Op 14 september 2018 (jaarnummer 8213) keurde het college het sjabloon van de verwerkingsovereenkomst en de delegatie aan de algemeen directeur voor het afsluiten van deze overeenkomsten goed.
Verschillende onderwijsinstellingen en expatbureaus hebben buitenlandse studenten en werknemers die bij het loket migratie moeten ingeschreven worden. Om dit te vereenvoudigen, wensen zij gebruik te maken van de online toepassing JCC-Afspraken, waarmee afspraken aan het loket ingepland worden. Om externe partners toe te laten om die toepassing te gebruiken, moet er met hen een samenwerkingsovereenkomst afgesloten worden.
Artikel 56 §3, 3° van het decreet over lokaal bestuur:
Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor het financiële beheer, met behoud van de toepassing van de bevoegdheden van de gemeenteraad.
Artikel 57 van het decreet over het lokaal bestuur:
Met behoud van de toepassing van deel 2, titel 3, en behalve in geval van uitdrukkelijke toewijzing van een bevoegdheid als vermeld in artikel 2, § 2, tweede lid, aan het college van burgemeester en schepenen, kan het college van burgemeester en schepenen bij reglement de uitoefening van bepaalde bevoegdheden aan de algemeen directeur toevertrouwen.
De bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen, vermeld in artikel 56, § 1, eerste lid, en § 4, en de op basis van artikel 56, § 2, gedelegeerde bevoegdheden van de gemeenteraad voor het vaststellen van de rechtspositieregeling, het vaststellen van wat onder het begrip `dagelijks personeelsbeheer' moet worden verstaan, het aangaan van dadingen met personeelsleden naar aanleiding van een beëindiging van het dienstverband, die de gevolgen van de beëindiging van het dienstverband als voorwerp hebben, en de bevoegdheden, vermeld in artikel 56, § 3, 7°, 8°, b), 9°, 10°, 11° en 13°, kunnen evenwel niet aan de algemeen directeur worden toevertrouwd. Hetzelfde geldt voor de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen in het kader van het financiële beheer, vermeld in artikel 258, 267, 269, 271 en 272, § 2.
De algemeen directeur oefent de bevoegdheden die hem met toepassing van het eerste lid zijn toevertrouwd persoonlijk uit. Met uitzondering van de bevoegdheid tot het vaststellen van het organogram en de bevoegdheid tot het aanstellen van een waarnemend algemeen directeur bij toepassing van artikel 166, vierde lid, kan de algemeen directeur die bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente.
De de pijler Ondernemen en Stadsmarketing/Loketwerking werkte een modelovereenkomst uit waarin een aantal rechten en plichten worden vastgelegd met de verschillende partners van het loket migratie. Na ondertekening van deze overeenkomst krijgen zij toegang tot de online toepassing JCC-Afspraken. De onderwijsinstellingen en de expatbureaus kunnen dan rechtstreeks afspraken inplannen, wijzigen of annuleren. Dit zorgt voor een betere dienstverlening aan studenten en expats.
Op 25 mei 2018 trad de Europese Verordening gegevensbescherming (AVG) in werking. Alle stadspartners verwerken persoonsgegevens waarvan sprake in artikel 28 van de AVG.
Volgens artikel 28 van de AVG kan elke verwerkingsverantwoordelijke bij de verwerking van persoonsgegevens een beroep doen op een derde partij, de verwerker genoemd, die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens zal verwerken. De afspraken tussen de verwerkingsverantwoordelijke en verwerker aangaande de verwerking van persoonsgegevens worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
Het college keurt de modelovereenkomst goed.
Het college draagt de bevoegdheid om deze overeenkomsten te sluiten over aan de algemeen directeur die deze verder mag delegeren aan de bedrijfsdirecteur binnen wiens bevoegdheid de loketwerking valt. De bedrijfsdirecteur mag dit verder delegeren aan de verantwoordelijke ambtenaar voor de loketwerking. Bij het uitvoeren van de gedelegeerde bevoegdheid moet de modelovereenkomst gebruikt worden.