2021_VB_00016 - Privacy en informatieveiligheid - Gezamenlijke verwerkersovereenkomst. OCMW Antwerpen en A-IVA Sodi+ - Goedkeuring

A-IVA Sodi+  voorziet haar leden van attenties bij huwelijk en geboorte, geschenkbonnen, viering jubilarissen, verbindende activiteiten (zaalvoetbalcompetitie, quiz, …) en ondersteunt leden die het moeilijk hebben. In het kader van deze activiteiten zijn de stad Antwerpen en A- IVA Sodi + gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Om ervoor te zorgen dat de regels uit de AVG correct nageleefd worden, moet er tussen de partijen een overeenkomst afgesloten worden. Deze overeenkomst regelt de verantwoordelijkheden van elk van de partijen met betrekking tot de nakoming van de verplichtingen uit hoofde van de verordening.

artikel 26 van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (AVG).: Wanneer twee of meer verwerkingsverantwoordelijken gezamenlijk de doeleinden en middelen van de verwerking bepalen, zijn zij gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Zij stellen op transparante wijze hun respectieve verantwoordelijkheden voor de nakoming van de verplichtingen uit hoofde van deze verordening vast, met name met betrekking tot de uitoefening van de rechten van de betrokkene en hun respectieve verplichtingen om de in de artikelen 13 en 14 bedoelde informatie te verstrekken, door middel van een onderlinge regeling, tenzij en voor zover de respectieve verantwoordelijkheden van de verwerkingsverantwoordelijken zijn vastgesteld bij een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling die op de verwerkingsverantwoordelijken van toepassing is. In de regeling kan een contactpunt voor betrokkenen worden aangewezen.

2. Uit de in lid 1 bedoelde regeling blijkt duidelijk welke rol de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken respectievelijk vervullen, en wat hun respectieve verhouding met de betrokkenen is. De wezenlijke inhoud van de regeling wordt aan de betrokkene beschikbaar gesteld.

Het vast bureau keurde op 10 januari 2020 de beheersovereenkomst tussen stad Antwerpen met het hoofd van het Antwerps intern verzelfstandigd agentschap Sodi+ goed.

Het Antwerps intern verzelfstandigd agentschap Sodi+ is ingebed binnen de bedrijfseenheid Personeel & Organisatie en maakt als zodanig deel uit van de interne stedelijke organisatie. Doordat het Antwerps intern verzelfstandigd agentschap Sodi+ deel uitmaakt van de interne stedelijke organisatie valt het agentschap onder het toepassingsgebied van het stedelijke systeem van organisatiebeheersing en zijn in principe de stedelijke reglementen, procedures en afspraken van toepassing. De beheersovereenkomst heeft tot doel te specifiëren op welke vlakken en hoe de werking van het agentschap van deze stedelijke werking kan afwijken. 

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG van 25 mei 2018) dienen de stad Antwerpen en A-IVA Sodi+ samen, als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, een overeenkomst af te sluiten met betrekking tot gegevensverwerking van personeelsleden.

Wanneer twee of meer verwerkingsverantwoordelijken gezamenlijk de doeleinden en middelen van de verwerking bepalen, zijn zij 'gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken'. Om ervoor te zorgen dat de regels uit de AVG correct nageleefd worden, moet er dus tussen de partijen een verwerkersovereenkomst afgesloten worden. De AVG bepaalt dat, om ervoor te zorgen dat de 'gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken' op transparante wijze hun respectieve verantwoordelijkheden voor de nakoming van de verplichtingen uit hoofde van deze verordening, een verwerkersovereenkomst moeten vastleggen die de verantwoordelijkheden regelt van elk van de partijen met betrekking tot de nakoming van de verplichtingen uit hoofde van de verordening.

De overeenkomst als bijlage bij dit besluit geeft vorm aan het optreden als 'gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken'. In die overeenkomst worden onder meer de volgende zaken opgenomen: het onderwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen, de rechten en verplichtingen van beide partijen.