Het Bestuursdecreet vraagt in artikel III.82. dat elke overheidsinstantie (dus ook de stad Antwerpen) haar “categorieën van bestuursdocumenten” bekend maakt. “Categorieën van bestuursdocumenten” zijn te begrijpen als reeksen van documenten. Het Bestuursdecreet vraagt om dit te doen “in het centrale register van de Vlaamse overheid” maar laat in § 3 de mogelijkheid open om hiervan af te wijken.
Het Bestuursdecreet vraagt in artikel III.87. selectieregels op te stellen voor deze categorieën van bestuursdocumenten en deze selectieregels ook te publiceren.
Het facilitair bedrijf van Vlaanderen biedt sinds 2020 als publicatie-instrument de toepassing "Serieregister" aan. Het Bestuursdecreet voorziet in artikel III.82 evenwel de mogelijkheid dat overheidsinstanties een afwijking krijgen op de verplichting om selectieregels te publiceren in het zogenaamde Serieregister. De concrete modaliteiten om zulke afwijking te vragen zijn nog niet bekend.
De groep Antwerpen heeft al sinds de publicatie van het Bestuursdecreet voldaan aan de publicatieplicht en heeft het voornemen op eigen kracht te blijven voldoen aan de vereisten van het Bestuursdecreet Art. III.82§ 2 en III.87§ 2.
Bestuursdecreet, artikel III.82 en 87.
Het Bestuursdecreet stelt in artikel III.80 dat de stad Antwerpen als bestuursinstantie bestuurlijk verantwoordelijkheid is voor het beheren en bewaren van de bestuursdocumenten die ze heeft opgemaakt of ontvangen naar aanleiding van haar activiteiten of taken of ter handhaving van haar rechten, of die zij heeft verworven van derden, gedurende de volledige levenscyclus van de creatie, verwerving of ontvangst tot aan de eventuele vernietiging.
Het Bestuursdecreet vraagt dat elke overheidsinstantie (dus ook de stad Antwerpen) haar “categorieën van bestuursdocumenten” bekend maakt. “Categorieën van bestuursdocumenten” zijn te begrijpen als reeksen van documenten. De groep Antwerpen doet dit nu op twee manieren:
De voornaamste reeksen in verband met actieve openbaarheid van bestuur worden bekend gemaakt via Bestuur en beleid | Antwerpen.be;
Alle andere reeksen die zich bevinden in het stadsarchief worden bekend gemaakt in het archievenoverzicht op Archievenoverzicht | FelixArchief (antwerpen.be).
Het opnieuw invoeren van al deze categorieën in de toepassing Serieregister zou een buitensporige inspanning en personeelsinzet vereisen. Het bestuursdecreet laat expliciet toe dat bestuursinstanties een afwijking krijgen.
De groep Antwerpen zal bovengenoemde publicatie aanvullen met de selectieregels en met de reeksen die nog niet zijn overgedragen aan het stadsarchief. Op deze manier wordt volledig voldaan aan de geest van het Bestuursdecreet met een zo efficiënt mogelijke inzet van personeel.
Het college keurt de collegiale brief aan minister-president Jan Jambon goed.