Op 26 januari 2023 diende A-IVA Antwerpen Studentenstad een aanvraag in voor de organisatie van StuDay 2023 op donderdag 28 september 2023 op de site Spoor Oost in Borgerhout.
A-IVA Antwerpen Studentenstad staat sinds 28 mei 2020 beter bekend als STAN, Student & Antwerp. Zij organiseren samen met de stad Antwerpen en zijn onderwijspartners op donderdag 28 september 2023 van 13.00 uur tot 22.00 uur StuDay, het grootste studentenevenement in de provincie Antwerpen aan het begin van het academiejaar dat zo veel mogelijk Antwerpse studenten tegelijk samenbrengt. StuDay brengt een gevarieerd aanbod dat alle studenten aanspreekt: je kan er ontmoeten, eten en drinken, dansen, sporten, naar muziek luisteren, chillen en deelnemen aan tal van activiteiten.
De organisatie mikt voor de editie 2023 in totaal op 20.000 bezoekers.
De opbouw van het evenement start op vrijdag 22 september 2023 om 08.00 uur en het einde van de afbraak is voorzien op vrijdag 29 september 2023 om 23.59 uur.
Planning
Er worden drie podia voorzien waaronder een livestage en twee DJ-stages. Op deze podia krijgen een aantal jongeren speelkansen via een wedstrijd en zullen daarnaast onder andere Freddie Konings, Cristian D, Faisal en Asian Sal optreden.
Circle stage | |
14.00 - 15.30 uur | Contest Winner |
15.30 - 17.00 uur | Juwlz |
17.10 - 18.00 uur | NAFT (Live) |
18.05 - 18.45 uur | Freddie Konings |
19.10 - 20.10 uur | Jungle by Night (Live) |
20.15 - 20.55 uur | Cristian D |
21.00 - 22.00 uur | Kwijt Trek System |
Square club | |
14.00 - 15.00 uur | Contest Winner |
15.00 - 16.15 uur | Lizaay |
16.15 - 17.30 uur | MILINGUAP |
17.30 - 19.00 uur | ASSIA MK |
19.00 - 20.30 uur | BAVR b2b DC NOISES |
20.30 - 22.00 uur | Faisal |
MC | MC Rim |
Triangle stage | |
14.00 uur | Contest Winner |
15.30 uur | Funcadafi |
17.30 uur | Asian Sal |
19.30 uur | Geheimzinning Soundsystem & Kneiz & a local hero |
STAN werkt samen met een concessionaris die het eet- en drankaanbod verzorgt aan studentvriendelijke prijzen.
Duurzaamheid
De organisatie voorziet een betalend aanbod van herbruikbare bekers en cateringmateriaal. De concessionaris gebruikt deze bekers en serveert zijn voeding op herbruikbaar cateringmateriaal. Zo zorgen ze voor minder en beter gescheiden afval op StuDay.
In de aanlooproute naar het terrein zet de organisatie in op duurzame mobiliteit met diverse aanbieders die de studenten informeren over duurzame mobiliteitsopties en deelsystemen. Ze bieden ook tot 120 studenten een gratis nazicht aan in de Bike Repair Shop.
Mobiliteit
De site Spoor Oost is bereikbaar met het openbaar vervoer en/of deelsystemen. Verschillende mobiliteitspartners zetten zich extra in om studenten naar Borgerhout en weer terug te brengen. De organisatie maakte hiervoor afspraken met onder andere Velo Antwerpen en Bird. Zo biedt Velo Antwerpen bijvoorbeeld een code aan de tickethouders om in de loop van het academiejaar een gratis dagpas te bekomen. De studenten worden via verschillende kanalen op de hoogte gebracht hoe ze best te voet of met de fiets de site Spoor Oost kunnen bereiken.
De lokale politie zorgt voor een goed verloop tijdens de drukste momenten.
Veiligheid
Om de veiligheid te garanderen op het terrein zal de organisatie samenwerken met G4S event security. Zij zorgen voor ordehandhaving in samenwerking met de politie, bewaken de inkomzone en de doorgangen en verzorgen de toegangscontrole.
Samen met de politie zorgt de security er ook voor dat studenten op een veilige manier het festivalterrein kunnen bereiken en verlaten.
WaterLink biedt alle studenten gratis drinkwater aan door middel van waterbars op twee strategische plekken op de site.
