2022_RVBAGSO_00092 - SO2021_1277 – Raamovereenkomst leveren artistiek pedagogisch materiaal - Stopzetting en heraanbesteding als dossier SO2022_1340 - Selectieleidraad en procedure - Goedkeuring

Voor het sluiten van een raamovereenkomst voor het leveren van artistiek pedagogisch materiaal werd openbare procedure (met Europese bekendmaking) SO2021_1277 uitgeschreven. Op 31 maart 2022 dienden volgende firma's een offerte in:

• Gerstaecker France sarl, Rue des Beaux-Arts 8 te 67700 Saverne (Frankrijk), met ondernemingsnummer BE0630.648.072;
• MAC – INVER nv (Lucas Creativ nv), Berkebossenlaan 3 te 2400 Mol, met ondernemingsnummer BE0415.546.020.

Stopzetting

Er werd een gemotiveerd gunningsverslag opgemaakt, dat als bijlage bij dit besluit wordt gevoegd.

De offerte van Gerstaecker France sarl werd substantieel onregelmatig bevonden. De ingediende offerte werd niet op een globale manier (door middel van gekwalificeerde elektronische handtekening) ondertekend op het erbij horende indieningsrapport. Er werd geen Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) bij de offerte gevoegd. Door het ontbreken van het UEA kon de aanbestedende overheid niet nagaan of de ondernemer voldoet aan de in het bestek opgelegde uitsluitingsgronden en selectiecriteria. Er werden bovendien ook geen andere offertedocumenten teruggevonden die het nazicht van de inschrijving mogelijk maakten. Zo ontbraken onder andere relevante documenten/bewijzen aangaande:

• de financiële en economische draagkracht
• de technische en beroepsbekwaamheid
• het gunningscriterium ‘aanbod en diversiteit catalogus’
• het gunningscriterium ‘kwaliteit’
• het gunningscriterium ‘plan van aanpak’
• het gunningscriterium ‘maatschappelijk verantwoord ondernemen en duurzaamheid’
• …

De offerte van MAC – INVER nv werd substantieel onregelmatig bevonden. De ondernemer diende zijn offerte na het tijdstip van opening van de offertes en per e-mail in. Hij is er met andere woorden niet in geslaagd zijn offerte tijdig in te dienen via het voorgeschreven elektronische platform, e-Tendering, cf. de voorschriften in het bestek. 

Op basis van bovenstaande stelt Financiën/Aankoop voor de huidige procedure stop te zetten en een andere nieuwe procedure uit te schrijven voor het sluiten van een raamovereenkomst voor het leveren van artistiek pedagogisch materiaal.

Heraanbesteding

Om een raamovereenkomst voor het leveren van artistiek pedagogisch materiaal te kunnen sluiten schreef Financiën/Aankoop mededingingsprocedure met onderhandeling SO2022_1340 uit. Deze procedure verloopt in twee fasen: 

1. Fase 1: de algemene oproep tot kandidaten
   
   Financiën/Aankoop zal de aankondiging van de opdracht bekend maken. Hiertoe werd selectieleidraad SO2022_1340 uitgeschreven. Elke ondernemer kan een aanvraag tot deelneming indienen door verstrekking van de door de aanbestedende overheid gevraagde informatie voor de selectie.
   
   De geschiktheid van de ondernemer dient te worden aangetoond aan de hand van:
   - een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is over de laatste drie beschikbare boekjaren, die de ondernemer bij zijn aanvraag tot deelneming dient te voegen.
   - een controleerbare referentielijst met minimum drie gelijkaardige opdrachten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaren.
   
   Enkel de geselecteerde kandidaten zullen uitgenodigd worden tot het indienen van een offerte. Zij ontvangen dan het bestek. Financiën/Aankoop legt in deze fase de selectie van de kandidaten en het bestek ter goedkeuring voor aan de raad van bestuur.
   
   
2. Fase 2: het indienen van de offerte
   
   In deze fase zullen de geselecteerde kandidaten uit de eerste fase, op basis van bestek SO2022_1340, een eerste offerte kunnen indienen. Deze vormt de basis voor eventuele verdere onderhandelingen

Stopzetting

In toepassing van artikel 66, §1, 2° van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, ziet de aanbestedende overheid erop toe dat de offerte afkomstig is van een inschrijver waaraan de toegang tot de opdracht niet is ontzegd op grond van de uitsluitingsgronden en die voldoet aan de door de aanbestedende overheid vastgestelde selectiecriteria en, in voorkomend geval, de niet-discriminerende regels en criteria inzake de beperking van het aantal aan de selectiecriteria beantwoordende kandidaten.

In toepassing van artikel 83 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten samen gelezen met artikel 76 van het Koninklijk Besluit Plaatsing van 18 april 2017, onderzoekt de aanbestedende overheid de regelmatigheid van de offertes.

In toepassing van artikel 85 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, houdt het volgen van een procedure geen verplichting in tot het gunnen of het sluiten van de opdracht. De aanbestedende overheid kan zowel afzien van het gunnen of het sluiten van de opdracht als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze.

Heraanbesteding

In toepassing van artikel 38, §1, eerste lid, 2° met betrekking tot werken, leveringen of diensten waarvoor, naar aanleiding van een openbare of niet-openbare procedure, enkel onregelmatige of onaanvaardbare offertes werden ingediend.

In toepassing van artikel 38, §3, derde lid, laatste zin van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en met verwijzing naar artikel 37, §5, kan de aanbestedende overheid de in artikel 38, §3, derde lid bepaalde termijn van ten minste 30 dagen voor ontvangst van de offertes met vijf dagen verkorten indien de offertes langs elektronische weg worden ingediend overeenkomstig de door en krachtens artikel 14, §1, tweede lid en §§5 tot 7 bepaalde regels betreffende de elektronische platformen.

In toepassing van artikel 81 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, baseert de aanbestedende overheid de gunning van de overheidsopdracht op de economisch meest voordelige offerte. De economisch meest voordelige offerte uit het oogpunt van de aanbestedende overheid wordt vastgesteld rekening houdend met de gunningscriteria. Ze vermeldt de gunningscriteria in de aankondiging van de opdracht of in een ander opdrachtdocument.

Overeenkomstig en binnen de grenzen van artikel 71 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten legt de aanbestedende overheid aan de kandidaten of inschrijvers selectiecriteria op als voorwaarde voor deelname.

Raad van bestuur conform aankoopprocedures en goedkeuringsmatrix van het AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen

Sinds de realisatie van Opti-Aankoop wordt extra ingezet op de betrokkenheid van de klant(en). Er werd een aankoopteam samengesteld, bestaande uit Financiën/Aankoop en 3 medewerkers uit het deeltijds kunstonderwijs. Zij hebben input geleverd ten behoeve van de opmaak van de selectieleidraad, het bestek en de inventaris.

De totale geraamde uitgave van deze opdracht, voor een looptijd van 4 jaar, bedraagt ca. € 235.222,17 exclusief btw of ca. € 284.618,82 inclusief 21% btw. Deze raming is gebaseerd op de uitgaven van huidige raamovereenkomst.