Het FOMU heeft de ambitie om maximaal in te zetten op duurzame kennisoverdracht en -uitwisseling. Voor het beleidsplan 2024-2028 gaat het FOMU hiervoor een partnerschap aan met Technische Informationsbibliothek (TIB) van de Leibniz Information Centre for Science and Technology and University Library. TIB is een gerenommeerde expert op vlak Wikibase, een databank waarin informatie wordt beschreven op een manier die leesbaar is door machines. TIB ondersteunde FOMU eerder bij de configuratie en de hosting van de server van de Wikibase.
Het doel van de samenwerking is om twee datasets van het FOMU (fotopapierverpakking en de Directory of Belgian Photographers) in deze Wikibase te krijgen. De samenwerking wordt in 2023 opgestart om de nodige voorbereidingen te treffen voor de uitvoering van het beleidsdoelstellingen vanaf 2024. In de bijgevoegde nota wordt de keuze van FOMU voor een kennisdatabank onder de vorm van Wikibase verduidelijkt.Volgens de statuten is het directiecomité belast met het dagelijks bestuur (artikel 21, lid 1). De raad van bestuur keurde op 19 februari 2020 (jaarnummer 2) de omschrijving goed van het begrip dagelijks bestuur, waaronder handelingen met betrekking tot de collectie en museale werking (zoals het aangaan van bruikleenovereenkomsten, overeenkomsten rond publiek tentoonstellen en toegankelijk maken, overeenkomsten inzake zalenverhuur...).
Overeenkomsten die in het kader van dagelijks bestuur kunnen worden afgesloten zijn, behoudens uitdrukkelijke motivatie, beperkt tot een maximale looptijd van vier jaar. Voor de overeenkomsten die de maximale looptijd van vier jaar overschrijden, geldt een uitdrukkelijke motivatieverplichting en dienen ter kennisneming te worden voorgelegd aan de raad van bestuur.
TIB voorziet binnen het partnertraject de volgende dienstverlening:
Hiervoor wordt een samenwerkingsovereenkomst afgesloten tussen AG CIA / Erfgoed en TIB. De overeenkomst loopt tot 2029.
De samenwerking loopt van 2023 tot en met 2029. De overeenkomst heeft een langere duurtijd om de nodige voorbereidingen te treffen voor de uitvoering van het beleidsplan in 2023, de volledige beleidsperiode 2024-2028 te overbruggen en om de continuïteit te verzekeren na afloop van de beleidsperiode in 2029. Door deze langere looptijd verzekert het FOMU de duurzaamheid van de databank en tracht het FOMU tegemoet komen aan de verwachtingen wat betreft digitale ontsluiting.
Het directiecomité keurde op 24 augustus 2023 (jaarnummer 147) de overeenkomst goed. Aangezien de looptijd van de overeenkomst 4 jaar overstijgt, wordt de overeenkomst ter kennisgeving voorgelegd aan de raad van bestuur.
De middelen voor deze samenwerkingsovereenkomst zijn voorzien in het meerjarenplan tot het einde van de legislatuur. Voor de volgende legislatuur worden deze middelen begroot. De initiële investering bedraagt 18.228,61 euro, maar kan nog dalen indien een deel van de diensten opgenomen kunnen worden door de dienst Behoud & Beheer. De jaarlijks wederkerende kost wordt geraamd op 6.367,44 euro, maar is afhankelijk van de exacte jaarlijkse afname.
De raad van bestuur neemt kennis van de overeenkomst tussen het AG CIA/Erfgoed en TIB.