Communicatie
Er wordt op verschillende manieren naar bewoners en bezoekers gecommuniceerd over het evenement:
Reclame op festivalsite
In het verleden werd het stedelijk evenement StuDay geconfronteerd met bedrijven die in de onmiddellijke omgeving van het festivalterrein reclame maakten zonder een betalend partnership aan te gaan. Dit is vanzelfsprekend oneerlijke concurrentie ten opzichte van bedrijven die wel een partnership opnemen. Betalende partners zijn nodig om het evenement betaalbaar te houden. Daarom vraagt A-IVA Antwerpen Studentenstad de goedkeuring om binnen onderstaande perimeter op donderdag 28 september 2023 van 11.00 uur tot 23.00 uur geen ambulante standen of reclameacties op het openbaar domein toe te laten. De perimeter omvat volgende straten en parken:
Park Spoor Noord (van aan de parkloods tot aan de Halenstraat), Halenstraat, Viséstraat, Trapstraat (deel grenzend aan het park), Damplein, Lange Lobroekstraat, Demerstraat, Korte Lobroekstraat, Lange Slachterijstraat, Korte Slachterijstraat, Kalverstraat, Ceulemansstraat, De Marbaixstraat, Eendrachtstraat, Schijnpoortweg (van Halenstraat tot Noordersingel), Buurtspoorweglei (van Noordersingel tot TRIX), Slachthuislaan (van Kalverstraat tot Noordersingel), Noordersingel (van Slachthuislaan tot TRIX).
Op 30 november 2018 (jaarnummer 10142) keurde het college de wijziging van de retributiezones in verband met het retributiereglement inname openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.
Op 16 december 2019 (jaarnummer 715) keurde de gemeenteraad het gebruiksreglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.
Op 14 december 2020 (jaarnummer 751) keurde de gemeenteraad het retributiereglement op inname van het openbaar en privaat domein van de stad Antwerpen voor evenementen en manifestaties 2021-2025 goed.
Op 6 maart 2023 (jaarnummer 82) keurde de gemeenteraad het aangepaste evenementenkader goed.
Op 6 maart 2023 (jaarnummer 92) keurde de gemeenteraad het aangepaste retributiereglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle huidige en toekomstige studenten. Het evenement heeft een uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen. De organisatie van StuDay is een van de manieren om Antwerpen als studentenstad op de kaart te zetten. Het evenement kent in Vlaanderen een grote naamsbekendheid.
De toegang is gratis.
Het evenement werd onderzocht door alle bevoegde stadsdiensten en kreeg een positieve opportuniteitsbeoordeling van het evenemententeam omwille van de aantrekkingskracht voor alle studenten.
Dit evenement wordt volgens het evenementenkader, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 6 maart 2023 (jaarnummer 82), ingedeeld in categorie 1 (eigen georganiseerd publiek evenement van de groep stad Antwerpen) en wordt vrijgesteld van alle kosten en retributies (inname openbaar domein, inname ligplaats in de stadshaven, logistiek materiaal, transport van materiaal en dienstverlening per type (afval, bulkmateriaal, elektriciteit, water), nutsverbruik, lediging en reiniging afvalcontainers, opkuis, parkeerverbodsborden en verwijderen straatmeubilair).
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 16 en 17 december 2019 (jaarnummers 715 en 716) wordt voldaan.
De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname (de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).
Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.
Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf, enz.)
De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.
Er mag geen schade toegebracht worden aan de openbare weg of straatmeubilair en het wegnemen van straatmeubilair dient tijdig aangevraagd te worden.
U dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid. Er wordt een medisch dispositief geadviseerd dat bestaat uit:2 ambulances, 3 BLS-ploegen, 6 hulpverleners in de hulpposten, 1 verpleegkundige en 1 arts.
Voorwaarden om geluidshinder bij omwonenden te beperken:
Voorwaarden om de kans op gehoorschade bij bezoekers te vermijden:
Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.
* Standaard voorwaarden naleven;
* De Lijn informeren/contacteren in verband met grote bezoekersaantallen;
* Fietspad/fastlane omleiden met signalisatie;
* Fietsenstalling voorzien (staat niet op plan) die bewaakt/met toezicht is.
De voorwaarden en richtlijnen zoals besproken in het AGEV overleg van 18 juli en de eventuele bijkomende voorwaarden van de hulp- en veiligheidsdiensten dienen gevolgd te worden.
Het college keurt de organisatie van StuDay 2023, zoals hierboven beschreven, op 28 september 2023 op Spoor Oost door A-IVA Antwerpen Studentenstad goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven, alsook de voorwaarden in de evenemententoelating.
| Dienst | Taak |
| SB/BOF | om logistieke ondersteuning te verlenen volgens orders: 15825, 16646, 16649, 17950, 17991, 17992, 18021, 18032, 18033. |
| SW/BenO/I | om paaltjes te verwijderen op Spoor Oost |
| SR/BIT
|
|