Terug raad van bestuur Erfgoed

Volgende raadsleden zijn aanwezig: Nabilla Ait Daoud, Yolande Avontroodt, Tatjana Scheck, Jasper Steurs, Annelies Thoelen en Filip Marsboom.

Volgende raadsleden zijn verontschuldigd en geven hun volmacht:

• De heer Luk Lemmens is afwezig en geeft zijn volmacht aan mevrouw Nabilla Ait Daoud.
• De heer Koen Palinckx is afwezig en geeft zijn volmacht aan mevrouw Nabilla Ait Daoud.

Volgende raadsleden zijn verontschuldigd:

• De heer Lebuïn D'Haese

Verslag van de raad van bestuur van 29 juni 2023

• Governance audit

Presentatie door Deloitte, door Olivier Thas en Manon Robbe.

Stad Antwerpen heeft een partner gezocht die hen kon bijstaan in het uitwerken van een auditplan en voor het uitvoeren van governance audits op hun verzelfstandigde entiteiten om te beantwoorden op een aantal concrete vragen:

• Hoe verloopt de huidige organisatiebeheersing en governance binnen deze entiteiten? 
• Hoe worden de (financiële) middelen vandaag besteed? 
• Hoe loopt de rapportering naar de Stad Antwerpen? 
• Wat zijn de aanbevelingen om bovenstaande elementen te optimaliseren?

Op 4 september 2023 presenteerde Deloitte de resultaten van haar onderzoek aan de raad van bestuur. Het rapport van Deloitte wordt meegegeven in bijlage van dit verslag.

Tijdens de presentatie werden volgende opmerkingen en replieken geformuleerd:

• Deloitte stelde vast dat de AG’s voor twee aspecten een hoge maturiteit vertonen, voor twee andere gemiddelde maturiteit.

• Aanbeveling Deloitte: Zet in op een verhoogde gestructureerde uitwisseling van kennis en informatie binnen de organisatie. 

Vraag van bestuurder: definitie van het begrip ‘informatie’? Hierop werd geen duidelijk antwoord gegeven door Deloitte. 

Suggestie bestuurder: informatie-uitwisseling dient in 2 richtingen te worden gefaciliteerd. Deloitte heeft hiervan akte genomen. 

• Aanbeveling Deloitte: Versterk de (contractuele) afspraken omtrent meet- en rapportagecriteria tussen de instellingen, bestuursorganen en de Stad. Daarnaast dient ook de periodieke evaluatie van de meet- en rapportagesystemen bepaald te worden.

Het AG voldoet aan de officiële rapporteringsvoorwaarden zoals opgelegd door de Vlaamse Overheid (BBC). Jaarlijks leggen de musea ook een jaarverslag neer bij de Vlaamse Overheid, ter verantwoording van de ontvangen Vlaamse werkingsmiddelen. Tussen Stad en AG zijn er echter geen afspraken gemaakt betreffende rapporteringslijnen. Na navraag bij andere dochterondernemingen, alsook bij de stedelijke diensten, blijkt hier geen best practice voorhanden te zijn. 

• Aanbeveling Deloitte: Versterk de (contractuele) afspraken omtrent meet- en rapportagecriteria tussen de instellingen, bestuursorganen en de Stad. Daarnaast dient ook de periodieke evaluatie van de meet- en rapportagesystemen bepaald te worden.
• Vraag bestuurder: Wat is de top 3 van op te nemen acties?

Op die vraag komt niet meteen een antwoord. Suggestie medewerker stad: bepalen op basis van de urgentie van de vijf aanbevelingen.

Een plan van aanpak zal op de volgende RvB worden voorgelegd.

• Aanpassing meerjarenplan zes Kunsten:
  • Naar aanleiding van de "Aanpassing meerjarenplan zes Kunsten" toelichting wordt de vraag gesteld of er opportuniteiten zijn voor een eventuele andere invulling van het Arenberggebouw tijdens de sluiting in de zomer. 
• Stand van zaken beleidsnota’s 

Er wordt gevraagd om de volgende zaken toe te lichten op de volgende raden van bestuur:

• Terugblik op het OLT Rivierenhof en Mad festival 2023 
• Stand van zaken Interdisciplinaire kunstenmanifestatie (2 2023_RVBERFGOED_00005 - Middelheimmuseum - Interdisciplinaire kunstenmanifestatie - Principebeslissing – Goedkeuring)
• Stand van zaken voorstudie depot stedelijke kunstcollectie

De communicatie naar aanleiding van de raad van bestuur liep niet even vlot. De communicatie zal voor de volgende raden van bestuur gestroomlijnder gemaakt worden.