Terug
Gepubliceerd op 21/11/2022

2022_CBS_09265 - Correctiebestelling. The Tall Ships Races 2022 - Regularisatie ondergeraamde bestelbon - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen
vr 18/11/2022 - 09:00 Stadhuis
Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Koen Kennis, schepen; Jinnih Beels, schepen; Annick De Ridder, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Karim Bachar, schepen; Peter Wouters, schepen; Elisabeth van Doesburg, schepen; Erica Caluwaerts, schepen; Tom Meeuws, schepen; Sven Cauwelier, algemeen directeur

Secretaris

Sven Cauwelier, algemeen directeur

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester
2022_CBS_09265 - Correctiebestelling. The Tall Ships Races 2022 - Regularisatie ondergeraamde bestelbon - Goedkeuring 2022_CBS_09265 - Correctiebestelling. The Tall Ships Races 2022 - Regularisatie ondergeraamde bestelbon - Goedkeuring

Motivering

Aanleiding en context

Op 31 oktober 2019 (jaarnummer 8956) keurde het college de overeenkomst met Tall Ships Races International Limited goed.

Op 10 juli 2020 (jaarnummer 6037) keurde het college de correctiebestelling voor de host port fee van 2020 goed.

Op 11 december 2020 (jaarnummer 10325) keurde het college de vastlegging van het krediet voor het eerste voorschot aan het evenementenbureau goed.

Op 27 augustus 2021 (jaarnummer 6943) keurde het college de vastlegging van het krediet goed voor de host port fee 2021, het tweede voorschot aan het evenementenbureau en een bijkomende terugvordering na de herziening van 2019 en 2020. In ditzelfde besluit werd de samenwerkingsovereenkomst goedgekeurd waarin de afspraken tussen de stad Antwerpen en Havenbedrijf Antwerpen, inclusief de financiële afhandeling ten opzichte van de organisator Tall Ships Races International Limited en het evenementenbureau Balthazar Events, zijn opgenomen.

Op 25 februari 2022 (jaarnummer 1628) keurde het college de vastlegging van het krediet goed voor de host port fee 2022, de hospitality ruildeals en het derde voorschot en saldo aan het evenementenbureau.

De gemeenteraad keurde in de zitting van 30 mei 2022 (jaarnummer 281) de vijfde aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 goed. Daarin werd het exploitatiebudget goedgekeurd.

Op 1 juli 2022 (jaarnummer 5539 keurde het college het programma, de organisatie en logistieke ondersteuning goed voor The Tall Ships Races 2022.

Naar aanleiding van een aantal bijkomende vereisten tijdens de uitvoering van de opdracht, blijkt het bedrag dat met de oorspronkelijke bestelbon 4005492709 werd vastgelegd, niet toereikend. Dit tekort bedraagt 18.719,00 EUR (21% btw inbegrepen).

Argumentatie

De dienstnota bestellen en betalen stad, districten en OCMW van 17/12/2018 is van toepassing.

Met het collegebesluit van 23 november 2018 (jaarnummer 10339) werden de principes bestellen en goedkeuren voor de stad aangepast.
Het college keurde onder meer goed om – met ingang van 1 januari 2019 – de bevoegdheid tot het goedkeuren van correctiebestellingen en te betalen bedragen namens de stad als volgt te regelen (bedragen exclusief btw):

  • uitgaven exploitatie en investering, kleiner of gelijk aan € 5.500: goedkeuring door de algemeen directeur na decentraal visum:
    • de algemeen directeur kan bovengenoemde bevoegdheden delegeren aan personeelsleden van de administratie van stad en OCMW Antwerpen;
    • de medewerker aan wie de bevoegdheid tot goedkeuren gedelegeerd wordt, kan ten allen tijde beslissen om een bepaalde correctiebestelling voor te leggen aan een hoger orgaan voor expliciete goedkeuring.
  • uitgaven exploitatie en investering, groter dan € 5.500: goedkeuring door het college na centraal visum.

Tijdens de uitvoering van de opdracht, werden een aantal noodzakelijke kostenposten toegevoegd of gewijzigd: 

  • voorzieningen herbruikbaar cateringmateriaal, extra security, bijkomende huisvesting trainees, extra vrijwilligerskledij, extra crewcatering;
  • er waren verschillende prijsstijgingen bij materialen, transport- en personeelskosten wegens inflatie en ernstige tekorten in de evenementensector.

Voor de afrekening van de opdracht voor het organiseren van The Tall Ships Races 2022 werd correctiebestelling 4105062111 opgemaakt, aan Haven van Antwerpen-Brugge NV, Zaha Hadidplein 1 te 2030 Antwerpen met ondernemingsnummer 0248.399.380, voor een bedrag van 18.719,00 euro, inclusief btw.

Regelgeving: bevoegdheid

Artikel 56 §3, 4° van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Algemene financiële opmerkingen

De stad Antwerpen heeft in samenwerking met Haven van Antwerpen-Brugge NV van 22 tot en met 25 juli 2022 het evenement The Tall Ships Races gehost.

Alle kosten voor de organisatie van het evenement werden, idem aan de vorige editie, initieel betaald door Haven van Antwerpen-Brugge en vervolgens gedeeltelijk teruggevorderd van de stad Antwerpen.

Omdat de stad Antwerpen de btw niet kan recupereren en Haven van Antwerpen-Brugge NV slechts voor 50% de btw kan recupereren, heeft Haven van Antwerpen-Brugge NV 25% van de btw, die normaal gezien betaald diende te worden door de stad Antwerpen, op zich genomen.

Dit betekent dat Haven van Antwerpen-Brugge NV alle facturen voor de organisatie van het evenement volgens verdeelsleutel 47,73% plus 21% btw zal terugvorderen van de stad Antwerpen zodat het totaalbedrag voor beide partijen inclusief btw hetzelfde is.

Het budget is voorzien op functiegebied 2BRS030301A00000, budgetplaats 5373000000, budgetpositie 6141.


Beleidsdoelstellingen

7 - Bruisende stad
2BRS03 - Evenementen
2BRS0303 - Gevarieerd evenementenaanbod / promotie A
2BRS030301 - Tradities en sterkhouders

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt de correctiebestelling 4105062111 goed voor een bedrag van 18.719,00 euro, inclusief btw, aan Haven van Antwerpen-Brugge NV, Zaha Hadidplein 1, 2030 Antwerpen met ondernemingsnummer 0248.399.380. voor de gedeeltelijke terugvordering van de organisatiekosten (afrekening evenementenbureau).

Artikel 2

De financieel directeur verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
OmschrijvingBedragBoekingsadresBestelbon
Correctiebestelling organisatie The Tall Ships Races 2022

Haven van Antwerpen-Brugge NV
Zaha Hadidplein 1
2030 Antwerpen

Ondernemingsnummer: 0248.399.380
Rekeningnummer: BE80 3200 8334 3177
18.719,00 EUR
inclusief btw
budgetplaats: 5373000000
budgetpositie: 6141
functiegebied: 2BRS030301A00000
subsidie: SUB_NR
fonds: INTERN
begrotingsprogramma: 2SA070719
budgetperiode: 2200
4105062111