2020_CBS_06527 - Dienstverplaatsingen met deelfietsen Velo Antwerpen - Samenwerkingsovereenkomst proefproject. Ondertekening - Goedkeuring

Artikel 56 §3, 4° van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Artikel 56, §3, 5° van het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college bevoegd is voor de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht die past binnen het begrip dagelijks bestuur.

Het doel van deze overeenkomst is de stad Antwerpen mogelijkheid te geven om binnen het proefproject en een bepaald budget een beperkte groep werknemers (de focus ligt op de sleuteldragers van de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing en de dienst Stadsbeheer/Stadsreiniging/Veegdienst) een jaarkaart van Velo Antwerpen te laten aankopen, zonder dat deze werknemers het abonnement zelf afrekenen bij inschrijving/hernieuwing. De stad Antwerpen betaalt deze kosten via een factuur aan de uitvoerder en volgt de abonnementen en aanrekeningen op in een werkgever gebruikerszone.

De duur van het proefproject is op 12 maanden volgend op de datum van ondertekening van de overeenkomst vastgelegd.

Op het einde van het proefproject volgt een evaluatie baserend op de volgende criteria:

• Bezettingsgraad: Indien de fietsen een lage bezetting hebben, kan het proefproject negatief worden geëvalueerd. 
• Aantal registraties van medewerkers.
• Klantentevredenheid stad Antwerpen. Een vlotte samenwerking tussen de uitvoerder en de stad Antwerpen is van primair belang voor het slagen van het proefproject. Deze samenwerking komt naar boven in de dagelijkse handelingen en tussentijdse evaluatiemomenten. 

Is de evaluatie voor één van de contractspartijen negatief, dan wordt de overeenkomst automatisch beëindigd zonder dat een schade- of verbrekingsvergoeding is verschuldigd. Uiteraard zullen wel alle verbintenissen die dateren van tijdens de proefperiode moeten worden nagekomen. Is de evaluatie positief wordt er na beëindiging van het proefproject volgens de wet van de overheidsopdrachten een (eventueel uitgebreidere) vervolgopdracht in de markt gezet. 

Verder ziet de stad Antwerpen erop toe dat binnen dit proefproject elke medewerker die ze het recht tot een jaarabonnement van Velo Antwerpen verleent, een afsprakennota ondertekent. Deze afsprakennota regelt alle onderlinge afspraken tussen deze werknemers en de stad Antwerpen en benadrukt de algemene voorwaarden, gebruiksvoorwaarden en tarieven als vastgelegd op www.velo-antwerpen.be.

In toepassing van artikel 42, §1, eerste lid, 1°, a) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal deze opdracht worden gegund bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking omdat de goed te keuren uitgave niet hoger is dan het bij het artikel 90, eerste lid, 1° van het Koninklijk Besluit Plaatsing van 18 april 2017 vastgelegd bedrag van 139.000,00 EUR (zonder belasting over de toegevoegde waarde), met name de drempel vermeld in artikel 11, eerste lid, 2° van het Koninklijk Besluit Plaatsing van 18 april 2017.

In toepassing van artikel 81 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, baseert de aanbestedende overheid de gunning van de overheidsopdracht op de economisch meest voordelige offerte. De economisch meest voordelige offerte uit het oogpunt van de aanbestedende overheid wordt vastgesteld rekening houdend met de gunningscriteria. Ze vermeldt de gunningscriteria in de aankondiging van de opdracht of in een ander opdrachtdocument.

In toepassing van artikel 57 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, kan de aanbestedende overheid – wanneer ze de noodzaak daartoe aantoont – een opdracht plaatsen die één of meer vaste gedeelten en één of meer voorwaardelijke gedeelten omvat. Hoewel de sluiting van de opdracht betrekking heeft op de volledige opdracht, is de aanbestedende overheid enkel gebonden door de vaste gedeelten. De uitvoering van de voorwaardelijke gedeelten is afhankelijk van een beslissing van de aanbestedende overheid die aan de opdrachtnemer wordt meegedeeld overeenkomstig de in de opdrachtdocumenten bepaalde modaliteiten. De uitvoering van het voorwaardelijk gedeelte mag de algemene aard van de opdracht niet wijzigen.

De stad Antwerpen wil de dienstverplaatsingen van haar medewerkers maximaal op een zo duurzaam mogelijke manier organiseren. Hoewel het gebruik van eigen dienstvoertuigen en fietsen primeert, is er voor specifieke verplaatsingen vraag om de mix van vervoersmiddelen aan te vullen.

Ook  de coronamaatregelen rond de veiligheidsafstand, die het niet altijd toelaten dat medewerkers zich in het zelfde dienstvoertuig verplaatsen, verhogen de nood aan extra mogelijkheden. Bij de dienst Stadsbeheer/Stadsreiniging/Veegdienst worden normaal gezien tot zeven medewerkers en hun werkmateriaal met één voertuig naar de locatie gebracht om de veegrondes te starten. Door de corona maatregelen inzake social distancing is dat niet meer mogelijk en zouden de medewerkers in meerdere voertuigen vervoerd moeten worden. Met de deelfietsen kunnen de medewerkers zich veilig en duurzaam naar hun werklocatie en terug verplaatsen.

Het gebruik van deelfietsen zou een aanvulling zijn op de bestaande vervoersmodi. Ze bieden vooral voor dienstverplaatsingen die niet hetzelfde start- als eindpunt hebben meer flexibiliteit tegenover dienstfietsen.  De mogelijkheden om flexibel en snel in te spelen op verplaatsingsbehoeften wordt met het gebruik van deelfietsen uitgebreid.

Met het oog op een duurzaam en realistisch stedelijk mobiliteitsbeleid wenst de stad Antwerpen daarom een proefproject van 12 maanden te starten met betrekking tot het gebruiken van deelfietsen voor dienstverplaatsingen door een beperkte groep van werknemers van de stad.

De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige offerte heeft ingediend, rekening houdend met de volgende gunningscriteria:

1. Gunningscriterium 1: Beschikbaarheid van fietsen op het grondgebied van Antwerpen (aantal fietsen en afhaalstations/locaties); 
2. Gunningscriterium 2: Prijs per jaar + ritten t/m 60 min.; 
3. Gunningscriterium 3: Mogelijkheid om een bedrijfsaccount te koppelen; 
4. Gunningscriterium 4: Mobiele app om beschikbaarheid van fietsen in nabijheid op te vragen

Voor het uitvoeren van dit proefproject wordt voorzien in de volgende kosten:

1. vaste kost, jaarabonnement, geeft recht op gratis rit tot en met 30 minuten;
2. variabele kost per rit van 31 minuten tot en met 60 minuten: 0,50 EUR.

Het proefproject voorziet abonnementen en eventueel bijkomende rit kosten voor 40 werknemers.

• Jaarabonnement: 1.960,02 EUR.
• Variabele rit kosten: 3.040,00 EUR.

Na afloop van de proefperiode in 2021 zal een postcalculatie deze raming opnieuw controleren.