Decreet Lokaal Bestuur.
De gemeenteraad keurde op 29 juni 2020 (jaarnummer 361) de oprichting goed van het autonoom gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen, en stelde de statuten vast.
De gemeenteraad keurde op 23 november 2020 (jaarnummer 665) de beheersovereenkomst tussen het autonoom gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen en de stad Antwerpen goed.
De raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen van 18 november gaf zijn goedkeuring aan de wijze waarop het autonoom gemeentebedrijf voorziet in een systeem van organisatiebeheersing, onder voorbehoud van latere goedkeuring door het college van burgemeester en schepen.
Een autonoom gemeentebedrijf is decretaal niet verplicht om een systeem van organisatiebeheersing te voorzien. Bij gebrek aan dergelijk systeem treedt echter artikel 234, §2 verplicht in werking. Dit decretaal vastgelegde verplichte vangnet is niet optimaal. Aan autonome gemeentebedrijven wordt dan ook aangeraden te bepalen welke modaliteiten en controles op het gebied van organisatiebeheersing zij opportuun achten.
In de beheersovereenkomst tussen de stad en AG Digipolis Antwerpen is opgenomen dat (artikel 10):
"Het agentschap voorziet in een gedocumenteerd systeem van organisatiebeheersing dat ontworpen is om een redelijke zekerheid te verschaffen omtrent:
Dit organisatiesysteem behelst minstens de regels met betrekking tot:
Deze regels worden ook ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
Op basis van een sjabloon dat door de VVSG is uitgewerkt, wordt voor het autonoom gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen het volgende afgesproken.
Wijze waarop het autonoom gemeentebedrijf voorziet in een systeem van organisatiebeheersing
§1. Een verbintenis mag door het autonoom gemeentebedrijf alleen worden aangegaan als de financiële gevolgen ervan tijdens de periode van het meerjarenplan passen binnen de ramingen van het meerjarenplan en als de financiële gevolgen voor het lopende boekjaar passen binnen de limitatieve kredieten voor dat boekjaar in het meerjarenplan.
De maximale grenzen die het autonoom gemeentebedrijf mag hanteren in de uitwerking van de kredietbewaking zijn voor de uitgavenkredieten beperkt op het niveau van het totaal van de exploitatie en het totaal van de investeringen.
In geval van financiering zijn de ontvangstenkredieten limitatief op het niveau van de rubriek voor de leningen en leasings en de uitgavenkredieten limitatief op het niveau van de rubrieken voor de toegestane leningen en betalingsuitstel.
De kredietbewaking van AG Digipolis wordt vastgesteld op het niveau van het budgetadres, dat wordt samengesteld door volgende budgettaire dimensies:
Vastleggingen zijn enkel mogelijk wanneer de beschikbare kredieten op het niveau van het budgetadres niet overschreden wordt. Binnen de goedgekeurde kredieten zijn kredietverschuivingen mogelijk volgens onderstaand goedkeuringsschema:
De algemene voorwaarden voor de kredietverschuivingen:
Verschuiving | Hoogste goedkeurder |
Tussen beleidsdoelstellingen | Raad van Bestuur |
Tussen actieplannen | Raad van Bestuur |
Tussen acties | Raad van Bestuur |
Tussen projecten | Directiecomité |
Tussen klant | Raad van Bestuur |
Tussen budgetposities > exploitatie | Directiecomité |
Tussen budgetposities > exploitatie > MAR 60XXX | Financieel verantwoordelijke |
Tussen budgetposities > investeringen | Directiecomité |
Van/naar actie personeel 2LWS069901 | Raad van Bestuur |
Binnen actie personeel 2LWS069901 | Directiecomité |
De kredietverschuivingen worden in principe goedgekeurd volgens onderstaande goedkeuringsflow tot en met de hoogste goedkeurder uit bovenstaande tabel, bij combinaties van verschuivingen telt steeds de hoogste goedkeurder.
Goedkeuringsflow gerangschikt van hoog naar laag:
* Voor de stad neemt de Chief Digital Officer de rol van klant op.
§2. Volgens de statuten van het autonoom gemeentebedrijf is de raad van bestuur gemachtigd alle nuttige of noodzakelijke handelingen te verrichten om de doelstellingen van het agentschap te verwezenlijken. De bevoegdheid om over de uitgaven te beslissen, houdt ook de bevoegdheid in tot het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten, het vaststellen van de plaatsingsprocedure, het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van de overheidsopdrachten. Tevens houdt deze bevoegdheid ook de verantwoordelijkheid in om het verwerven van inkomsten op te volgen alvorens tot uitgaven over te gaan, zoals beschreven in §1.
