De raad van bestuur heeft volheid van bevoegdheid en kan beslissingen van dagelijks bestuur delegeren aan het directiecomité al dan niet met subdelegatie naar personeelsleden.
Binnen de afdeling Vastgoedprojecten zijn er 3 types projecten te onderscheiden. De financiële flow met de daarbij horende delegaties, worden dan ook per type project behandeld.
Renovatieprojecten doorlopen een goedkeuringsflow. Op verschillende momenten moet AG SO beslissingen nemen om een project te plannen, uit te voeren en op te volgen.
1. Projecten in eigen beheer
Stedelijk Onderwijs doet een aantal projecten inzake het bouwen, uitbreiden, renoveren en in orde maken van schoolgebouwen in eigen beheer. De procedure van goedkeuring van deze projecten loopt als volgt:
1.1. Goedkeuring project = projectkost en plaatsing opdrachten
De beslissing om een specifiek project goed te keuren gebeurt volgens de goedkeuringsmatrix, toegepast op de totale geraamde projectkost. Die projectkost wordt mee goedgekeurd samen met het project. In de projectkost wordt een werkingsmarge voorzien bovenop de bouwkost, de erelonen en prijsherziening ten bedrage van:
Op het moment van goedkeuring van het project, wordt de projectkost als dusdanig vastgelegd in het masterplan. Een project kan bestaan uit meerdere opdrachten. Het orgaan dat het projectvoorstel goedkeurt, bepaalt meteen ook welke opdrachten in uitvoering van dit project zullen worden geplaatst en welke plaatsingsprocedures hiervoor zullen worden gevoerd.
Indien het een project met hoogdringendheid betreft, waarbij de normale doorlooptijden niet gerespecteerd kunnen worden, zal bij de goedkeuring van het project gevraagd worden om de gunningen te subdelegeren naar een onderliggend beslissingsorgaan.
De verdere uitvoering van het project is enkel mogelijk zolang de goedgekeurde projectkost niet wordt overschreden, met uitzondering van overschrijdingen ten gevolge van de prijsindex.
Op de raad van bestuur van 19 oktober 2019 werd het volgende goedgekeurd:
Is er een budgetoverschrijding die niet enkel te wijten is aan de prijsindex, dan moet een voorstel tot budgetverhoging ter goedkeuring worden voorgelegd. Om te bepalen wie bevoegd is voor de goedkeuring van de budgetverhoging wordt de goedkeuringsmatrix gehanteerd waarbij rekening wordt gehouden met de totale projectkost, dus inclusief budgetverhoging.
1.2 Plaatsingsprocedures
De financiële goedkeuringsmatrix bepaalt welk orgaan bevoegd is om de procedures, zoals bepaald in de beslissing goedkeuring project te voeren.
Alle goedkeuringen voor de afzonderlijke gunningen binnen het project worden genomen door het beslissingsorgaan dat volgens de financiële goedkeuringsmatrix bevoegd is (toegepast op de afzonderlijke gunningsbedragen). Dit geldt ook voor de bestellingen via raamcontracten.
Het bijzonder bestek (administratieve bepalingen, contractuele bepalingen, technische bepalingen en extra juridische bepalingen) wordt goedgekeurd door de manager Vastgoedprojecten.
In het geval van een mededingingsprocedure met onderhandeling bestaat de procedure uit 2 fasen. In fase 1 doen inschrijvers een aanvraag tot deelneming. Na de selectie krijgen de geselecteerde inschrijvers het volledige bestek en mogen zij een offerte indienen. De goedkeuring van de selectiebeslissing wordt gedelegeerd naar de manager Vastgoedprojecten.
De bevoegdheid voor het ondertekenen van de gunningsbrieven, brieven in functie van niet-gunning en informatie omtrent gunningen en eventueel ondertekening contracten, wordt gedelegeerd naar de projectleider.
