Op 2 juli 2021 (jaarnummer 5396) keurde het college de digitale transformatiestrategie goed. Deze strategie werd neergelegd door de CDO met het oog op het effectief en efficiënt ondersteunen van de realisatie van de stedelijke doelstellingen door de inzet van digitale oplossingen.
Het stedelijke digitale landschap is erg versnipperd. Dit zorgt voor inefficiëntie. Het is een hele opdracht om al deze toepassingen up to date te houden met de noodzakelijke vereisten (technisch, maar ook juridisch) en ook de kennis hierover in de organisatie up to date te houden. Een vereenvoudiging van het digitale landschap dringt zich daarom op.
Een van de initiatieven om hieraan tegemoet te komen, is de introductie van drie standaardproducten, Microsoft 365, SAP en een uniforme oplossing voor CRM en casemanagement. De pakketten zijn vaste waarden binnen de bedrijfswereld die hun deugdelijkheid hebben bewezen. Het is interessant om deze centraal in de stedelijke architectuur te plaatsen en zo te genieten van schaalvoordelen. Op deze manier wordt er vermeden om dezelfde investeringen meermaals te doen. De bedoeling is om deze pakketten zo standaard mogelijk te gebruiken (vanilla) en geen maatwerk binnen deze pakketten uit te voeren. Daarvoor is er een openheid en engagement binnen de organisatie nodig om de processen aan deze standaardproducten aan te passen als de gedetecteerde behoeften voldoende ingevuld kunnen worden. Binnen de standaardoplossing wordt er geparametriseerd op maat van de klant en noden. Zelf ontwikkelingen uitvoeren in een standaardpakket brengt echter recurrent veel kosten met zich mee bij elke update van de toepassing.
De drie standaardpakketten zullen geen afdoende antwoord bieden op alle digitale noden omdat er effectief regelmatig nood is aan oplossingen op maat. Hiervoor kunnen er andere bestaande oplossingen "off the shelf" aangekocht worden die aangeboden worden om specifieke processen te ondersteunen. Voorwaarde is dat deze aan de vooropgestelde kwaliteitseisen op het vlak van security en interoperabiliteit voldoen.
Een andere piste is dat er, al dan niet aanvullend aan het standaardpakket, maatwerk wordt verricht voor die functionaliteiten die niet standaard zijn. Vaak zijn het zaken die specifiek zijn voor de publieke sector en/of de specifieke noden van een grootstad. Door dit maatwerk buiten de standaardtoepassingen te houden, blijven de kosten beheersbaar en wordt impact op de standaardoplossingen vermeden.
De keuzes van de pistes worden goed overlegd tussen business en IT, steeds met het oog op het realiseren van een positieve business case.
Het college keurt goed om de stedelijke architectuur rond drie standaardproducten op te bouwen, met name Microsoft 365, SAP en een geuniformiseerde oplossing voor CRM en casemanagement.
Het college keurt goed om, volgens het principe "comply or explain", in eerste instantie te kiezen voor de vermelde standaardproducten, in tweede instantie voor off the shelf producten en pas in laatste instantie over te gaan tot maatwerk.