2022_CBS_05350 - Politiezone Antwerpen - Gemeenschappelijk Financieel Platform. Implementatie van SAP ECC/S4 bij het AG Digipolis Antwerpen. Vastleggen krediet 2022 - Goedkeuring

Op 21 november 2008 besliste het college tot de invoering van het Gemeenschappelijk Financieel Platform (GFP). Het GFP is de implementatie van een aantal financiële en logistieke modules van softwareleverancier SAP (jaarnummer 1476).

Op 29 juni 2020 keurde de gemeenteraad de oprichting van het Autonoom Gemeentebedrijf (AG) Digipolis Antwerpen goed (jaarnummer 361). 

Op 23 november 2020 besliste de gemeenteraad tot de omvorming van Digipolis Antwerpen en keurde de beheersovereenkomst met het AG Digipolis Antwerpen goed (jaarnummer 665). 

Op 12 maart 2021 besliste het college dat het AG Digipolis Antwerpen uiterlijk tegen 1 januari 2023 zal overstappen naar het boekhoudkundig en financieel systeem van de stad (SAP), indien dit systeem de vereiste functionaliteit van de kosten delende vereniging ondersteunt (jaarnummer 2008).

Op 30 mei 2022 keurde de gemeenteraad de politiebegroting 2022 - begrotingswijziging 1 - gewone en buitengewone begroting - goed (jaarnummer 301).

Het college besliste dat het AG Digipolis Antwerpen het huidige financieel systeem van de stad Antwerpen (SAP ECC) implementeert voor haar financiële en logistieke processen tegen uiterlijk 1 januari 2023. 

Om een maximale alignering van de financiële processen en een vlotte uitwisseling van gegevens te garanderen, tekenen het AG Digipolis Antwerpen en de bedrijfseenheid Financiën van de stad Antwerpen samen de financiële processen uit en voeren ze samen de opzet in SAP uit. Dit gebeurt op zo'n manier dat het opzetten van de organisatie de werking van een kosten delende vereniging ondersteunt. Daar waar nodig wordt extern advies gevraagd om de processen te hertekenen en het opzetten van de organisatie van de software zoveel mogelijk te laten aansluiten bij de standaard. In het jaar 2024, nadat Digipolis reeds is overgestapt, stapt de stad Antwerpen over naar de nieuwe versie van SAP:S4/HANA, zodat beide organisaties steeds met dezelfde versie werken.

Op fiscaal vlak is het AG Digipolis Antwerpen gestructureerd als zelfstandige groepering van personen (kosten delende vereniging) zoals voorzien in artikel 44, §2bis van het Btw-wetboek. De investering- en exploitatiekosten van het financieel systeem van het AG Digipolis Antwerpen behoren tot de overheadkost van Digipolis (ondersteunende diensten). Het AG zal haar leden dan ook factureren voor hun aandeel in deze gezamenlijke kosten en dat volgens een vooraf afgesproken verdeelsleutel.

Om die reden vraagt de dienst Aankoop van Politiezone Antwerpen het bedrag van 287.930,19 EUR (vrij van btw) voor 2022 vast te leggen, om de facturen voor de implementatie van het huidige financieel systeem van de stad Antwerpen (SAP ECC) voor de financiële en logistieke processen van het AG Digipolis, aan het AG Digipolis Antwerpen, Generaal Armstrongweg 1, 2020 Antwerpen, ondernemingsnummer 0751.541.350 te kunnen betalen.

De wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus, inzonderheid artikel 33, titel V welk bepaalt dat de Nieuwe Gemeentewet van toepassing is op het beheer van de goederen en inkomsten van de lokale politie (Belgisch Staatsblad van 5 januari 1999).

Artikel 30, §1 van de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 in verband met het in-house-toezicht.

Op grond van artikel 54 van het Koninklijk Besluit van 5 september 2001 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de lokale politie is alleen het college van burgemeester en schepenen bevoegd om tot vastleggingen over te gaan (Belgisch Staatsblad van 26 september 2001).

De totale uitgave wordt geraamd op 287.930,19 EUR (vrij van btw) en kan verrekend worden op de buitengewone politiebegroting. Voor het dienstjaar 2022 wordt op de budgetpositie 33000_74253 voldoende krediet voorzien onder voorbehoud van goedkeuring van de politiebegroting 2022 - begrotingswijziging 1 door de hogere overheid.