2020_CBS_00146 - Groepsarchitectuur - Autonoom Gemeentebedrijf Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed en Autonoom Gemeentebedrijf Culturele Instellingen Antwerpen/Kunsten. Beheersovereenkomst 2020 - 2025. Ondertekening - Goedkeuring

Op grond van artikel 41,5° van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 is de gemeenteraad bevoegd voor het goedkeuren van een beheersovereenkomst zoals vermeld in artikel 234 van het Decreet over het lokaal bestuur.

De gemeenteraad keurde op 21 oktober 2019 (jaarnummer 619) de oprichting goed van de autonome gemeentebedrijven AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed en AG Culturele Instellingen Antwerpen/Kunsten en stelde de statuten vast.

De gemeenteraard keurde op 25 november 2019 (jaarnummer 664) de afvaardigingen goed voor de raden van bestuur van deze autonome gemeentebedrijven. Zoals beslist in het oprichtingsbesluit zijn de raden van bestuur van beide AG's identiek samengesteld.

De rechten en plichten van zowel stad Antwerpen als van de autonome gemeentebedrijven moeten worden geconcretiseerd in een beheersovereenkomst.

In de zitting van 4 oktober 2019 (jaarnummer 7973) keurde het college sjablonen goed van de beheers- en samenwerkingsovereenkomst als praktisch instrument voor de opmaak of update van de beheers- of samenwerkingsovereenkomsten met de verzelfstandigde entiteiten van de groep stad Antwerpen. 

Het college nam op 6 december 2019 (jaarnummer 10178) kennis van het ontwerp van beheersovereenkomst tussen de stad Antwerpen en het autonoom gemeentebedrijf Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed, alsook van het ontwerp van beheersovereenkomst tussen de stad Antwerpen en het autonoom gemeentebedrijf Culturele Instellingen Antwerpen/Kunsten voor de periode van 1 januari 2020 tot en met 30 juni 2025.

De raden van bestuur van de autonome gemeentebedrijven keurden op 19 december 2019 de beheersovereenkomsten met de stad Antwerpen goed en gaven de opdracht aan de bedrijfseenheid Talentontwikkeling en Vrijetijdsbeleving om deze aan de gemeenteraad voor te leggen (Erfgoed: jaarnummer 2; Kunsten: jaarnummer 3).

Een beheersovereenkomst wordt afgesloten om een aantal specifieke bepalingen rond de samenwerking tussen de stad en het verzelfstandigd agentschap vast te leggen.

De beheersovereenkomst bepaalt onder meer hoe de wederzijdse samenwerking dient te verlopen in termen van planning, rapportage, evaluatie, systeem van organisatiebeheersing...

Voor de autonome gemeentebedrijven AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed en AG Culturele Instellingen Antwerpen/Kunsten moet een eerste beheersovereenkomst worden uitgewerkt.

Deze beheersovereenkomst wordt afgesloten voor de periode van 1 januari 2020 tot en met 30 juni 2025.

Aangezien de raad van bestuur van de AG's wel al was samengesteld (2019_GR_00664) maar nog niet in de mogelijkheid was om samen te komen, nam het college op 6 december 2019 (jaarnummer 10178) kennis van een eerste ontwerp van beheersovereenkomsten. Dit ontwerp werd voorgelegd aan de raad van bestuur op 19 december 2019 en zonder aanpassingen goedgekeurd.

Na goedkeuring door de raad van bestuur moeten de beheersovereenkomsten ter goedkeuring aan het college en de gemeenteraad worden voorgelegd.

Algemene opmerking in verband met bevoegdheden

De AG's worden opgezet als beheersstructuur voor de werking van de stedelijke culturele instellingen. Hieruit volgt dat de AG's zelfstandig kunnen beslissen over de werking van deze instellingen. Algemeen gesteld kunnen de AG's alle overeenkomsten aangaan die nodig zijn voor de werking van de instellingen onder haar beheer.

Hiertoe behoren onder andere:

• het organiseren van evenementen;
• het ontsluiten van de collectie, met inbegrip van de aankoop, de bruiklenen en bewaargevingen;
• het organiseren of deelnemen aan onderzoeken;
• de samenwerking met andere instellingen om één van haar doelen te bereiken;
• het beheer van de winkels/verkoopspunten die verbonden zijn aan de instellingen onder het beheer van de AG's.

