2020_DCAN_00266 - Bestek GAC_2019_00837 - Organisatie van een evenement in het kader van Olympische Spelen 100 jaar - wijziging opdracht 1 - Goedkeuring

Met de collegebeslissing van 12 mei 2017 (jaarnummer 04463) werden de bevoegdheden van de districtscolleges gecoördineerd. Artikel 7 bepaalt dat het districtscollege bevoegd is voor evenementen en feestelijkheden.

Door de maatregelen die de Nationale Veiligheidsraad heeft afgekondigd, is het onmogelijk om het event te organiseren omstreeks de vermoedelijke datum die initieel in artikel IV.6 van het bestek GAC_2019_00837 werd opgegeven. Het district en de organisator zijn bijgevolg genoodzaakt om dit evenement naar een latere datum te verplaatsen dan initieel was voorgenomen. Wanneer de maatregelen van de Nationale Veiligheidsraad het terug toelaten zal dit evenement opnieuw ingepland worden binnen een redelijke termijn. Gezien de reeds gepresteerde uren en afgesloten overeenkomsten vraagt de gegunde partij reeds een tegemoetkoming om de reeds gemaakte kosten te dekken. Gezien de onduidelijkheid van de duur van de maatregelen, de voorfinanciering door de opdrachtnemer en gezien de reeds vlotte en goede samenwerking, is het opportuun om in afwijking van artiek IV.7 van het bestek GAC_2019_00837 reeds 30 procent van het begrote bedrag uit te betalen aan de opdrachtnemer Conrad Consulting. Deze 30 procent zal dan bij afrekening na organisatie van het evenement in mindering worden gebracht van de eindfactuur.

Artikel 38/9 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten bepaalt het volgende inzake onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer:

§ 1. De opdrachtdocumenten voorzien in een herzieningsclausule zoals bepaald in artikel 38, waarin de modaliteiten voor de herziening van de opdracht worden bepaald wanneer het contractueel evenwicht van de opdracht wordt ontwricht in het nadeel van de opdrachtnemer om welke omstandigheden ook die vreemd zijn aan de aanbesteder.

§ 2. De opdrachtnemer kan zich slechts op de toepassing van deze herzieningsclausule beroepen, indien hij kan aantonen dat de herziening noodzakelijk is geworden door omstandigheden die redelijkerwijze niet voorzienbaar waren bij de indiening van zijn offerte, die niet konden worden ontweken en waarvan de gevolgen niet konden worden verholpen niettegenstaande hij al het nodige daartoe heeft gedaan.

De opdrachtnemer kan het in gebreke blijven van een onderaannemer slechts aanvoeren in zoverre deze laatste zich kan beroepen op omstandigheden die de opdrachtnemer zelf had kunnen inroepen indien hij zich in een gelijkaardige toestand zou hebben bevonden.

De herziening kan bestaan uit hetzij een verlenging van de uitvoeringstermijn hetzij, wanneer er sprake is van een zeer belangrijk nadeel, een andere vorm van herziening of de verbreking van de opdracht.

§ 4. Indien de opdrachtdocumenten geen herzieningsclausule bevatten als bedoeld in paragraaf 1, wordt de regeling vervat in paragrafen 2 en 3 geacht van rechtswege van toepassing te zijn

 Op 20/01/2020 keurde het districtscollege van district Antwerpen de gunning van het bestek GAC_2019_00837: Organisatie van een evenement in het kader van Olympische spelen 100 jaar goed aan de firma Conrad Consulting NV, Veldstraat 147, 3211 Kuringen, met ondernemingsnummer 0441.753.539.

Het evenement waarop de opdracht betrekking heeft, zou krachtens artiel IV.6 van het bestek GAC_2018_00837 vermoedelijk doorgaan op 12 april 2020. De Nationale veiligheidsraad kondige op 12 en 17 maart 2020 evenwel strikte maatregelen af om de verspreiding van het Coronavirus (ook gekend als het COVID-19-virus) tegen te gaan. Deze maatregelen verhinderen dat het evenement in de periode rond deze vermoedelijke datum plaatsvindt.

De gevraagde 30 procent (19.770,25 EUR, inclusief BTW) zal vooraf betaald worden en achteraf in mindering worden gebracht op de eindafrekening.