2020_CBS_09624 - Correctiebestelling - Productie video coronamaatregelen - Vastlegging krediet - Goedkeuring

Artikel 56 §3, 4° van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Dienstnota bestellen en betalen stad, districten en OCMW van 17/12/2018.

Met het collegebesluit van 23 november 2018 (jaarnummer 10339) werden de principes bestellen en goedkeuren voor de stad aangepast.
 Het college keurde onder meer goed om  – met ingang van 1 januari 2019 – de bevoegdheid tot het goedkeuren van correctiebestellingen en te betalen bedragen namens de stad Antwerpen als volgt te regelen (bedragen exclusief btw):

• Uitgaven exploitatie en investering,  ≤ 5.500,00 EUR: goedkeuring door de algemeen directeur na decentraal visum:
• de algemeen directeur kan bovengenoemde bevoegdheden delegeren aan personeelsleden van de administratie van de stad Antwerpen en OCMW Antwerpen;
• de medewerker aan wie de bevoegdheid tot goedkeuren gedelegeerd wordt, kan te allen tijde beslissen om een bepaalde correctiebestelling voor te leggen aan een hoger orgaan voor expliciete goedkeuring.
• Uitgaven exploitatie en investering, > 5.500,00 EUR: goedkeuring door het college na centraal visum.

De bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing/Marketing en Communicatie heeft voor deze productie erg kort op de bal moeten spelen om deze video snel te kunnen realiseren zodat de timing van de verspreiding ervan relevant bleef gezien de steeds wisselende context van de (corona) actualiteit.

Pas op de dag van de opnames is er een definitief voorstel van offerte gekomen van Lucy Agency bvba, dit omdat de kostprijs van de zaal, de kosten van de prestaties van de comedians, de details voor post-productie,... lang onduidelijk waren en op zich lieten wachten. We konden de opnames echter niet uitstellen, want anders zouden we de deadline van week 26 oktober 2020 niet meer halen en zou de timing van verspreiding niet meer relevant genoeg zijn. De bestelbon kon dus pas definitief opgemaakt worden op de dag waarop de montage van de film afgewerkt werd. Hierdoor diende er dus een correctiebestelling te worden opgemaakt.

De stad Antwerpen heeft een raamovereenkomst met het communicatiebureau Lucy Agency bvba voor strategische communicatieprojecten. Die overeenkomst (Bestek GAC_2019_00871) werd door het college goedgekeurd op 3 april 2020 (jaarnummer 3135).

Naar aanleiding van de stijgend aantal coronabesmettingen en de verstrengingen van de coronamaatregelen eind oktober werd vanuit de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing/Marketing en Communicatie een last minute briefing gegeven aan het communicatiebureau Lucy Agency Bvba om dringend een communicatie-actie uit te denken dat als doel had: Antwerpenaars oproepen de maatregelen en regels te blijven volgen en de moed niet op te geven. Een verlengde van wat de stad Antwerpen onder de noemer #samentegencorona al een paar maanden doet. Het idee om een filmpje te maken met een reeks Antwerpse comedians is op een paar dagen ontstaan, gevalideerd en uitgewerkt. De comedians zouden deze oproep brengen in een kort filmpje dat verspreid zou worden via talrijke social media kanalen en influencers.

Deze communicatieactie past binnen de lange termijn strategie die voor de coronaperiode opgemaakt is en goedgekeurd in het managementteam op 21 oktober 2020 (jaarnummer 139). Het valt onder de communicatienood 'motivationele, verbindende communicatie'.

De vastlegging voor deze correctiebestelbon bedraagt 39.143,50 EUR inclusief btw. Deze kost werd door de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing begroot op functiegebied 2SBS060105A00000, budgetplaats 5317600000 , budgetpositie 613.