdracht teweegbrengt, en de prijsverhoging die het gevolg is van de wijziging niet hoger is dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.

Op 26 juli 2019 (jaarnummer 6142) keurde het college van burgemeester en schepenen goed om de lopende overeenkomsten van de vzw Antwerpen Stadsmarketing en Toerisme over te dragen naar de stad Antwerpen of stop te zetten met ingang van 1 oktober 2019. 

Op 25 oktober 2019 (jaarnummer 8766) keurde het college van burgemeester en schepenen de vastlegging krediet goed voor de eindejaarsverlichting Winter in Antwerpen 2019-2020.

Eén van de overeenkomsten die de stad Antwerpen ingevolge de voormelde beslissing heeft overgenomen, betreft de meerjarenovereenkomst GAC_2018_00366 voor het huren plaatsen en in bedrijf stellen van eindejaarsverlichting en versiering, die op 3 september 2019 werd gegund aan de THV Blachere Illumination Antwerpen (BIA), Wolfstee 32B te 2200 Herentals. 

Deze meerjarenovereenkomst heeft betrekking op het huren, plaatsen en in bedrijf stellen van eindejaarsverlichting en versiering voor zes edities van het evenement Winter in Antwerpen (WIA), waaronder de editie 2020-2021. De meerjarenovereenkomst is gegund voor een jaarlijks bedrag van 290.266,99 EUR.

De opdrachtnemer staat in voor het uitwerken en realiseren van een verlichting- en decoratieconcept in het kader van Winter in Antwerpen, een evenement dat de stad Antwerpen organiseert ter gelegenheid van de kerst- en eindejaarsfeesten. De nadruk ligt op de locaties waar tijdens Winter in Antwerpen activiteiten worden georganiseerd. Daarnaast wordt ook de via sinjoor-as in een sfeervol en decoratief kleedje gestoken. 

Sinds medio maart 2020 gelden er in België maatregelen die de Nationale Veiligheidsraad in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19 heeft genomen. Bepaalde van deze maatregelen voeren strenge beperkingen in met betrekking tot o.m. het organiseren van evenementen, markten en ambulante handel. 

Op 30 oktober 2020 (jaarnummer 9091) keurde het college van burgemeester en schepenen de organisatie van Winter in Antwerpen 2020-2021, volgens aangepaste corona proof versie, goed.

Op 6 november 2020 (jaarnummer 9339) keurde het college de effectieve organisatie en het definitief programma van Winter in Antwerpen 2020 - 2021 goed.

Er is voldoende budget beschikbaar op 5373000000/61419/2BRS030301A00000/2SA070719 voor bestelbon 4005421877. Deze informatie wordt ook opgenomen in de financiële tabel.

Bestelbon 4005425353 werd geboekt op volgend budgetadres: 5318000000/61419/2LWS010202A00000/2SA060521. Deze informatie wordt ook opgenomen in de financiële tabel.

Bestelbon 4005424044  van de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing voor de uitlichting van het Steen is reeds aangemaakt en goedgekeurd door de administratief goedkeurder, daar het bedrag < 10.000,00 EUR exclusief btw is.
Deze bestelbon werd geboekt op volgend budgetadres: 5318000000/61419/2LWS010202A00000/2SA060521 en is eveneens opgenomen in de financiële tabel.