2020_RVBAGSO_00167 - Deelname in kostendelende vereniging AG Digipolis Antwerpen - Oprichtingsovereenkomst zelfstandige groepering van personen - Goedkeuring

De verschillende financiële componenten die vallen onder artikel 4 zijn op onderstaande wijze opgenomen in het meerjarenplan 2020-2025 van het AG SO (versie aanpassing 2 = AMJP2):

A - Investeringsuitgaven: Deze werden opgenomen in de aanpassing meerjarenplanning najaar 2020 van AG SO en in de aanpassing meerjarenplanning najaar 2020 van de stad als dotatie aan AG SO voor de ganse periode 2021-2025.

B - Personeelskosten Digipolis: Deze werden opgenomen in de aanpassing meerjarenplanning najaar 2020 van AG SO en in de aanpassing meerjarenplanning najaar 2020 van de stad als dotatie aan AG SO voor de ganse periode 2021-2025 .

C - Kosten reguliere werking: Deze werden opgenomen in de aanpassing meerjarenplanning najaar 2020 van AG SO en in de aanpassing meerjarenplanning najaar 2020 van de stad als dotatie aan AG SO voor de ganse periode 2021-2025 .

D - Contractkost: Deze werd in de aanpassing meerjarenplanning najaar 2020 van de stad enkel opgenomen als dotatie aan AG SO voor 2021 en dus ook enkel in de aanpassing meerjarenplanning najaar 2020 AG SO voor 2021. In de volgende aanpassingen van het meerjarenplan wordt, na een groepsbrede analyse en evaluatie van deze component, het budget voor de periode 2022-2025 vastgelegd.

E - IT dienstverlening: Deze component is nog niet opgenomen de aanpassing meerjarenplanning najaar 2020 van de stad als dotatie aan AG SO en dus ook niet in de aanpassing meerjarenplanning najaar 2020 van AG SO.
In de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan zou dit aangepast moeten worden voor 2021. In de volgende aanpassingen van het meerjarenplan wordt, na een groepsbrede analyse en evaluatie van deze component, het budget voor de periode 2022-2025 vastgelegd.

De raad van bestuur is bevoegd voor deelname aan andere stedelijke organisaties of verenigingen.

De gemeenteraad van de stad Antwerpen besliste op 29 juni 2020 om Digipolis Antwerpen (AG Digipolis) om te vormen tot een autonoom gemeentebedrijf dat wordt georganiseerd als kostendelende vereniging (2020_GR_00361).

De raad van bestuur van het Stedelijk Onderwijs besliste op 25 september 2020 om deel te nemen aan de kostendelende vereniging van AG Digipolis (2020_RVBAGSO_00125).

Op 20 oktober 2020 leverde de Dienst Voorafgaande Beslissingen een ruling af waarin wordt bevestigd dat AG Digipolis Antwerpen gebruik kan maken van de btw-vrijstelling voor kostendelende verenigingen conform artikel 44, §2bis W.BTW, op voorwaarde dat de wettelijke regels terzake, en de concretisering van die regels zoals vastgesteld in de ruling, worden nageleefd.

De gemeenteraad van de stad Antwerpen keurde op 23 november 2020 (2020_GR_0665) de beheersovereenkomst met AG Digipolis goed. In uitvoering van deze beheersovereenkomst moet AG Digipolis met alle deelnemende leden een samenwerkingsovereenkomst afsluiten over de praktische uitwerking van de kostenverdeling.

Oprichtingsakte
De oprichting van de kostendelende vereniging gebeurt met het afsluiten van een overeenkomst met alle entiteiten. Deze overeenkomst heeft tot doel de activiteiten en werkingsmodaliteiten tussen AG Digipolis en alle deelnemende entiteiten vast te leggen.  De overeenkomst is een voorwaarde om als kostendelende vereniging te worden aanvaard. 

De overeenkomst bevat het kader en de algemene afspraken over hoe de kosten zullen worden verdeeld voor de periode van de samenwerking. Dit zijn voornamelijk de kosten voor personeel en voor aangekochte goederen en diensten.

Belangrijkste principes

• De voorwaarden om lid te kunnen zijn en blijven van de kostendelende vereniging worden vastgelegd, evenals de manier waarop periodiek zal worden gecontroleerd dat ze voldaan blijven.
• Een kostendelende vereniging moet duurzaam zijn om te voldoen aan de fiscale vereisten. Daarom is uittreding slechts mogelijk als ofwel de lidmaatschapsvoorwaarden niet meer voldaan zijn, of een opzegtermijn wordt gerespecteerd. Uittredende leden staan in voor de kosten die naar aanleiding van hun uittreding worden gemaakt.
• Er is geen exclusiviteitsverplichting. De leden zijn vrij om eventueel IT-diensten bij derden af te nemen.
• Als basisprincipe geldt dat de kosten gedragen worden door de leden ten behoeve van wie de kosten gemaakt zijn. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen:
  • directe kosten die toewijsbaar zijn aan één enkel lid; deze kosten worden volledig doorgerekend aan het betreffende lid;
  • directe kosten die toewijsbaar zijn aan meerdere leden ten behoeve van wie ze gemaakt werden; deze kosten worden doorgerekend aan de betrokken leden op basis van afgesproken verdeelsleutels;
  • algemene werkingskosten van het agentschap, die worden gemaakt in het gemeenschappelijk belang van alle leden; deze kosten worden doorgerekend aan alle leden op basis van afgesproken verdeelsleutels.
• Digipolis voert een nauwkeurige, gedetailleerde en transparante boekhouding.
• De kosten die niet toewijsbaar zijn, worden verdeeld op basis van verdeelsleutels. Digipolis zal jaarlijks rapporteren aan de leden over de gehanteerde verdeelsleutels en de concrete toepassing ervan. Aanpassingen aan de verdeelsleutels of de toepassing ervan kunnen enkel na voorafgaand akkoord van de leden.
• Prestaties voor niet-leden zijn toegelaten, maar worden steeds aan btw onderworpen. Bovendien is een bijkomende vergoeding verschuldigd als bijdrage in de werkingskosten van Digipolis.
• De concrete facturatie- en betaalmodaliteiten worden afgesproken tussen Digipolis en de individuele leden.

Impact meerjarenbegroting

Een voorwaarde om de huidige financiering van de werking van Digipolis voor Stedelijk Onderwijs te kunnen verderzetten  binnen de organisatie van een kostendelende vereniging, is dat de stad Antwerpen volgende budgetten in het meerjarenplan 2020-2025 vanaf 1 januari 2021 niet meer zelf voorziet maar opneemt in de dotatie van Stedelijk Onderwijs:

• de kost van personeel van Digipolis dat wordt ingezet voor dienstverlening aan Stedelijk Onderwijs
• de contractkost (inclusief de kosten voor de eigen werking van Digipolis)
• de kosten voor IT dienstverlening

De verdeelsleutels voor het boekjaar 2021 zijn in overleg vastgesteld op basis van de huidige werking. De kostenverdeling vanaf 2022 maakt deel uit van de nog te voeren besprekingen. 

AG Digipolis zal conform artikel 44, §2bis W.BTW optreden als zelfstandige groepering.