Op 8 mei 2023 diende Antwerp Symphony Orchestra, Carnotstraat 10, 2060 Antwerpen, een aanvraag in voor de organisatie van het Openluchtconcert Antwerp Symphony Orchestra.
De organisatie gebeurt, net als de voorgaande jaren, door de firma Proactio uit Brasschaat. Het Openluchtconcert van Antwerp Symphony Orchestra is dit jaar gepland op zaterdag 2 september 2023 en zondag 3 september 2023 op het Sint-Jansplein.
Voorgestelde timing van alle optredens, gratis toegankelijk voor het publiek:
| zaterdag 2 september 2023 | |
| 12.00 uur tot 14.00 uur | open generale repetitie van het Antwerp Symphony Orchestra |
| zondag 3 september 2023 | |
| 11.00 uur - 13.00 uur | Concert filmmuziek |
| 16.00 uur - 17.30 uur | Soundcheck |
| 17.45 uur - 19.00 uur | Voorstelling Re-mix Orchestra |
| 19.30 uur - 21.30 uur | Voorstelling Antwerp Symphony Orchestra |
Het einde van het evenement is voorzien om 22.00 uur. Dan zullen de meeste toeschouwers het plein verlaten hebben.
Over de ganse breedte van het Sint-Jansplein worden er zitbanken en klapstoeltjes geplaatst die ter beschikking staan van het publiek. Er worden toiletten voor het publiek voorzien door de organisatie. De opbouw start op donderdag 30 augustus 2023 vanaf 14.00 uur en de afbouw eindigt op maandag 4 september 2023 omstreeks 21.00 uur.
Er worden 5.000 bezoekers verwacht over het ganse weekend, waarvan 3.000 bezoekers op hetzelfde moment.
De organisatie staat in voor de communicatie over het evenement. In overleg met de lokale politie en De Lijn Antwerpen worden de haltes aan het Sint-Jansplein tijdens de optredens verplaatst naar tijdelijke haltes in de Van de Wervestraat en de Van Maerlantstraat.
Op 30 november 2018 (jaarnummer 10142) keurde het college de wijziging van de retributiezones in verband met het retributiereglement inname openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.
Op 16 december 2019 (jaarnummer 715) keurde de gemeenteraad het gebruiksreglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.
Op 14 december 2020 (jaarnummer 751) keurde de gemeenteraad het retributiereglement op inname van het openbaar en privaat domein van de stad Antwerpen voor evenementen en manifestaties 2021-2025 goed.
Op 6 maart 2023 (jaarnummer 82) keurde de gemeenteraad het aangepaste evenementenkader goed.
Op 6 maart 2023 (jaarnummer 92) keurde de gemeenteraad het aangepaste retributiereglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
De dienst Stadsbeheer/ Evenementen Film Markten en Foren geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement.
De voorgaande edities werden telkens gunstig geëvalueerd.
Dit evenement wordt volgens het evenementenkader, zoals goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 6 maart 2023 (jaarnummer 00082), ingedeeld in categorie 2 (publiek evenement in co-organisatie met de groep stad Antwerpen) en wordt dus vrijgesteld van alle kosten en retributies (inname openbaar domein, inname ligplaats in de stadshaven, logistiek materiaal, transport van materiaal en dienstverlening per type (afval, bulkmateriaal, elektriciteit, water), nutsverbruik, lediging en reiniging afvalcontainers, opkuis, parkeerverbodsborden en verwijderen straatmeubilair).
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 16 en 17 december 2019 (jaarnummers 715 en 716) wordt voldaan.
Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname. Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad.
De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.
De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname (de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).
Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.
Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf, enz.)
De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.
Brandweer geeft voor het evenement een standaard advies.
De aanvrager is verantwoordelijk voor de correctheid en de volledigheid van de aangeleverde informatie. Dit advies geldt daarom uitsluitend voor de opstellingen en activiteiten die door de organisator bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement werd gevoegd.
De organisator dient de standaardvoorwaarden die bij de toelatingsaanvraag werd gevoegd, strikt na te leven.
(standaardvoorwaarden te raadplegen op https://www.antwerpen.be/nl/info/52d5051a39d8a6ec798b45ac/brandpreventieevenementen )
Er mag geen schade toegebracht worden aan de openbare weg of straatmeubilair.
Het straatmeubilair in de aanvraag zal tijdig verwijderd worden.
Gunstig advies met volgende voorwaarden:
- dat het aangevraagde evenement uitgevoerd wordt zoals beschreven in het dossier en zoals aangeduid op het door hen aangeleverde inplantingsplan;
- dat het marktgebeuren en het op- en afrijden van het marktterrein niet gehinderd wordt door opslag van materialen en/of stallen van werkvoertuigen (bv. hoogtewerker, ver-reiker, e.d.) op het marktterrein en aanrijd-/afrijdroutes (indien er toch een voertuig zou blijven staan door omstandigheden, gelieve deze dan te stallen in 1 van de geel gemarkeerde velden op onderstaand plan).
Er is een beperkte hulppost vereist. De aanwezigheid van verpleegkundige, ziekenwagen of MUG is hier niet nodig. U dient wel te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid.
* standaard voorwaarden naleven
* akkoord van De Lijn hebben in verband met het omleiden van de bussen aan het Sint-Jansplein
Het college keurt de organisatie van 'Openluchtconcert Antwerp Symphony Orchestra' door Antwerp Symphony Orchestra, zoals hierboven beschreven, op 2 en 3 september 2023 op het Sint-Jansplein, goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven, alsook de voorwaarden in de evenemententoelating.
| Dienst | Taak |
| SB/BOF | om logistieke ondersteuning te verlenen volgens orders: 17031. |
| SW/BenO/I | om de basketbalringen te verwijderen van 30 september 2023 tot en met 4 september 2023. |