2020_DCDE_00169 - Digitale communicatiestrategie district Deurne - Wijziging opdracht. Vastlegging krediet - Goedkeuring

Artikel 56 §3, 4° van het Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Artikel 134 van het Decreet lokaal bestuur bepaalt dat het college bevoegdheden, die door andere overheden werden opgedragen, kan overdragen aan de districtscolleges, voor zover de regel die het college deze bevoegdheid toewees, het college daartoe machtigt.

Met de collegebeslissing van 12 mei 2017 (jaarnummer 4463) werden de bevoegdheden van de districtscolleges gecoördineerd. Artikel 8 bepaalt dat het districtscollege bevoegd is voor communicatie.

Dienstnota bestellen en betalen stad, districten en OCMW 17/12/2018.

Door de crisis rond Covid 19 is  het noodzakelijk de lopende opdracht te wijzigen.  

Op 1 maart 2020 ging het district Deurne van start met het nieuwe marketing- en communicatieplan in samenwerking met firma Snackbytes. De redactieraad kwam wekelijks bijeen en voerde samen met een projectleider van de firma Snackbytes de eerste stappen rond de nieuwe digitale strategie. Bedoeling was om een nieuwe structuur op te bouwen rond het uitdenken van concepten, het uitvoeren van het creatieve proces, het beheren van het advertentiebudget, het aanstellen van verantwoordelijken per concept, … in samenwerking met de communicatiecel van Deurne.

Niet minder dan twee weken later brak de Corona-crisis uit. De werkdruk bij de communicatiecel van Deurne lag de afgelopen twee maanden ontzettend hoog, en ook nu nog is het constant aanpassen aan nieuwe berichten en noodzakelijke communicatie. Door deze onvoorziene omstandigheid kon het opleidingstraject niet opgestart worden en diende de firma Snackbytes meer uitvoerend werk uit te voeren dan initieel gepland. Hierdoor zijn bepaalde opdrachten (uitdenken concepten, bepalen flow redactieraad, …) én de nodige opleiding (beheer advertising, analyse en rapportage cijfers, ontwerp visual graphics, creatieproces, …) vertraagd of uitgesteld. Deze opdrachten en opleiding dienen nog uitgevoerd te worden om de initiële opdracht te finaliseren en toe te laten dat de communicatiecel van Deurne het nieuwe marketing- en communicatieplan zelfstandig kan uitvoeren. Hiervoor is er nog bijkomend een bedrag van 9.982,50 EUR inclusief BTW nodig.

In toepassing van artikel 38/2 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, gewijzigd bij Koninklijk Besluit van 22 juni 2017, is de aanbesteder gerechtigd de oorspronkelijke opdracht te wijzigen wanneer de wijziging het noodzakelijk gevolg is van omstandigheden die een zorgvuldige aanbesteder niet kon voorzien en de wijziging geen verandering in de algemene aard van de opdracht of raamovereenkomst brengt.  De wijziging blijft beperkt tot 50 % van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.

Met besluit 2019_DCDE_00100 van 8 april 2019 keurde het districtscollege de gunning goed voor de uitwerking van een digitale communicatiestrategie voor het district Deurne aan bvba Snackbytes met ondernemingsnummer BE0589940934. De totaalprijs bedraagt 29.887,00 EUR  inclusief BTW en werd vastgelegd met bestelbon 4005332729.

Met besluit 2020_DCDE_00127 van 27 april 2020 keurde het districtscollege de vastlegging van 10.189,99 EUR goed (bestelbon 4005397614) aangezien initiële bestelbon 4005332729 ingevolge een budgetoptimalisatie werd verlaagd in 2019.