2023_CBS_05231 - Bestek GAC_2023_02579 - Tentoonstellingsuitvoering – Realisatie van de multimediale scenografie van het Rubens belevingscentrum en tuin. Rubenshuis, onthaalgebouw aan Hopland 13, Antwerpen - Bestek en procedure - Goedkeuring

Op 4 november 2022 keurde het college de gunning goed voor 'Ontwerp en projectopvolging scenografie Rubensbelevingscentrum 2024-2027' aan de firma BAILLEUL ONTWERPBUREAU BVBA, BURGGRAVENLAAN 321 te 9000 GENT, met ondernemingsnummer 0424.505.256.

Ondertussen werkte BAILLEUL ONTWERPBUREAU BVBA een multimediaal scenografisch ontwerp uit. Voor de uitvoering hiervan, dient een nieuwe opdracht in de markt gezet te worden.

De Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stelt voor om hiervoor openbare procedure met Europese bekendmaking GAC_2023_02579 uit te schrijven.

In toepassing van artikel 35, eerste lid, 1° van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal deze opdracht worden gegund bij openbare procedure.

In toepassing van artikel 36, §4 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, kan de aanbestedende overheid de in artikel 36, §1, tweede lid bepaalde termijn van ten minste 35 dagen voor de ontvangst van de offertes met vijf dagen verkorten indien de offertes langs elektronische weg worden ingediend overeenkomstig de door en krachtens artikel 14, §1, tweede lid en §§5 tot 7, bepaalde regels betreffende de elektronische platformen.

Overeenkomstig en binnen de grenzen van artikel 71 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten legt de aanbestedende overheid aan de kandidaten of inschrijvers selectiecriteria op als voorwaarde voor deelname.

In toepassing van artikel 81 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, baseert de aanbestedende overheid de gunning van de overheidsopdracht op de economisch meest voordelige offerte. De economisch meest voordelige offerte uit het oogpunt van de aanbestedende overheid wordt vastgesteld rekening houdend met de gunningscriteria. Ze vermeldt de gunningscriteria in de aankondiging van de opdracht of in een ander opdrachtdocument.

In toepassing van artikel 57 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, kan de aanbestedende overheid – wanneer ze de noodzaak daartoe aantoont – een opdracht plaatsen die één of meer vaste gedeelten en één of meer voorwaardelijke gedeelten omvat. Hoewel de sluiting van de opdracht betrekking heeft op de volledige opdracht, is de aanbestedende overheid enkel gebonden door de vaste gedeelten. De uitvoering van de voorwaardelijke gedeelten is afhankelijk van een beslissing van de aanbestedende overheid die aan de opdrachtnemer wordt meegedeeld overeenkomstig de in de opdrachtdocumenten bepaalde modaliteiten. De uitvoering van het voorwaardelijk gedeelte mag de algemene aard van de opdracht niet wijzigen.

In toepassing van artikel 57 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, kan de aanbestedende overheid in de opdrachtdocumenten nadere regels bepalen omtrent de mogelijkheid tot één of meer verlengingen van de opdracht. De volledige looptijd, met inbegrip van de verlengingen, moet over het algemeen beperkt blijven tot vier jaar na het sluiten van de opdracht. De verlenging mag geen aanleiding geven tot een wijziging van de algemene aard van de opdracht.

Artikel 56, §3, 5° van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college bevoegd is voor de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht die past binnen het begrip dagelijks bestuur.

Met de gemeenteraadsbeslissing van 24 juni 2019 (jaarnummer 00458) werd bepaald dat aan de gemeenteraad per kwartaal kennis wordt gegeven van alle opdrachten op het investeringsbudget waarvoor het geraamde bedrag (excl. btw) de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking overschrijdt.

De inschrijver dient aan te tonen dat hij voldoende bekwaam is om deze opdracht tot een goed einde te brengen en relevante ervaring heeft in tentoonstellingsuitvoering. De geschiktheid van de kandidaat wordt beoordeeld aan de hand van minimaal 3 referenties met betrekking tot gelijkaardige opdrachten, zijnde opdrachten voor de realisatie van de inrichting van een tentoonstellingsruimte en/of immersieve beleving in de socioculturele sector of vrijetijdseconomie, die gedurende de afgelopen periode van maximaal 5 jaar uitgevoerd zijn, en elk een afzonderlijke waarde van minimaal 350.000 euro (excl. btw) hebben.

Minstens 2 referenties moeten betrekking hebben op de inrichting van museale ruimten en meer bepaald op realisatie van een geheel van meubilair, passief geklimatiseerde vitrines, grafische prints en interactieve multimedia.

Minstens 1 referentie moet betrekking hebben op de uitvoering van een immersieve beleving, b.v. de realisatie van een impactvolle geanimeerde audiovisuele productie, groter dan mensenmaat die op meer dan 1 verticaal vlak afspeelt.

De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige offerte heeft ingediend, rekening houdend met de  volgende)gunningscriteria:

1. Prijs op een totaal van 15 punten.
2. Technische kwaliteit op een totaal van 35 punten.
3. Plan van aanpak op een totaal van 20 punten.
4. Teamsamenstelling op een totaal van 20 punten.
5. Duurzaamheid op een totaal van 10 punten.

Deze overeenkomst voorziet in de uitvoering van een scenografisch ontwerp. Deze kosten worden afgerekend op investeringskredieten. Naast deze uitvoering wordt (als voorwaardelijk deel) mogelijks ook in een onderhoudscontract voorzien voor een periode van 1 jaar (met 3 mogelijke verlengingen van 1 jaar) vanaf het einde van de waarborgtermijn van de respectievelijke onderdelen. Deze uitgaven worden in voorkomend geval afgenomen door het AG Culturele Instellingen / Erfgoed, dat hiervoor dan zelf de nodige middelen zal voorzien.