2023_CBS_06515 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Students on Stage. Sint-Jansplein - 25 september 2023 - Goedkeuring

Op 21 maart 2023 diende Unifac vzw, de overkoepelende studentenvereniging van de stadscampus van de Universiteit Antwerpen, Kleine Kauwenberg 15, 2000 Antwerpen, een aanvraag in om 'Students on Stage 2023' op maandag 25 september 2023 te organiseren op het Sint-Jansplein in Antwerpen.

Tijdens dit evenement stellen de studentenverenigingen, die aan de Universiteit Antwerpen verbonden zijn, zichzelf voor aan de nieuwe studenten. Ze maken promotie voor hun club door snacks en drank uit te delen en er wordt muziek gespeeld om een gezellige sfeer te creëren.

'Students on Stage 2023' start op maandag 25 september 2023 om 12.00 uur en eindigt om 19.00 uur.

De opbouw start op zondag 24 september 2023 om 12.00 uur en de afbraak is afgerond om uiterlijk 23.59 uur op maandag 25 september 2023.

Er worden 9000 bezoekers verwacht waarvan 7500 op het drukste moment.

Het programma verloopt als volgt op maandag 25 september 2023:

• 12.00 uur: opening voor het publiek, start verkoop en muziek;
• 19.00 uur: einde verkoop en muziek, bezoekers worden verzocht om het terrein te verlaten, begin opkuis;
• 23.59 uur: einde afbraak en opkuis.

Op 17 december 2019 (jaarnummer 716) keurde de gemeenteraad het retributiereglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.

Op 30 november 2018 (jaarnummer 10142) keurde het college de wijziging van de retributiezones in verband met het retributiereglement inname openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.

Op 6 maart 2023 (jaarnummer 82) keurde de gemeenteraad het aangepaste evenementenkader goed.

Op 16 december 2019 (jaarnummer 715) keurde de gemeenteraad het gebruiksreglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.

Op 14 december 2020 (jaarnummer 751) keurde de gemeenteraad het retributiereglement op inname van het openbaar en privaat domein van de stad Antwerpen voor evenementen en manifestaties 2021-2025 goed.

Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

De dienst Stadsbeheer/Evenementen Film Markten en Foren geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement Students on Stage 2023.

Het is een vaste waarde op de Antwerpse studentenkalender en de voorbije edities werden steeds gunstig geëvalueerd. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen beleid van Antwerpen als studentenstad.

Dit evenement wordt volgens het evenementenkader ingedeeld in categorie 5 (overige ondersteunde publieke evenementen).

De aanvraag werd ingediend vóór 1 april 2023 waardoor het nieuwe retributiereglement voor logistieke leveringen nog niet van toepassing is.

Aangaande het materiaal zal er voor het komende academiejaar eenmalig een uitzondering worden toegestaan waarbij het aantal uit te lenen tenten wordt verhoogd met 21 stuks. Deze uitzondering wordt enkel toegestaan op de voorwaarde dat, na de start van het academiejaar, het gesprek tussen de organisatoren van Students on Stage en de stad Antwerpen wordt verder gezet om te bekijken hoe een samenwerking tussen Unifac vzw en de stad voor een gezamenlijk evenement er kan uitzien.

Randvoorwaarden:

• 6.2.2  De gemeenteraad machtigt het college, en staat verdere machtiging naar de stadssecretaris en het administratief personeel toe, voor volgende zaken:
  • materiaal uit te lenen op voorwaarde dat er voldoende materiaal aanwezig is en de ontlening aan andere, reeds goedgekeurde evenementen hierdoor niet in het  gedrang komt;
  • materiaal uit te lenen boven de richtlijnen maxima zoals opgenomen in bijlage, op voorwaarde dat er voldoende materiaal aanwezig is en de ontlening aan andere, reeds goedgekeurde evenementen hierdoor niet in het gedrang komt;
  • annulaties op te volgen;
  • op te treden indien één van de twee uitzonderingsgronden zoals bepaald in artikel 4.3.3 zich voordoen.
• 6.2.3  Het college kan, mits een gemotiveerde beslissing, in volgende gevallen uitzonderingen toestaan op dit reglement:
  • logistiek materiaal, dat overeenkomstig artikel 1.4.2 §1 is voorbehouden voor evenementen van categorieën 1, 2 en 5 uitlenen aan evenementen van categorieën 3 en 4 die plaatsvinden in een binnenruimte of in openlucht op private ruimte zonder openbaar karakter;
  • logistiek materiaal uitlenen aan evenementen die plaatsvinden buiten het grondgebied van de stad Antwerpen;
  • logistiek materiaal, dat overeenkomstig artikel 1.4.3 afhankelijk van de plaats waar het evenement plaatsvindt, enkel ontleend kan worden aan bepaalde categorieën evenementen, uitlenen aan andere dan de oorspronkelijk voorziene categorieën evenementen;
  • logistiek materiaal, dat overeenkomstig artikel 1.4.2 §2 is voorbehouden aan bepaalde soorten evenementen, uitlenen aan andere soorten evenementen dan deze omschreven in artikel 1.4.2 §2;
  • de uitleentermijnen zoals opgenomen in artikel 1.5;
  • de principiële reinigingsplicht van de organisator indien deze dit expliciet heeft aangevraagd en hiervoor toestemming van het college gekregen heeft (zie artikel 4.3.1).

Deze uitzonderingen kunnen enkel toegestaan worden indien:

• het evenement een meerwaarde biedt aan de stad (of in het geval van toekenning promotioneel materiaal: indien het een meerwaarde biedt aan de stad om de promotionele logo’s zichtbaar in beeld te brengen); en
• er voldoende materiaal en/of personeel ter beschikking is; en evenementen zoals opgenomen in het evenementenkader hierdoor niet in het gedrang komen.

Voor het verwijderen van de basketbal palen wordt er een retributiebedrag van 1.909,20 EUR aangerekend aan de organisatoren.