§3. Het aangaan van verbintenissen vanwege het agentschap kan enkel gebeuren door de raad van bestuur of het directiecomité.
§4. De voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom, zijn onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan.
§5. Het verlenen van het visum wordt toevertrouwd aan de visumverlener.
De visumverlener wordt aangesteld door de raad van bestuur die het mandaat omschrijft. De visumverlener geeft een visum op de betrokken voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom. Hij verleent zijn visum, als uit dat onderzoek de financiële regelmatigheid en wettigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt. Hij kan voorwaarden koppelen aan zijn visum. Als er wordt geweigerd een visum te verlenen, of als er voorwaarden worden aan gekoppeld, wordt dit steeds gemotiveerd. De bevestiging en motivatie van de wettigheid gebeurt steeds door het orgaan die de betrokken beslissingen neemt.
§6. Als het visum wordt geweigerd, kan de raad van bestuur op eigen verantwoordelijkheid viseren, op basis van een onderbouwde motivering. De geviseerde verbintenis is dan uitvoerbaar. In dat geval wordt de beslissing van de raad van bestuur meegedeeld aan het college van burgemeester en schepenen.
§7. In afwijking van §1 kan het directiecomité zonder de nodige kredieten over uitgaven beslissen in geval van dwingende en onvoorziene omstandigheden (bvb. brand in de computerzaal), en waarbij het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken, op voorwaarde dat het daarvoor een met redenen omkleed besluit neemt. Het directiecomité brengt de raad van bestuur daarvan onmiddellijk op de hoogte, en de raad van bestuur brengt het college van burgemeester en schepenen op de hoogte.
Regularisatie van de kredieten gebeurt zo snel mogelijk nadien, en ten laatste ter gelegenheid van de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan.
§8. De raad van bestuur legt vast welke personen, en onder welke voorwaarden, gemachtigd worden om betalingen te verrichten en visum te verlenen. Alle girale betalingen worden ondertekend door een dubbele handtekening.
Provisies kunnen ter beschikking gesteld worden van personeelsleden voor het betalen van exploitatie-uitgaven lager dan 5.000 € (excl btw) die voor de goede werking van de dienst onmiddellijk moeten worden gedaan (Bvb. onkosten bij verblijf in het buitenland). Deze betalingen worden ondertekend door het personeelslid.
Bepaalde personeelsleden beschikken over een betaalkaart voor het uitvoeren van betalingen. Deze betalingen vallen in één van onderstaande categorieën:
De betaalkaart mag enkel gebruikt worden voor aankopen waarvoor ook een goedgekeurde bestelbon werd opgemaakt.
De raad van bestuur beslist welke personen beschikken over een betaalkaart.
Betalingen in verband met het thesauriebeheer worden verricht door de voorzitter van het directiecomité. Daaronder vallen niet de betalingen naar de provisies, vermeld in het tweede lid.
§9. Als de voorzitter of een ander lid van het directiecomité weigert een betalingsopdracht aan een financiële instelling te ondertekenen, of als de visumverlener toelating tot betaling weigert, kan de raad van bestuur op eigen verantwoordelijkheid bevelen de betaling uit te voeren.
§10. De organisatiebeheersing wordt minstens één maal per jaar door de raad van bestuur geëvalueerd op zijn actualiteit, eventueel bijgewerkt en opnieuw gevalideerd.
Artikel 234 § 2 van het Decreet over het Lokale Bestuur luidt als volgt: "Zolang het autonoom gemeentebedrijf geen eigen regels heeft vastgesteld voor het aangaan van verbintenissen, de kredietbewaking, de wetmatigheidscontrole of de ondertekening van de girale betalingsorders, zijn artikel 266, 267, 269 en 272, § 1, tweede en derde lid, van toepassing op het autonoom gemeentebedrijf."
Het college geeft zijn goedkeuring aan de afspraken over het aangaan van verbintenissen, kredietbewaking, wetmatigheidscontrole en de ondertekening van girale betalingsorders binnen het AG Digipolis Antwerpen, zoals hierboven beschreven.