1.3 Uitvoering opdracht
1.3.1 Meerwerken
Bij de uitvoering van een opdracht worden de verrekeningen binnen de werkingsmarge als volgt goedgekeurd:
De handtekeningingsbevoegdheid voor de daaruitvolgende brieven worden gedelegeerd naar de projectleider.
Opmerking: indien de verrekeningen niet binnen de werkingsmarge opgevangen kunnen worden, dan dient een verhoging van de projectkost goedgekeurd te worden door het bevoegd beslissingsorgaan volgens de financiële goedkeuringsmatrix, toegepast op de nieuwe totale projectkost.
1.3.2 Subsidiëring
De bevoegdheid voor het ondertekenen van alle documenten met betrekking tot subsidiëring wordt gedelegeerd naar de manager Vastgoedprojecten.
1.3.3 Uitvoering werken
In het kader van de uitvoering en opvolging van de werken moeten de leidend ambtenaar en het bestuur een aantal beslissingen nemen en documenten ondertekenen. In bijlage 1 wordt uiteengezet wie voor elk van deze individuele beslissingen bevoegd is.
2. Projecten waarbij het bouwheerschap gedelegeerd wordt naar AG Vespa
2.0 Goedkeuring ambitienota
Voor de projecten waarvan het bouwheerschap gedelegeerd wordt naar AG Vespa, dient steeds de beslissing genomen te worden om het specifiek project op te starten. Dit gebeurt door goedkeuring van een ambitienota.
De beslissing om een de ambitienota voor een specifiek project goed te keuren, gebeurt volgens de goedkeuringsmatrix toegepast op de projectkost opgenomen in die ambitienota. Uit de goedkeuring van de ambitienota volgt de aanstelling van AG Vespa als lasthebber, belast met de projectcoördinatie.
De projectkost opgenomen in de ambitienota bestaat uit de geraamde bouwkost, erelonen, werkingsmarge (10% bij nieuwbouw en 15% bij renovatie), prijsherziening en de geraamde begeleidingskost die AG Vespa zal aanrekenen voor de projectcoördinatie.
Op het moment van goedkeuring van de ambitienota, wordt de projectkost, samengesteld zoals hierboven beschreven, als dusdanig vastgelegd in het masterplan.
2.1 Goedkeuring project - projectovereenkomst AG Vespa
De beslissing om een specifiek project te laten goedkeuren wordt voorbereid door AG Vespa, en wordt vervolgens door Stedelijk Onderwijs goedgekeurd.
Samen met de goedkeuring van het project wordt de aanstelling van AG Vespa als gedelegeerd bouwheer goedgekeurd. Dit gebeurt door het goedkeuren van een projectovereenkomst. De begeleidingskost door AG Vespa wordt in de projectovereenkomst opgenomen.
De bevoegdheid om de goedgekeurde projectovereenkomst te ondertekenen wordt gedelegeerd naar de projectleider.
De beslissing om een specifiek project goed te keuren, gebeurt volgens de goedkeuringsmatrix toegepast op de totale projectkost. De projectkost is samengesteld uit de werkelijke bouwkost (na verfijnde raming door AG Vespa, incl. erelonen, werkingsmarge en prijsherziening) en de begeleidingskost.
Op het moment van goedkeuring van het project, wordt de projectkost vastgelegd in het masterplan.
Is er een budgetoverschrijding (ongeacht de reden, ook ten gevolge van de prijsindex), dan moet een voorstel tot budgetverhoging ter goedkeuring worden voorgelegd. Om te bepalen wie bevoegd is voor de goedkeuring van de budgetverhoging wordt de goedkeuringsmatrix gehanteerd waarbij rekening wordt gehouden met de totale projectkost, dus inclusief budgetverhoging. AG Vespa is als gedelegeerd bouwheer verantwoordelijk voor de opvolging van het budget en de agendering van een budgetverhoging.