De beslissingen die de AG's in de uitvoering van hun opdracht nemen, dienen dan ook niet door het college te worden goedgekeurd, tenzij overeengekomen in de beheersovereenkomsten, maar kunnen wél ter kennisneming worden voorgelegd.

Het bepalen van inkomtarieven en de prijs van verhuringen van zalen blijven, net als het personeelsbeleid, het collectie- en vastgoedeigendom, een bevoegdheid van de stad.

Gebruiks- en retributiereglementen moeten dus door de gemeenteraad worden goedgekeurd, in een AG-breed retributiereglement. De bevoegdheid huishoudelijke reglementen op te stellen, die enkel praktische zaken bevatten, kan de gemeenteraad verder delegeren.

De voorliggende overeenkomst volgt de in de sjablonen voorziene bepalingen, met uitzondering van:

• Organen van het agentschap (aanvulling artikel 5)
  In de beheersovereenkomst wordt het voorzitterschap van het autonoom gemeentebedrijf nog geëxpliciteerd, alsook de samenstelling van het directiecomité. Tevens wordt bepaald dat de bedrijfsdirecteur van Talentontwikkeling en Vrijetijdsbeleving steeds de vergaderingen van zowel de raad van bestuur als van het directiecomité kan bijwonen.
• Geëigend financieel en boekhoudkundig systeem (wijziging artikel 7)
  Gelet op de korte opstarttermijn voor de autonome gemeentebedrijven is na een financiële en functionele vergelijking geopteerd om in opstart in te stappen in het bestaande financieel pakket dat al in gebruik is bij De Museumstichting. Dit dekt de noden van de culturele instellingen af en zal tevens kunnen voldoen aan de gevraagde rapporteringen (BBC en andere).
  
• Inkomsten uit concessies en btw-optimalisaties (aanvulling artikel 7)
  In de beheersovereenkomsten wordt verduidelijkt dat bepaalde inkomsten, zoals concessies en inkomsten uit btw-optimalisaties, kunnen verworven worden binnen de perken van het maatschappelijk doel en aangewend voor de werking van het agentschap. Dit vloeit voort uit het maatschappelijk doel van beide AG's dat sterk de nadruk legt op cultureel ondernemerschap (zie artikel 5§4 van de statuten, 2019_GR_00619).
• Collecties (aanvulling artikel 7, specifiek /Erfgoed)
  Specifiek voor het AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed wordt de omgang met de collecties verduidelijkt.
  
• Presentiegelden (aanvulling artikel 8)
  Omdat statutair presentiegelden kunnen voorzien worden, moet de beheersovereenkomst bepalen binnen welke grenzen die mogen worden uitgereikt. Volgens de statuten wordt dit beperkt tot eventuele externe bestuurders. Het regelgevend kader is het Besluit van de Vlaamse regering van 6 juli 2018 betreffende het statuut van de lokale mandataris. De statuten beperken daarenboven dat een presentiegeld ook niet kan worden uitgekeerd aan een mandataris van een college.
  In de beheersovereenkomst wordt bepaald dat het presentiegeld gelijk is aan het maximale bedrag dat aan de gemeenteraadsleden van de stad kan worden toegekend. De beperking tot 12 vergaderingen per jaar vloeit voort uit het besluit maar wordt ter volledigheid herhaald.
  Een afgevaardigde zetelt in de raad van bestuur van beide AG's, maar zal maximaal één presentiegeld ontvangen.
  De huidige samenstelling van de raden van bestuur maken dat er op dit moment geen presentiegelden zullen worden uitbetaald, aangezien er geen externe bestuurders zijn opgenomen.
• Personeel (wijziging artikel 9)
  Er wordt in navolging van de statuten nogmaals verduidelijkt dat de AG's geen eigen personeel hebben.
• Herbestemming positief resultaat (aanvulling artikel 11)
  Deze aanvulling kadert eveneens in het maatschappelijk doel van beide AG's dat sterk de nadruk legt op cultureel ondernemerschap (zie artikel 5§4 van de statuten, 2019_GR_00619).

Op grond van artikel 234 van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 wordt tussen de stad en het autonoom gemeentebedrijf na onderhandeling een beheersovereenkomst gesloten.