2022_CBS_03018 - Cultuur. Openbare bibliotheken - Toegang tot het bibliotheeksysteem voor de verwerking van persoonsgegevens - Goedkeuring

Het college keurde op 25 oktober 2019 (jaarnummer 8675) de overeenkomst met Cultuurconnect goed voor het gebruik van basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek voor de stedelijke openbare bibliotheken. Een onderdeel hiervan is het eengemaakt bibliotheeksysteem Wise waar stad Antwerpen sinds 15 november 2021 gebruik van maakt.

In de overeenkomst met Cultuurconnect, deel 2, 2.2, worden de verantwoordelijkheden van de stad Antwerpen ('de Abonnee') omschreven met betrekking tot de correcte verwerking van persoonsgegevens:

De Abonnee is verantwoordelijk voor het AVG-conform handelen of nalaten van haar eigen medewerkers of aangestelden, voor de manier waarop die persoonsgegevens in het biblitoheeksysteem invoeren, en voor de acties die zij doen op de voor hen toegankelijke persoonsgegevens. [...] De Abonnee [...] staat [...] minstens in voor de hiernavolgende maatregelen:

• Enkel bevoegde bibliotheekmedewerkers kunnen toegang tot persoonsgegevens hebben. Minstens is de Abonnee verantwoordelijk voor het bepalen van de bevoegdheid van de bibliotheekmedewerkers, het opvolgen en controleren van de naleving hiervan, en het naleven van het need to know-principe ten aanzien van de bibliotheekmedewerkers.
  

• [...]
  

In de overeenkomst met Cultuurconnect staan bepalingen over toegang tot het bibliotheeksysteem, waaronder:

• Enkel bevoegde bibliotheekmedewerkers kunnen toegang tot persoonsgegevens hebben;
• de Abonnee is verantwoordelijk voor ‘het bepalen van de bevoegdheid van de bibliotheekmedewerkers, het opvolgen en controleren van de naleving hiervan, en het naleven van het need to know-principe ten aanzien van de bibliotheekmedewerkers'.

Voor de goede werking van de openbare bibliotheek, is het noodzakelijk dat ook andere gebruikers(groepen) dan bevoegde bibliotheekmedewerkers toegang hebben tot het bibliotheeksysteem Wise. Het gaat hierbij onder andere over medewerkers van de dienst Financiën, medewerkers van Digipolis Antwerpen, jobstudenten… 

Cultuurconnect vraagt een officiële bevestiging dat extra toegangen effectief nodig zijn, en onder de verantwoordelijkheid vallen van de Abonnee (hier Stad Antwerpen).

Overeenkomstig artikel 56 §3, 1° van het Decreet Lokaal Bestuur is het college van burgemeester en schepenen bevoegd voor de daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.