Artikel 56, § 3, 4° van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
De wijziging houdt een verlenging van de raamovereenkomst met The Oval Office in voor dezelfde verlengingsduur als het Europese subsidieproject tot 30 juni 2021.
De wijziging is het noodzakelijk gevolg van omstandigheden die een zorgvuldige aanbesteder niet kon voorzien. Op het moment van de plaatsing, gunning en sluiting van de opdracht was er nog geen sprake van de corona pandemie. De verstrengde coronamaatregelen in Antwerpen hadden veel impact op het tijdelijke project Circular South. Rekruteringsevenementen en feedbackmomenten met online deelnemers op verschillende momenten moesten stilgelegd worden. Dit had een negatief effect op de werving van de online deelnemers. De installatie van slimme meters bij mensen thuis werd stilgelegd. Face to face rekrutering van de lokale energiegemeenschap moest vervangen worden door online werving, De onderhandelingen voor de PV-installaties liepen vertragingen op. Het circulair community centrum Circuit werd gesloten en moest alle activiteiten stoppen. De opleverdatum van het nieuwe gebouw van Circuit werd naar 2021 geschoven. De afvaluitdagingen en het upcycle plastic project werden on hold geplaatst of vertraagd. Op basis van deze vertragingen keurde UIA via een officiële kennisgeving de verlenging van het project met 6 maanden goed met einddatum 30 juni 2021.
De raamovereenkomst met The Oval Office is opgesteld om over de onderdelen van het subsidieproject te kunnen communiceren gedurende de volledige projectperiode. Doordat de communicatie onlosmakelijk verbonden is met de realisaties gedurende het project lijkt het een noodzakelijk gevolg om de raamovereenkomst te verlengen tot 30 juni 2021.
ONVOORZIENBARE OMTANDIGHEDEN WAAROP DE AANBESTEDENDE OVERHEID ZICH BEROEPT: In toepassing van artikel 38/2 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 mag een wijziging zonder nieuwe plaatsingsprocedure voor een opdracht worden aangebracht, indien de wijziging het noodzakelijk gevolg is van omstandigheden die een zorgvuldige aanbesteder niet kon voorzien, de wijziging geen verandering in de algemene aard van de opdracht teweegbrengt, en de prijsverhoging die het gevolg is van de wijziging niet hoger is dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.
Op 31 maart 2017 (jaarnummer 2918) keurde het college de deelname aan de Europese oproep Urban Innovative Actions (UIA) met het projectvoorstel Circular South (Circulair Zuid) goed.
Op 13 oktober 2017 (jaarnummer 8877) keurde het college de deelname aan Urban Innovative Actions met het project Circular South goed. Trekker van het project is de dienst Stadsontwikkeling/Energie en Milieu Antwerpen. Het project wordt uitgevoerd in partnerschap met Digipolis, Vito/Energyville, Pantopicon, Imec, Ecopower, EnergieID en Kringwinkel Antwerpen.
Op 23 maart 2018 (jaarnummer 2387) keurde het college het bestek GAC_2018_00283 Werving- strategisch marketing- en communicatiebureau voor het project Circular South en procedure goed.
Op 18 mei 2018 (jaarnummer 4570) keurde het college de gunning van het bestek GAC_2018_00283 - Werving strategisch marketing- en communicatiebureau voor het project Circular South goed aan de firma The Oval Office BVBA, Mechelsesteenweg 271 b101, 2018 Antwerpen, met ondernemingsnummer BE 0474 137 582.
In het project Circular South worden de bewoners van Nieuw Zuid aangezet tot een slimmer gebruik en minder verbruik van elektriciteit, warmte, water en afval/materialen. Op die manier draagt het project bij tot de stedelijke doelstelling om van Nieuw Zuid een duurzame, innovatieve wijk te maken.
Voor de projectperiode van 32 maanden werd het strategisch marketing- en communicatiebureau The Oval Office aangeworven om een campagne uit te werken die enerzijds bewoners moet werven tot deelname, alsook blijvend engageren en informeren gedurende de loop van het project. Naast het ontwikkelen van een communicatiestrategie, huisstijl en diverse communicatieproducten, biedt het ook communicatieve en logistieke ondersteuning bij events, persmomenten, conferenties, infosessies en workshops. De gunningsbrief vermeldt een ingangsdatum van 25 mei 2018, de overeenkomst loopt voor 32 maanden wat de huidige einddatum van de raamovereenkomst brengt op 25 januari 2021.
Het project Circular South heeft een doorlooptijd (implementatie) van 3 jaar, van 1 januari 2018 tot en met 31 december 2020. Door de impact van de coronacrisis ontving Circular South van het Europese Urban Innovative Actions (UIA) secretariaat op 12 oktober 2020 een officiële goedkeuring voor de verlenging van het project tot 30 juni 2021. Volgens de bewoordingen van het bestek, is de raamovereenkomst uitdrukkelijk gekoppeld aan het Europese subsidieproject Circular South. De verlenging van de raamovereenkomst tot dezelfde einddatum 30 juni 2021 is daarvan een noodzakelijk gevolg.
Het college keurt de wijziging aan de raamovereenkomst op basis van bestek GAC_2018_00283, aan The Oval Office bvba, Mechelsesteenweg 271 - 10.1, 2018 Antwerpen, met ondernemingsnummer 0474.137.582, goed. De overeenkomst wordt verlengd tot 30 juni 2021. Er is geen financiële waardestijging aan verbonden.