2.2 Plaatsingsprocedures
AG Vespa is als gedelegeerd bouwheer bevoegd voor de plaatsing van alle opdrachten in uitvoering van het toevertrouwde project.
2.3 Specifieke beslissingen in uitvoering
In het kader van de opvolging en uitvoering van de projectovereenkomst en het project moeten een aantal specifieke beslissingen worden genomen en documenten ondertekend door Stedelijk Onderwijs. De beslissings- en handtekenbevoegdheid daarvan wordt opgenomen in bijlage 2.
Het indienen en opvragen van subsidies blijft de verantwoordelijkheid van AGSO. AG Vespa dient hiervoor de nodige informatie en documenten tijdig aan te leveren.
De bevoegdheid voor het ondertekenen van alle documenten met betrekking tot subsidiëring wordt gedelegeerd naar de manager Vastgoedprojecten.
3.Projecten waarbij het bouwheerschap gedelegeerd wordt naar Fluvius: Fluvius is de rechtsopvolger van Eandis en Infrax
3.1 Goedkeuring project = goedkeuring projectkost en mandaat gedelegeerd bouwheerschap
De beslissing om een specifieke bouwproject op te starten en Fluvius daarvoor aan te stellen als gedelegeerd bouwheer, gebeurt volgens de financiële goedkeuringsmatrix, toegepast op de totale geraamde projectkost.
De projectkost is samengesteld uit de naakte bouwkost (op basis van een raming door Fluvius), de studiekosten, een werkingsmarge van 6% en de vergoeding van Fluvius (de coördinatiefee).
Het orgaan dat het project goedkeurt, stelt Fluvius aan voor de uitvoering van het goedgekeurde projectvoorstel (project) binnen de grenzen van de goedgekeurde projectkost. Het gedelegeerd bouwheerschap is geregeld via de globale projectovereenkomst.
Indien de projectkost niet toereikend is (ongeacht de reden, ook indien er een budgettekort is ten gevolge van de prijsherziening), moet een budgetverhoging worden goedgekeurd volgens de goedkeuringsmatrix.
3.2 Plaatsingsprocedures
Fluvius is als gedelegeerd bouwheer bevoegd voor de plaatsing van alle opdrachten in uitvoering van het toevertrouwde project.
3.3 Specifieke beslissingen in uitvoering
In het kader van de opvolging en uitvoering van de projectovereenkomst en het project moeten een aantal specifieke beslissingen worden genomen en documenten ondertekend door Stedelijk Onderwijs. De beslissings- en handtekenbevoegdheid daarvan wordt opgenomen in bijlage 3.
Het indienen en opvragen van subsidies blijft de verantwoordelijkheid van AGSO. Fluvius dient hiervoor de nodige informatie en documenten tijdig aan te leveren.
De bevoegdheid voor het ondertekenen van alle documenten met betrekking tot subsidiëring wordt gedelegeerd naar de manager Vastgoedprojecten.
nvt
nvt
Volgens Artikel 237 van het Gemeentedecreet kunnen de statuten van een autonoom gemeentebedrijf de raad van bestuur toelaten het dagelijkse bestuur, de vertegenwoordiging met betrekking tot dat bestuur en de voorbereiding en uitvoering van de beslissingen van de raad van bestuur toe te vertrouwen aan een directiecomité of aan een gedelegeerd bestuurder al dan niet met de mogelijkheid van subdelegatie aan personeelsleden van het autonoom gemeentebedrijf.
Artikel 15,§5 van de statuten voorziet de delegatie naar het directiecomité.
Artikel 23 van de statuten voorziet de subdelegatie naar personeelsleden. Indien subdelegatie gebeurt, moet de raad van bestuur hiervan op de hoogte worden gesteld.
Op 18 november 2011 werd op de raad van bestuur een financiële flow goedgekeurd met betrekking tot de uitvoering van bouwprojecten.
