Gegeven de complexiteit van de omvorming van Digipolis Antwerpen naar een autonoom gemeentebedrijf per 1 januari 2021, zal de stad de regierol opnemen om de boekhouding van Digipolis Antwerpen aan te passen aan de BBC-normen en een analytische boekhouding en rapportering op te zetten in lijn met de verwachtingen van de stad en de chief digital officer.
Gedurende de periode maart - juli 2021 zal de stad hiervoor een senior medewerker van Financiën vrijmaken. Deze medewerker krijgt de opdracht het financieel transformatieproces van Digipolis Antwerpen aan te sturen, wat inhoudt (niet-exhaustief):
o BBC-compliance van de boekhouding van Digipolis Antwerpen te verzekeren;
o Een analytische boekhouding en rapportering op te zetten in lijn met noden van de stad en de chief digital officer
De manager controlling van Financiën stad zal samen met de operationele manager van Digipolis Antwerpen het transformatieproces begeleiden en overzien. Digipolis Antwerpen zal de medewerker van de stad voor deze opdracht tevens voorzien van de nodige toegang tot de relevante systemen. Digipolis waakt over artikel 7§2 in fine van de beheersovereenkomst: "de boekhouding van het agentschap wordt bovendien op zo’n wijze gevoerd, dat de wettelijke en administratieve vereisten voor een zelfstandige groepering van personen, o.a. op vlak van transparantie en rapporteringsmogelijkheden, worden nageleefd".
Uiterlijk bij het einde van de opdracht zal het college evalueren of de voormelde doelstellingen behaald werden, in hoeverre de gekozen oplossingsrichtingen aansluiten bij haar visie op de financiële processen en welke vervolgacties vereist zijn.
Indien SAP de vereiste functionaliteit van de kostendelende vereniging ondersteunt, is het aangewezen om de overstap van Digipolis Antwerpen naar het boekhoudkundig en financieel systeem van de stad (SAP) uiterlijk tegen de start van boekjaar 2023 door te voeren.
Dit maakt het mogelijk dat Digipolis Antwerpen mee gebruik maakt van de bestaande ontwikkelingen aan het boekhoud- en rapporteringssysteem van de stad en van de kennis en ervaring die aanwezig zijn om het op te zetten en te ondersteunen. Het vereenvoudigt de uitwisseling van transacties en gegevens tussen de boekhouding van Digipolis Antwerpen en de leden van de kostendelende vereniging. Het vereenvoudigt ook de financiële opvolging en rapportering van projecten waaraan Digipolis meewerkt.
De overstap naar een ander boekhoudkundig en financieel systeem vergt een grondige voorbereiding. Om tijdig met deze voorbereidingen te kunnen starten, is het aangewezen nu te beslissen dat Digipolis Antwerpen ten laatste vanaf boekjaar 2023 overstapt naar SAP. Dit betekent dat het systeem klaar moet zijn ten laatste vóór de vaststelling van de kredieten van 2023.
Artikel 7, §2 van de beheersovereenkomst van Digipolis Antwerpen:
Het agentschap voorziet in een boekhouding overeenkomstig de Beleids- en Beheerscyclus. De AGB’s moeten maximaal werken conform het boekhoudkundig/financieel systeem van de stad, en kunnen hiervan enkel gemotiveerd afwijken bij collegebeslissing.
Gelet op de korte opstarttermijn voor het agentschap is er de mogelijkheid om in opstart in te stappen in het bestaande financieel pakket dat al in gebruik is bij het IGS Digipolis. Dit dekt de noden van het agentschap af en zal tevens kunnen voldoen aan de gevraagde rapporteringen (BBC en andere). Wel zal het agentschap op termijn overstappen naar het boekhoudkundig/financieel systeem van de stad, indien dit systeem de vereiste functionaliteit van de kostendelende vereniging ondersteunt. Deze termijn zal bepaald worden door de stad.
De boekhouding van het agentschap wordt bovendien op zo’n wijze gevoerd, dat de wettelijke en administratieve vereisten voor een zelfstandige groepering van personen, o.a. op vlak van transparantie en rapporteringsmogelijkheden, worden nageleefd.
Op 4 oktober 2019 (jaarnummer 7973) keurde het college sjablonen goed van de beheers- en samenwerkingsovereenkomst als praktisch instrument voor de opmaak of update van de beheers- of samenwerkingsovereenkomsten met de verzelfstandigde entiteiten van de groep stad Antwerpen.
Op 29 juni 2020 (jaarnummer 361) keurde de gemeenteraad de oprichting van het autonoom gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen goed. Er werd onder meer beslist het nieuwe autonoom gemeentebedrijf te structureren als kostendelende vereniging.
Op 23 november 2020 (jaarnummer 665) keurde de gemeenteraad de beheersovereenkomst van Digipolis Antwerpen goed.
Het college beslist dat, gegeven de complexiteit van de omvorming van Digipolis Antwerpen naar een autonoom gemeentebedrijf per 1 januari 2021, de stad de regierol opneemt om de boekhouding van Digipolis Antwerpen aan te passen aan de BBC-normen en om een analytische boekhouding en rapportering op te zetten in lijn met de verwachtingen van de stad en de chief digital officer.
Het college beslist dat Digipolis Antwerpen uiterlijk tegen 1 januari 2023 zal overstappen naar het boekhoudkundig en financieel systeem van de stad (SAP), indien dit systeem de vereiste functionaliteit van de kostendelende vereniging ondersteunt. De opzet van het systeem zal gebeuren in samenspraak met de stad.