2020_CBS_07950 - Stedelijk patrimonium. Talentontwikkeling en Vrijetijdsbeleving. Site Fort VI, 2610 Wilrijk - Raamovereenkomst huren van zes kleedkamerunits en drie douche-units. Verlenging looptijd raamovereenkomst. Rechtzetting wijziging. Wijziging opdracht 2. Vastlegging krediet - Goedkeuring

Artikel 56 §3, 4° van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Volgens de contractuele bepalingen bedraagt de uitvoeringstermijn 24 maanden, te rekenen vanaf de eerste dag van de levering van de units. De aanvangsdatum was 5 oktober 2017, waardoor de initiële contractuele einddatum werd bepaald op 4 oktober 2019. 

Op 14 juni 2019 (jaarnummer 4989) werd een verlenging van de uitvoeringstermijn door het college toegekend voor een periode van 8 maanden. Deze verlenging had ingang op 5 oktober 2019. De contractuele einddatum werd hierdoor verschoven naar 4 juni 2020. Het college keurde voor deze verlengde huurperiode een bedrag goed van 16.320,00 EUR + 3.427,20 EUR (21% btw) = 19.747,20 EUR, inclusief 21% btw.

1. Rechtzetting wijziging opdracht 1:

Contractueel wordt er echter geen huurprijs per week betaald, maar huur per kalendermaand. Deze prijs is vast en onafhankelijk van het aantal kalenderdagen in de maand. Deze vaste huurprijs per maand bedraagt 2.828,63 EUR, exclusief 21% btw. 

De effectieve meerkost voor de verlenging van 8 maanden bedraagt 22.629,04 EUR, exclusief 21% btw, ofwel 8 maal de maandelijkse huurprijs van 2.828,63 EUR, exclusief 21% btw. 

Het totaal nog goed te keuren bedrag voor wijziging opdracht 1 bedraagt 6.309,04 EUR + 1.324,90 EUR (21% btw) = 7.663,94 EUR, inclusief 21% btw.

2. Wijziging opdracht 2:

Door de huidige coronacrisis en de daarmee gepaard gaande maatregelen en beperkingen, konden de onderhandelingen en het onderzoek naar de voorwaarden voor een nieuwe concessieovereenkomst onvoldoende grondig worden voorbereid. De nieuwe concessieovereenkomst met KFCO Beerschot-Wilrijk vzw zal voor de ganse site (velden inclusief gebouwen) worden afgesloten, met uitzondering van de zone rond de atletiekpiste. Momenteel echter heeft de club enkel een concessieovereenkomst voor de cafetaria’s op deze site. Het bestuur zal, in het kader van de ontwikkeling van deze stedelijke site, voor het afsluiten van een nieuwe concessie een ruimtelijk kader met stedenbouwkundige randvoorwaarden uitwerken, dat zal opgenomen worden in de nieuwe, te onderhandelen concessieovereenkomst. Deze onderhandelingen zullen afgerond worden in december 2020. De huur van deze kleedkamer- en douche-units is een tijdelijke oplossing en is noodzakelijk voor de werking van deze site. Vanaf januari 2021 zal de club zelf instaan voor het bieden van omkleed- en douche-infrastructuur, in overeenstemming met de afspraken voor de verdere ontwikkeling van de ganse site.

Tot op heden heeft de concessiehouder geen oplossing kunnen bieden. Om de continuïteit van het sportseizoen te garanderen is het noodzakelijk de huurperiode nogmaals te verlengen voor een periode van 7 maanden. Deze periode loopt van 5 juni 2020 tot en met 4 januari 2021. Nadien staat de concessiehouder zelf in voor het bieden van omkleed-en douche-infrastructuur.

De meerkost voor deze bijkomend verlengde huurtermijn bedraagt 19.800,41 EUR + 4.158,09 EUR (21% btw) = 23.958,50 EUR, inclusief 21% btw. De termijnverlenging bedraagt 7 maanden.

3. Overzicht totale wijziging opdracht:

De totale wijziging van de opdracht bedraagt 42.429,45 EUR, exclusief 21% btw. Dit verhoudt zich als 54,80% ten opzichte van het gegunde opdrachtbedrag van 77.420,66 EUR. De uitvoeringstermijn wordt met 62,50% verlengd, zijnde 15 bijkomende maanden op 24 maanden. 

Het plaatsen van een nieuwe opdracht bleek bij wijziging opdracht 1 echter niet wenselijk en zou bijkomend tot een aanzienlijke prijsstijging geleid hebben. De installatie, het transport, de afbraak en aansluitingen op nutsleidingen, geraamd op 6.000,00 EUR, exclusief btw, zijn kosten die dan tweemaal betaald zouden worden. 

Verder dient gesteld te worden dat de verlenging van de huurperiode het voorwerp van de opdracht geenszins wezenlijk wijzigt: de originele uitvoeringstermijn was geen gunningscriteria, er werden geen bijkomende levering, diensten of werken gevraagd, er zijn geen gegunde eenheidsprijzen gewijzigd noch nieuwe artikels toegevoegd aan de meetstaat. Tot slot werd in de opdrachtdocumenten de post 'huur per maand van volledige installatie' uitgedrukt in vermoedelijke hoeveelheden. 

