2023_RVBKUNSTEN_00010 - Organisatiebeheersing - Governance audit. Plan van aanpak - Goedkeuring

In opdracht van Stad Antwerpen voerde Deloitte een governance audit uit. De audit was voornamelijk gericht op de inrichting en uitwerking van de governance en omvatte slechts in beperkte mate de operationele validatie van de effectiviteit van interne controles. Deloitte formuleerde een antwoord op de volgende vragen: 

1. Hoe verloopt de huidige organisatiebeheersing en governance binnen deze entiteiten?  
2. Hoe worden de (financiële) middelen vandaag besteed?
3. Hoe loopt de rapportering naar Stad Antwerpen?  
4. Wat zijn de aanbevelingen om bovenstaande elementen te optimaliseren?

In samenspraak met de administratie van Stad Antwerpen heeft Deloitte concrete controleobjectieven en -activiteiten gedefinieerd. Dit resulteerde in een auditplan, aangepast aan de scope van de interne audit. Aan de hand van dit auditplan heeft Deloitte de aanpak grondig geanalyseerd door middel van interviews en een documentstudie. De aanbevelingen zijn specifiek op maat van de stad Antwerpen geformuleerd, vertrekkend vanuit enerzijds relevante wettelijke kaders (bv. Decreet Lokaal Bestuur) en enkele beste praktijken (bv. Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen). De audit werd uitgevoerd in het voorjaar 2023. Het ontwerprapport werd aan de opdrachtgever afgeleverd in juli 2023. De management reactie werd hieruit opgesteld door de Stad, waarna Deloitte de aanpassingen doorvoerde en het finale rapport werd afgeleverd (september 2023).

Deloitte presenteerde de resultaten van het auditrapport op de raad van bestuur op 4 september 2023. 

Voorliggend besluit stelt een plan van aanpak voor op basis van de aanbevelingen uit het auditrapport. 

Artikel 10 van de beheersovereenkomst, goedgekeurd door de stad op 14 december 2020 (jaarnummer 737) en het agentschap op 17 december 2020 (jaarnummer 17), stelt dat het agentschap in een gedocumenteerd systeem van organisatiebeheersing dient te voorzien. Dit organisatiesysteem behelst minstens de regels met betrekking tot het aangaan van verbintenissen, de kredietbewaking, de wetmatigheidscontrole en de ondertekening van de girale betalingsorders.

Artikel 15 §1 van de statuten goedgekeurd door de gemeenteraad op 28 januari 2020 (jaarnummer 89) stelt dat de raad van bestuur gemachtigd is alle nuttige of noodzakelijke handelingen te verrichten om de doelstellingen van het AGB te verwezenlijken.

Het objectief van deze audit was het beoordelen van de governance structuur, processen en praktijken van het AG CIA Erfgoed/ Kunsten in het kader van transparantie, verantwoording en effectief bestuur. Er werden in deze audit vier onderzoeksvragen vooropgesteld die aan de hand van vijf elementen van governance in detail werden onderzocht. 

• Onderzoeksvraag 1: Hoe verloopt de huidige organisatiebeheersing en governance binnen deze entiteiten?
• Onderzoeksvraag 2 & 3: Hoe worden de (financiële) middelen vandaag besteed? Hoe loopt de rapportering naar de Stad Antwerpen?
• Onderzoeksvraag 4: Wat zijn de aanbevelingen om bovenstaande elementen te optimaliseren?

Elementen: 

1.  Organisatie- en overlegstructuur
2. Governance en besluitvorming 
3. Organisatiebeheersing
4. Rapportering en monitoring
5. Projectmanagement

Uit de resultaten van deze doorlichting, en gegeven de beschikbare informatie werden de volgende beoordelingen gegeven: 

1. Globaal genomen is er een degelijke governance structuur aanwezig.
2.  De ‘organisatie- en overlegstructuur’ en ‘besluitvoering’ binnen de AG CIA Kunsten en AG CIA Erfgoed werd als hoog matuur ingeschaald. 
3. ‘Organisatiebeheersing en ‘rapportering en monitoring’’ werden als gemiddeld matuur beschouwd. 
4. Vanwege de aard van de AG’s is een evaluatie van het projectmanagement niet van toepassing.

Op basis van de besproken punten tijdens de raad van bestuur, wordt een plan van aanpak opgemaakt over de audit: