Art. 8 van het besluit van de gemeenteraad van 25 maart 2019 (jaarnummer 154): het college is bevoegd om namens de stad Antwerpen in te tekenen op projectoproepen die worden georganiseerd door een hogere overheid en om met diezelfde overheid daarover overeenkomsten te sluiten.
Het dossier 'Selfservice loket' wordt door de stad Antwerpen, bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing, ingediend voor de PIO-oproep van mei 2021. Gelet op de link met de digitale strategie werd er afgestemd met het team chief digital officer (CDO).
In het kader van de digitale strategie streeft de stad Antwerpen steeds naar intuïtieve en laagdrempelige oplossingen zodat alle burgers zelfstandig de digitale dienstverlening kunnen gebruiken. Tegelijkertijd zijn er veel burgers die niet de nodige tools hebben of de vaardigheden missen om mee te kunnen met de digitale evolutie. Deze mensen worden geconfronteerd met sociale uitsluiting.
De stad Antwerpen wil een gebruiksvriendelijk en innovatief alternatief voorzien voor burgers die niet over de nodige hardware beschikken zodat ook zij ten volle onze digitale dienstverlening kunnen gebruiken. Dit alternatief bestaat uit een selfservice loket uitgerust met basiscomponenten zoals een eID lezer, bankkaartlezer, printer en scanner. Verder willen we extra ondersteuning voorzien via chat- of videofunctie met een loketmedewerker voor klanten die bijkomende hulp nodig hebben. Samen met de FOD Binnenlandse Zaken gaan wij bovendien op zoek naar nieuwe mogelijkheden om het gebruiksgemak te verhogen zoals de aanpassing van een adres op de chip van een identiteitskaart of de afname van biometrische gegevens. Een op maat ontworpen en toegankelijke software zorgt ervoor dat alle digitale drempels bij het gebruik van dit selfservice loket weggenomen worden.
De stad Antwerpen zal een proeftuin inrichten in september 2021 waarin een selfservice loket voorzien is met de meest ingeburgerde functionaliteiten. Aan de hand van het preliminaire en beperkte marktonderzoek werd door de stad Antwerpen een budget voorzien van 250.000,00 euro. De financiering door PIO bedraagt 50%. Voor de exploitatie voorziet de stad jaarlijks 20.000,00 euro.
De deadline voor indiening was 6 mei 2021. Na screening door het team CDO, werd het project online ingediend. De begeleiding van de projectindiening gebeurt door de bedrijfseenheid Personeel & Organisatie, afdeling Eurodesk en fondsen.
Voor de oproep van het Vlaamse ondersteunings- en subsidieprogramma 'Programma Innovatieve Overheidsopdrachten' (PIO) kunnen voor het jaar 2021 in mei en oktober projectvoorstellen ingediend worden. Het doel van het programma is om de koopkracht van de Vlaamse overheid en de publieke sector meer strategisch in te zetten voor innovatie.
De projectvoorstellen die in aanmerking komen zijn initiatieven gericht op de aankoop of op de ontwikkeling van innovatieve oplossingen die invulling geven aan specifieke noden of uitdagingen van de overheid of van de ruimere publieke sector. Projectvoorstellen met een voldoende relevantie en potentiële innovatieve impact kunnen rekenen op begeleiding en cofinanciering. De begeleiding bestaat uit inzet van tijd en expertise gedurende het volledige aankooptraject. De cofinanciering betreft een deel van de kosten voor de organisatie van marktconsultaties, het inhuren van externe expertise, en vooral de aankoop van Onderzoek en Ontwikkeling (O&O) of de uitvoering van validatie- of testfasen van de aan te kopen oplossingen.
PIO biedt overheden begeleiding en cofinanciering bij aankopen die zich richten op het ontwikkelen en valideren van innovatieve oplossingen. De begeleiding voorziet in een voortraject dat leidt tot een opdrachtdocument voor de ontwikkeling of aankoop van een innovatieve oplossing. De begeleiding in het voortraject bestaat uit de inzet van menskracht en expertise van het PIO-team aangevuld met extra externe expertise, volgens de noden van het specifieke project. De cofinanciering door PIO van een aankoop is 50%.
Het gaat vaak om grotere projecten waarvan de uitvoering twee tot drie jaar in beslag neemt. Er gelden geen maximumbedragen voor de cofinanciering, maar 1.000.000,00 euro geldt als een indicatief maximumbedrag. Er is jaarlijks op Vlaams niveau een budget van 5.000.000,00 euro beschikbaar.
In het kader van het Programma voor Innovatieve Overheidsopdrachten (PIO) is er per goedgekeurde projectaanvraag een subsidie mogelijk van maximaal 30.000,00 euro (100%) voor het voortraject en/of een cofinanciering van 50% voor de ontwikkeling en aankoop van een innovatieve oplossing (met een richtbedrag tussen de 15.000,00 en 1.000.000,00 euro).
PIO werkt met een goedkeuring in twee fasen. Een projectvoorstel wordt eerst principieel goedgekeurd, waarna de opdracht/aankoop verder uitgewerkt wordt en een ontwerp van bestek kan worden opgemaakt. In deze fase wordt ook bekeken of (de financiering van) een voortraject noodzakelijk is. Pas daarna wordt er een toezegging gedaan van de 50% financiering van de middelen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project.
Aan de hand van het preliminaire en beperkte marktonderzoek werd door de stad Antwerpen een budget voorzien van 250.000,00 euro op het boekingsadres 2100/5380100000/211/2LWS060302PA6129/SUB_NR. Voor de exploitatiekost wordt er jaarlijks een bedrag voorzien van 20.000,00 euro op volgende boekingsadressen:
Als de verhouding tussen software en hardware definitief bepaald is zal het nodige krediet voor hardware met een interne kredietaanpassing verschoven worden van budgetadres 5380100000/211/2LWS060302PA6129/SUB_NR (software) naar budgetadres 5380100000/2402/2LWS060302PA6129/SUB_NR.
Indien de PIO-aanvraag wordt goedgekeurd kan het projectbudget uitgebreid worden met hetzelfde bedrag (50% subsidie). De uiteindelijke bedragen zijn echter sterk afhankelijk van de marktbevraging en dienen nog bevestigd te worden, als PIO de projectaanvraag en het definitieve ontwerp van bestek goedkeurt.
Indien het project wordt goedgekeurd zullen de uitgaven en ontvangsten gekoppeld worden aan een subsidiefiche.
Het college bekrachtigt de indiening van het projectvoorstel 'Selfservice loket' in het kader van de oproep Programma Innovatieve Overheidsopdrachten (mei 2021).