| Fase | Bestuursorgaan | Datum | Jaarnummer |
| Realisatie onthaal en Rubens’ belevingscentrum, bibliotheek en kantoren. Goedkeuring voorontwerp. Opdracht opmaak omgevingsvergunning. Opdracht opmaak uitvoeringsdossier. | college | 17 april 2020 | 03490 |
| Selectieleidraad GAC_2021_01653. Nieuw onthaal, Rubens’ belevingscentrum, bibliotheek en kantoren - Selectieleidraad en procedure. Goedkeuring. | college | 9 april 2021 | 02928 |
| Selectieleidraad GAC_2021_01653. Nieuw onthaal,
Rubens' belevingscentrum, bibliotheek en kantoren -
Selectieleidraad en procedure - Goedkeuring
| Gemeenteraad | 26 april 2021 | 00250 |
| Bestek GAC_2021_01653. Nieuw onthaal, Rubens’ belevingscentrum, bibliotheek en kantoren - Bestek. Goedkeuring. | college | 4 juni 2021 | 04574 |
| 2021_GR_00455 Bestek GAC_2021_01653. Nieuw onthaal, Rubens'
belevingscentrum, bibliotheek en kantoren - Bestek -
Goedkeuring
| Gemeenteraad | 28 juni 2021 | 00455 |
| Bestek GAC_2021_01653. Nieuw onthaal en Rubens’ belevingscentrum, bibliotheek en kantoren – Gunning . Goedkeuring. | college | 26 november 2021 | 09358 |
Op 1 september 2017 (jaarnummer 7657) keurde het college de gunning aan Robbrecht en Daem Architecten cvba goed voor het opmaken van een studieopdracht voor de realisatie van een onthaal en Rubens Experience Centre voor het Rubenshuis. Dit project wordt gerealiseerd binnen de door Robbrecht en Daem Architecten cvba ontwikkelde visie voor de Rubenssite binnen de Open Oproepprocedure.
Op 17 april 2020 (jaarnummer 3490), bij goedkeuring van het voorontwerp van de nieuwbouw Hopland 13 Onthaal, Rubens’ belevingscentrum, bibliotheek en kantoren, geeft het college opdracht aan Robbrecht en Daem Architecten voor opmaak van de omgevingsvergunning en voor opmaak uitvoeringsdossier en aanbestedingsdossier.
Op 26 november 2021 (jaarnummer 9358) is – na aanbesteding – de opdracht voor realisatie van de bouwwerken van het nieuwe onthaalgebouw voor het Rubenshuis gegund aan opdrachtnemer BAM Interbuild.
Op 1 februari 2022 is BAM Interbuild gestart met de realisatie van het nieuw onthaalgebouw. De bouwwerken zijn volop in uitvoering en, behoudens onvoorziene omstandigheden, is de voorlopige oplevering gepland in het voorjaar 2024.
De werken worden opgevolgd door het architectenbureau Robbrecht en Daem architecten en studiebureaus stabiliteit Bureau Greisch, studiebureau technieken hp engineering en studiebureau bouwfysica Daidalos Peutz.
Volgens III.2. van de administratieve bepalingen voorziet het bestek in vereiste opties conform artikel 56 van de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.
In lijn van de studieopdracht is binnen het aanbestedingsdossier voor de werken voor architectuur/stabiliteit (bouw) een standaard waarborgtermijn van één jaar opgenomen en voor technieken een waarborgtermijn van twee jaren.
Na overleg met de dienst Onderhoud zijn in het aanbestedingsdossier, naast inherente posten voor wettelijk onderhoud en curatief onderhoud binnen waarborg, ook optieposten opgenomen voor preventief onderhoud en curatief onderhoud buiten waarborg, met de bedoeling dit onderhoud - na voorlopige oplevering - te laten uitvoeren door dezelfde aannemer/installateur van de werken/installaties.
Voor deze optieposten zijn nog kredieten vast te leggen.
Dit onderhoud wordt opgevolgd door de dienst AG Vespa – Vastgoed – Onderhoud. Na overleg met de dienst Onderhoud wordt vooropgesteld om kredieten vast te leggen voor volgende optieposten:
Optieposten preventief onderhoud (vast) en curatief onderhoud buiten waarborg (variabel - vermoedelijk):
| Optieposten onderhoud | 2024 -2025 | 2025 - 2026 | Totaal | |
| Bouw periodiek | Vast | 1.820,99 euro | 0,00 euro | 1.820,99 euro |
| Bouw interventies | VH | 3.872,40 euro | 0,00 euro | 3.872,40 euro |
| Technieken preventief | Vast | 32.443,67 euro | 0.00 euro | 32.443,67 euro |
| Technieken interventies | VH | 8.626,58 euro | 8.626,58 euro | 17.253,15 euro |
| Totaal exclusief btw en herzieningen | 46.763,64 euro | 8.626,58 euro | 55.390,21 euro | |
| 21% btw inclusief | 56.584,00 euro | 10.438,16 euro | 67.022,15 euro | |
| 15% herziening inclusief | 65.071,60 euro | 12.003,88 euro | 77.075,48 euro | |
De kredieten voor vastlegging van onderhoud tijdens de waarborgperiode zijn voorzien op SUB_NR/INTERN/2400-2500/5322000000/221/2SBS070101P08384/2SA080119.
Voor optieposten onderhoud tijdens de waarborgperiode:
| Optieposten onderhoud | 2024 | 2025 | Totaal |
| Totaal inclusief btw en herzieningen | 65.071,60 euro | 12.003,88 euro | 77.075,48 euro |
Het college keurt de gunning goed voor de optieposten preventief onderhoud en curatief onderhoud buiten waarborg voor de opdracht ‘Nieuw onthaal, Rubens’ belevingscentrum, bibliotheek en kantoren’, op basis van bestek GAC_2021_01653, aan BAM Interbuild bv, Borbeeksebrug 22 bus 7 te 2600 Antwerpen met ondernemingsnummer 0420 902.596.
Het college keurt goed dat een bedrag van 77 075,48 euro, inclusief 21 % btw, wordt vastgelegd op naam van BAM Interbuild bv (ondernemingsnummer 0420 902.596) .
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
| Optieposten (uitgaven onderhoud) Nieuw onthaal, Rubens' belevingscentrum en kantoren BAM Interbuild bv Borbeeksebrug 22 bus 7 2600 Antwerpen Ondernemingsnummer: 0420 902.596 Rekeningnummer: BE45149405131989 | 65.071,60 euro, 21% inclusief | budgetplaats: 5322000000 budgetpositie: 221 functiegebied: 2SBS070101P08384 subsidie: SUB_NR fonds: INTERN begrotingsprogramma: 2SA080119 budgetperiode: 2400 | 4005568830 |
| Optieposten (uitgaven onderhoud) Nieuw onthaal, Rubens' belevingscentrum en kantoren BAM Interbuild bv Borbeeksebrug 22 bus 7 2600 Antwerpen Ondernemingsnummer 0420 902.596. Rekeningnummer: BE45149405131989 | 12.003,88 euro, inclusief btw | budgetplaats: 5322000000 budgetpositie: 221 functiegebied: 2SBS070101P08384 subsidie: SUB_NR fonds: INTERN begrotingsprogramma: 2SA080119 budgetperiode: 2500 | 4005568830 |