2024_CBS_00128 - Vrijwillige samenvoeging stad Antwerpen met gemeente Borsbeek - Transitietraject - Programmastructuur - Kennisneming

Op 21 februari 2022 keurde de gemeenteraad van Antwerpen de principiële beslissing van de stad Antwerpen tot samenvoeging met de gemeente Borsbeek goed. In voormelde beslissing werd, in uitvoering van de samenvoeging, ook de oprichting van een binnengemeentelijk gedecentraliseerd district Borsbeek principieel goedgekeurd (2022_GR_00117). Dezelfde principiële intentie tot samenvoeging werd op 21 februari 2022 door de gemeenteraad van de gemeente Borsbeek goedgekeurd. 

In navolging van deze besluitvorming werd een programmastructuur opgezet om de bestuurlijke fusie voor te bereiden en met het oog op een eventuele goedkeuring van een gezamenlijk voorstel tot samenvoeging door de betrokken gemeenten. Het doel van deze programmastructuur was om (2022_MT_00040 en 2022_CBS_03155):

• een beter zicht te geven op de eigen organisatie en deze van de kandidaat fusiepartner, inzonderheid door de bestuurskracht componenten verder te onderzoeken: personele middelen, financiële middelen, infrastructuur, netwerk, beleidsvisie en –realisatie, dienstverlening, interne organisatie...; 
• een inventarisatie van mogelijke synergiën en problemen in beeld te brengen;
• de kansen en bedreigingen door de toenemende capaciteit in een nieuwe eengemaakte gemeente in beeld te brengen;
• de programma-aanpak om het fusieproject gestructureerd te realiseren, uit te werken.

De programmastructuur bestond uit:

• een stuurgroep: verantwoordelijk voor de globale aansturing en voortgang van het traject;
• een kernteam: verantwoordelijk voor de dagelijkse projectleiding;
• verschillende werkbanken: verdeeld over bepaalde thema’s en verantwoordelijk voor terugkoppeling aan het kernteam. 

Het initiële onderzoekstraject, opgenomen in de programmastructuur, is intussen afgerond. De resultaten van dit onderzoek vormden de basis van het gezamenlijk voorstel tot samenvoeging, dat door beide gemeenteraden werd goedgekeurd op 18 december 2023 (Antwerpen: 2023_GR_00770). De beoogde datum van samenvoeging is 1 januari 2025.

Voorafgaand aan de definitieve beslissing door de gemeenteraad nam het college op 8 december 2023 kennis van de transitienota met de engagementen van de stad Antwerpen naar het toekomstige district Borsbeek en keurde het college goed dat deze engagementen onverkort als basis gelden voor het transitietraject (2023_CBS_08921).

• Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen. 
• Decreet van 5 juli 2002 tot vaststelling van de regels inzake de dotatie en de verdeling van het Vlaams Gemeentefonds.
• Decreet van 16 juli 2021 houdende de versterking van de lokale democratie dat onder meer het decreet lokaal bestuur wijzigt, in het bijzonder artikel 342 tot 384 van het decreet lokaal bestuur.
• Lokaal en provinciaal kiesdecreet van 8 juli 2011, in het bijzonder de artikelen 7 en 8.
• Besluit van de Vlaamse Regering van 29 januari 2021 met betrekking tot de vaststelling van de voorwaarden voor de schuldovername in het kader van een vrijwillige samenvoeging van gemeenten op 1 januari 2025.
• Bijzonder Decreet betreffende de voorwaarden en de wijze van oprichting van binnengemeentelijke territoriale organen van 13 april 1999.

De samenvoeging van Antwerpen en Borsbeek leidt tot meer dan een nieuwe bestuurlijke entiteit. De samenvoeging leidt tot een nieuwe realiteit voor zowel de Antwerpenaar als de Borsbekenaar. Borsbeek wordt het tiende district van stad Antwerpen, zonder dat hierdoor aan haar eigenheid wordt geraakt.  

Een dergelijke transitie vereist een grondige voorbereiding, waarbij zowel aandacht wordt besteed aan de noden van een modern en daadkrachtig lokaal bestuur alsook aan de bijzonderheden die Borsbeek vandaag kenmerken. De uitwerking van een transitietraject om de operationele inbedding van Borsbeek in Antwerpen te realiseren dringt zich op. 

