Een van de expliciete taken van de lokale overheid inzake crisisbeheer is de alarmering van en de informatie aan de bevolking.
Het KB op de noodplanning van 22 mei 2019 verplicht de overheid bevoegd voor het crisisbeheer om de bevolking te informeren over de situatie, over de maatregelen genomen door de bevoegde actoren en over de te volgen aanbevelingen voor haar veiligheid.
In sommige omstandigheden dient hiervoor een callcenter of contactcenter opgezet te worden. Dit contactcenter moet 24/7 geactiveerd kunnen worden en schaalbaar zijn aan de grootte van het incident. Het Nationaal Crisiscentrum (NCCN) sloot hiervoor een overeenkomst met WEngage voor een contactcenter met een permanente wachtdienst, inzetbaar bij een noodsituatie. Het stelt deze overeenkomst open voor de andere overheden die verantwoordelijk zijn voor het crisisbeheer. Deze moeten hiervoor wel een overeenkomst afsluiten met WEngage, waarin onder andere de modaliteiten tot activering en het gebruik van het contactcenter bepaald worden. De standby-kost wordt door het NCCN gedragen, de gebruikskosten zullen aangerekend worden aan de stad zoals vermeld in bijlage 4 van de overeenkomst.
Het Koninklijk besluit betreffende de noodplanning en het beheer van noodsituaties op het gemeentelijk en provinciaalniveau en betreffende de rol van de burgemeesters en de provinciegouverneurs in geval van crisisgebeurtenissen en -situaties die een coördinatie of een beheer op nationaal niveau vereisen van 22 mei 2019, meer bepaald artikel 13 dat de taken van de discipline 5 opsomt.
Hoewel de stad beschikt over een stedelijk contactcenter is het raadzaam om een extra overeenkomst af te sluiten voor een contactcenter specifiek bij noodsituaties. Het stedelijk contactcenter is niet 24/7 inzetbaar, moeilijker schaalbaar naar de grootte van het incident en het bijhorend aantal te verwachten oproepen en de inzet bij een groot incident zou een te grote impact op de reguliere dienstverlening betekenen.
Bovendien wordt ook de mogelijkheid geboden om bellers in de verschillende landstalen te woord te staan en kan er een onderscheid gemaakt worden tussen oproepen van algemene aard en oproepen die specifiek te maken hebben met informatie aan slachtoffers en/of aan naasten van slachtoffers. De specifieke oproepen worden daarbij behandeld door gespecialiseerd personeel dat gecoördineerd wordt door de FOD Volksgezondheid.
Budgetadres 2023-2027/5365000000/6141/2VGS010801A00000/SUB_NR/2SA030490 is voorzien om bij gebruik van het contactcenter bij noodsituaties de gebruikskosten te verrekenen.
De afgelopen 10 jaar werd de budgetcode waarop ook de kosten BE-alert wordt afgerekend maar één keer gebruikt om het callcenter op af te rekenen bij een grote complexe brand met langere duurtijd in het havengebied. De laatste 5 jaar is de overeenkomst niet geactiveerd. Het betreffen telkens zeer uitzonderlijke incidenten en kosten die de stad hopelijk niet hoeft uit te geven. De kostprijs kan bij grootschalige incidenten evenwel sterk oplopen, gelet op de onvoorspelbare aard van incidenten. Het is niet aangewezen om permanent een aanzienlijk budget te alloceren in die grootteorde dat dan een zeer negatieve impact heeft op het bestedingspercentage en de bestedingsmogelijkheden. Bijkomende middelen zullen desgevallend bijkomend voorzien moeten worden in functie van het algemeen belang en de openbare orde.
Het college bekrachtigt de overeenkomst met WEngage, voor een contactcenter met een permanente wachtdienst inzetbaar bij een noodsituatie.
De overeenkomst heeft een looptijd van 1 april 2023 tot 31 maart 2027.