Gezien voorgaande zijn zowel artikels 38/1 als 38/5 van toepassing op deze wijziging. De kostenstijging gepaard gaande met een heraanbesteding wordt voldoende aangetoond en conform artikel 38/5 mag een wijziging zonder nieuwe plaatsingsprocedure worden doorgevoerd ongeacht de waarde indien de wijziging als niet-wezenlijk moet worden beschouwd.

In toepassing van artikel 38/1 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, gewijzigd bij Koninklijk Besluit van 22 juni 2017, is de aanbesteder gerechtigd de oorspronkelijke opdracht te wijzigen voor aanvullende opdrachten die noodzakelijk zijn geworden en die niet in de oorspronkelijke opdracht waren opgenomen wanneer de verandering van opdrachtnemer niet mogelijk is om economische of technische redenen en tot aanzienlijk ongemak of een aanzienlijke kostenstijging zou leiden voor de aanbesteder. De wijziging van de opdracht mag het voorwerp van de opdracht niet wezenlijk wijzigen en blijft beperkt tot 50% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.

In toepassing van artikel 38/5 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, gewijzigd bij Koninklijk Besluit van 22 juni 2017, mag een wijziging zonder nieuwe plaatsingsprocedure voor een opdracht worden doorgevoerd, indien de wijziging, ongeacht de waarde ervan, als niet-wezenlijk moet worden beschouwd. 

In zitting van 29 september 2017 (jaarnummer 8517) keurde het college de opdracht "Raamovereenkomst huren zes kleedkamerunits en drie douche-units voor de site Fort VI volgens bestek GAC/2017/4882" goed voor een bedrag van 77.420,66 EUR + 16.258,34 EUR (21% btw) = 93.679,00 EUR inclusief 21% btw aan Jan Snel Belgium nv, Stationsplein 1, 9100 Sint-Niklaas, met ondernemingsnummer BE 0414.293.433. 

In zitting van 14 juni 2019 (jaarnummer 4989) keurde het college een termijnverlenging van 8 maanden goed voor opdracht GAC/2017/4882.

Op 14 juni 2019 (jaarnummer 4989) keurde het college de wijziging van opdracht 1 goed.

Bij gunning werd een bedrag van 6.663,54 EUR, exclusief 21% btw, in bestelbon vastgelegd. In dat besluit wordt aangegeven dat de bijkomende vastleggingen met orderbons zullen verrekend worden. 

Voor deze opdracht hebben de volgende vastleggingen plaatsgevonden:

Het totale vastgelegde bedrag in bestelbonnen bedraagt 113.418,89 EUR, exclusief 21% btw.
Het totaalbedrag van alle facturen voor deze opdracht bedraagt 108.493,21 EUR, exclusief 21% btw.
Er is een openstaand bedrag van 5.697,22 EUR, exclusief 21% btw.

Vastlegging krediet:

Het totale vastgelegde saldo bedraagt 113.418,89 EUR + 23.817,97 EUR (21% btw) = 137.236,86 EUR, inclusief 21% btw. Tot op heden is een bedrag van 108.493,21 EUR, exclusief 21% btw, voor deze opdracht aangerekend.

De facturatie van de huurgelden en de financiële opvolging hiervan zijn bij zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer niet altijd met de nodige zorgvuldigheid uitgevoerd. De huurprijs, inclusief eenmalige kosten van de installatie voor de periode 05/10/2017 tot en met 04/11/2020 zou 111.322,85 EUR, exclusief 21% btw moeten bedragen. Hiervan is slechts 108.493,21 EUR, exclusief 21% btw gevorderd. Dit is te verklaren doordat 1 kalendermaand huur, voor de periode 07/10/2017 tot en met 06/11/2017, nog niet gefactureerd werd door de opdrachtnemer. Verder werd de vaste maandelijkse huurprijs van 2.828,63 EUR, zoals bepaald bij de gunning van de opdracht, niet altijd correct gefactureerd.

Er dienen nog 3 maanden huur betaald te worden: de ontbrekende factuur voor de periode van 07/10/2017 tot en met 06/11/2017 en de huurgelden voor de periode 05/11/2020 tot en met 04/01/2021. Ook de eenmalige kost voor het verwijderen van de units van 2.870,00 EUR, exclusief 21% btw, dient ook nog voldaan te worden. Tot slot dienen de verkeerd gefactureerde bedragen gecorrigeerd te worden. De berekening voor de kredietvastlegging is als volgt:

Een bedrag van 5.659,68 EUR + 1.188,53 EUR (21% btw) = 6.848,21 EUR, inclusief 21% btw, dient in bestelbon vastgelegd te worden om de rechtzettingen uit de vorige facturen en de toekomstige huurgelden en eenmalige afbraakkosten te voldoen.