In dit opzicht namen beide besturen kennis van een transitienota, waarin de diverse engagementen van de stad Antwerpen naar het toekomstige district Borsbeek zijn opgenomen. Het college keurde goed dat deze engagementen onverkort als basis dienen voor het transitietraject (2023_CBS_08921). Het transitietraject zal lopen vanaf begin 2024 tot de afronding van de (integrale) operationele inbedding van Borsbeek. 

Het managementteam keurde op 10 januari 2024 goed dat dit transitietraject via volgende programmastructuur zal worden aangepakt: 

Stuurgroep

De stuurgroep is verantwoordelijk voor de globale opvolging en voortgang van het traject. De stuurgroep waakt erover dat de gewenste uitkomsten worden bereikt tegen de vereiste kwaliteit en zal in deze transitiefase voornamelijk optreden als klankbordgroep inzake de opvolging van de engagementen uit de transitienota.

De stuurgroep vergadert op kwartaalbasis en is als volgt samengesteld: 

• Sven Cauwelier, algemeen directeur van de stad Antwerpen, coördinator samenvoegingsoperatie;
• Kathleen Sebreghts, algemeen directeur van de gemeente Borsbeek;
• Pieter Dielis, financieel directeur van de stad Antwerpen, coördinator van de financiële aspecten van de samenvoegingsoperatie;
• Kirsten Smits, financieel directeur van de gemeente Borsbeek;
• Karin De Craecker, strategisch coördinator stad Antwerpen;
• politieke vertegenwoordigers van de stad Antwerpen en de gemeente (en na samenvoeging het district) Borsbeek.

Managementteam

Het managementteam van de stad Antwerpen maakt op ambtelijk niveau de nodige afspraken over de operationalisering van de samenvoeging. Onder begeleiding van het kernteam rapporteren de werkbanken op regelmatige basis aan het managementteam en worden de nodige (operationele) beslissingen voorbereid en/of genomen (naargelang bevoegdheid).

De algemeen directeur van de gemeente Borsbeek maakt sinds de principiële beslissing tot samenvoeging deel uit van het managementteam van de stad. 

Kernteam

Het kernteam is verantwoordelijk voor de programmacoördinatie van de transitie. Het kernteam wordt voorbereid en gecoördineerd door de projectleiders van stad en gemeente. Het kernteam coördineert en begeleidt de rapportering aan stuurgroep en managementteam en volgt de nodige besluitvorming op.

Het kernteam vergadert op regelmatige basis, afhankelijk van de noodzaak tijdens het transitietraject, en is als volgt samengesteld:

• Kathleen Sebreghts, algemeen directeur en tevens projectleider gemeente Borsbeek;
• Jeff Van Ouytsel, stad Antwerpen, projectleider stad Antwerpen; 
• Aline Mauer, Personeel en Organisatie gemeente Borsbeek;
• Kirsten Smits, financieel directeur van de gemeente Borsbeek;
• vertegenwoordiging Financiën stad Antwerpen;
• Anne Baré, bedrijfsdirecteur Bestuurszaken stad Antwerpen;
• Kathleen Lambrechts, adviseur algemeen directeur stad Antwerpen;
• communicatie stad Antwerpen en gemeente (na samenvoeging: het district) Borsbeek.

Afhankelijk van de te behandelen agendapunten kunnen de trekkers van de werkbanken aansluiten.

Werkbanken 

Werkbanken werken inhoudelijk rond een bepaald thema. Ze bestaan uit een afvaardiging van de administraties van de stad Antwerpen en de gemeente (na samenvoeging: het district) Borsbeek. De betrokken bedrijfsdirecteur van de stad Antwerpen is eindverantwoordelijk voor de werkbank en engageert zich om een trekker aan te duiden. De resultaten van de werkbanken worden gerapporteerd aan het managementteam en de stuurgroep, onder begeleiding van het kernteam.

De werkbanken omvatten volgende thema’s:

De trekkers van de werkbanken stellen tegen eind januari 2024 een gedetailleerde planning op voor de transitie binnen hun thema.

Binnen bovengenoemde werkbanken kunnen subgroepen worden georganiseerd. Daarnaast zullen tijdens het transitietraject ook thema-overschrijdende en ad hoc werkgroepen worden gevormd, bijvoorbeeld rond het dienstverleningsmodel of databeheer.

Besluitvorming

Formele besluitvorming zal – waar nodig – steeds verlopen via de bevoegde organen.