Omwille van de meest efficiënte werkmethode in functie van projectwerking, is het opportuun de delegatie van bevoegdheden te herbekijken, wat betreft de ondertekening van documenten. Om de realisatie van het Masterplan te faciliteren is het belangrijk dat de uitvoering van de genomen beslissingen administratief zo vlot mogelijk verloopt.
Het is daarom belangrijk dat :
De financiële goedkeuringsmatrix wordt gehandhaafd voor het nemen van beslissingen. Wanneer de toepassing ervan de efficiënte werking van de afdeling Vastgoedprojecten in het gedrag zou brengen, dan worden vooraf de nodige delegaties gevraagd. Dit is jaarlijks het geval voor de projecten die moeten worden gegund of uitgevoerd in aanloop naar en tijdens de zomervakantie.
Dit voorstel kadert ook in het optimalisatieproces Optipat. Er wijzigt niets aan de bevoegdheden, enkel aan de uitvoering van de beslissing van de delegatie.
Op 14 december 2018 werd een nieuw delegatiebesluit omtrent handtekeningsbevoegdheden goedgekeurd door de raad van bestuur. Naar aanleiding van een interne audit op de toepassing van dit delegatiebesluit, zijn een aantal verduidelijkingen aangewezen. Daarnaast is gebleken dat een bijkomende delegatie omtrent de goedkeuring van de selectiebeslissing in de mededingingsprocedure met onderhandeling noodzakelijk is. Dit besluit bevat dan ook een aantal verduidelijkingen en toevoegingen.
Om verwarring te voorkomen, wordt het goedgekeurd besluit van 14 december 2018 ingetrokken en vervangen door een nieuw besluit. De toevoegingen worden in kleur aangeduid.
nvt
De raad van bestuur beslist om het goedgekeurd besluit van 14 december 2018 - Delegaties omtrent handtekeningsbevoegdheden - in te trekken en dit nieuw besluit goed te keuren.
De raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs Antwerpen beslist dat de financiële bevoegdheidsmatrix van toepassing is op de goedkeuring van projecten in eigen beheer en de plaatsing en uitvoering van opdrachten in uitvoering van goedgekeurde Vastgoedprojecten.
De raad van bestuur delegeert de goedkeuring en gunning van verrekeningen van meer dan 250.000 EUR (incl. btw) in uitvoering van deze projecten aan het directiecomité.
De raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs Antwerpen beslist dat de financiële bevoegdheidsmatrix van toepassing is op de goedkeuring van projecten waarvan het bouwheerschap wordt gedelegeerd. Het orgaan dat bevoegd is voor de goedkeuring van het project is bevoegd voor de goedkeuring van het gedelegeerd bouwheerschap.
De raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs Antwerpen beslist de handtekenbevoegdheid die voortvloeit uit de beslissingen met betrekking tot patrimoniumprojecten als volgt te delegeren:
De handtekenbevoegdheid in uitvoering van beslissingen met betrekking tot projecten in eigen beheer wordt opgenomen in bijlage 1.
De handtekenbevoegdheid in uitvoering van beslissingen met betrekking tot projecten waarbij het bouwheerschap wordt gedelegeerd aan AG Vespa wordt opgenomen in bijlage 2.
De handtekenbevoegdheid in uitvoering van beslissingen met betrekking tot projecten waarbij het bouwheerschap wordt gedelegeerd aan Fluvius wordt opgenomen in bijlage 3.
De raad van bestuur beslist om de goedkeuring van het bijzonder bestek (administratieve, contractuele, technische bepalingen en extra juridische bepalingen) te delegeren naar de manager vastgoedprojecten.
De raad van bestuur beslist om de goedkeuring van de selectiebeslissing bij de mededingingsprocedure met onderhandeling te delegeren naar de manager vastgoedprojecten.
Uitvoering beslissing:
| Taak | Verantwoordelijke | Timing |
| Vastgoedprojecten | nvt |