2020_CBS_09665 - Digitale transformatie - Dringend op te starten IT-projecten - Goedkeuring

De vastleggingen en uitbetaling van deze budgetten gebeurt volgens de regels opgenomen in de dienstnota ‘bestellen en betalen’ van 17 december 2018.

Met de centralisatie van het IT-budget worden ook de aanvragen voor de opstart van nieuwe IT-projecten gecentraliseerd. Op 30 september 2020 werden alle projectaanvragen voor 2020 en 2021 voorgesteld aan de stuurgroep digitale transformatie die samengesteld is door de bedrijfsdirecteurs. De CDO was aanwezig als observator.

Het budget van de aanvragen oversteeg ruimschoots het beschikbare budget en er waren geen richtlijnen om hierin te prioriteren. Bovendien geeft Digipolis aan dat ze een maximum budget hebben dat ze jaarlijks kunnen omzetten. De Chief Digital Officer (CDO) die op 1 oktober startte in zijn functie, stelde een gefaseerde aanpak voor om dit probleem om te lossen. 

 Fase 1 - goedkeuring dringend op te starten projecten (in dit besluit)

De eerste focus in 2020 ligt op projecten en investeringen die nu moeten gebeuren om de continuïteit te verzekeren. In nauwe constructieve samenwerking tussen de CDO en de verantwoordelijke bedrijfsdirecteurs werden de voorstellen gescreend en geselecteerd.

Enerzijds werd er gekeken naar de verantwoording van de dringendheid van het project. Voor elk project verantwoordt een van onderstaande redenen de opstart ervan:

• dienstverlening/werking wordt sterk verhinderd indien we dit niet doen;
• lopende ontwikkelingen die bij stopzetten verzonken kosten veroorzaken;
• reeds goedgekeurd op het college;
• aanzienlijke inkomsten worden mislopen;
• aangegaan engagement met partner;
• regelgeving met deadline van hogere overheid.

Anderzijds was er een gezamenlijke, grondig oefening per project om tot duidelijke afspraken te komen rond scope, budget en timing. 

Deze geselecteerde voorstellen liggen in dit besluit ter goedkeuring voor. 

De lijst met meer uitgebreide informatie zit als bijlage bij dit besluit. In dat overzicht zijn ook mandagen opgenomen. De mandagen zijn ruwe inschattingen van interne mandagen bij Digipolis en van mandagen bij de stedelijke diensten. Deze mandagen worden niet apart gefactureerd want het gaat om medewerkers die in dienst zijn bij Digipolis en de stad Antwerpen. Ook al worden ze niet gefactureerd, ze vertegenwoordigen een belangrijk budget dat ook in beeld gebracht dient te worden. De gemiddelde prijs van een mandag bij Digipolis bedraagt 484,00 euro, de gemiddelde prijs van een mandag bij de stad wordt ingeschat op 400,00 euro. 

Als er bij Digipolis niet voldoende interne medewerkers zijn om de projecten te realiseren, worden deze aangevuld met externe medewerkers. Deze kost wordt doorgerekend aan de stad Antwerpen en betaald met projectbudget. Momenteel is het nog niet duidelijk of de projecten die vandaag goedgekeurd worden, externe medewerkers nodig zullen hebben. Deze eventuele kosten worden bij de goedkeuring van de volgende projecten in januari 2021 mee transparant in beeld gebracht voor het college.

In het kader van de vraag naar grotere transparantie zal Digipolis Antwerpen vanaf januari 2021 tijd registreren zodat de inzet van de mandagen goed opgevolgd kan worden. Ook de inzet van stadspersoneel wordt opgevolgd. Op deze manier komt de totale projectkost transparant in beeld.

Voor de recurrente kosten die deze projecten mogelijk met zich meebrengen, is er in de begroting van Digipolis budget voorzien.

Fase 2 - goedkeuring hoogst noodzakelijke projecten (januari 2021)

Begin november 2020 werd er gestart met de uitwerking van de digitale strategie. De combinatie tussen de eerste inzichten uit deze strategie, de zoektocht naar en creatie van synergie, de aftoetsing van de juiste technologische oplossingsrichting en een bijkomende prioritering door de bedrijfseenheden (over en binnen projecten) moeten een eerste richting geven om meer gericht een bijkomende selectie van projecten te doen in januari 2021. Deze selectie gebeurt door de stuurgroep digitale transformatie en wordt voorgelegd aan het college.

Fase 3 - goedkeuring projecten in lijn met de strategie

In mei 2021 zal de digitale transformatiestrategie voorgelegd worden aan het college. Met de strategie zullen ook de eerste projecten die hierin passen ter goedkeuring voorgelegd worden aan het college. Mogelijk zal dit ook al een toewijzing van budget van 2022 met zich meebrengen.